提高文书管理水平为学院全局工作服务

2017-11-25苏州农业职业技术学院于晶

办公室业务 2017年23期

文/苏州农业职业技术学院于晶

提高文书管理水平为学院全局工作服务

文/苏州农业职业技术学院于晶

文书管理，是一项综合性质较强的管理工作，其具体包含着学院相关文书的收发、登记和运转等多项内容，甚至更多地体现在各种材料的准备，以及档案管理等多项工作环节中。其管理质量的好坏，决定着学院各项工作的顺利组织和落实。伴随着科技的迅速发展和更新，学院建设所需要的信息和数据量在日益增多，传统的文书管理已经无法满足当前的工作服务需求。就此，本文就文书管理中存在的问题进行分析，从而优化管理方式，为学院的全局工作提供更加优质的服务。

大专院校；文书管理；优化措施

院校在开展各项办学活动或者教学工作中，离不开文书内容的支撑。因而结合当前教育新形势，加强文书管理工作的创新与管理，是当前高校需要面临的主要问题。从收发到运转、从校对到建档、从起草到储存等环节加强管理机制的完善与创新，以便为高校后续的办学工作或者教学活动的实施提供有效的依据。同时，构建新型文书管理体系，也是高校实现纵深发展，践行素质教育改革的前提条件，院校必须在此方面加强思想重视，以及强化改革力度。

一、从文书管理角度探析优化院校全局服务的主要路径

（一）构建内部管理部门，明确文书管理各环节工作职能。对于高校来讲，文书工作具有多重应用效益，利用文书不仅可以将学院的规章机制以及相关办学活动加以宣传和实现信息的传递。而在以上功能实施过程中，特定的管理机构起着决定性的作用，更扮演着决策者对文书人员的工作职能进行优化分配，从而保证文书工作的有效性和实时性。因而，作为大专院校，在开展文书工作管理之前，首要任务是创建独特的管理机构。并要求该机构本着全面服务于高校建设的思想，将文书工作的各项工作环节配备专业人员，从而保证收发、登记与运转等各项工作环节分工明确。院校可以根据自身情况加以确立管理机构的规模大小，如若院校需处理的文书工作较为繁重，可以通过成立信访科，或者专门成立文书科，从而实现院校内部文书工作的监督与管理。管理机构作为重要的纽带，将文书工作与院校其他教育、行政与对外合作等各项工作创建密切联系。避免各工作环节的工作重复性，提高文书工作的实际应用价值，共同为院校的全局工作提供优质服务。

（二）加强文书人员素质建设，提高文书工作整体效能。文书管理相较于其他办公室工作，所呈现的安全与服务需求更为严格。而作为文书管理中的主要主体，管理者自身的素质决定着文书工作的管理效能与管理安全。因而，院校务必要加强管理团队的素质建设，首先在思想上加强正确的引导。通过相关政策、法规的渗透，促使管理人员清楚地认识到文书管理的责任意识与承担的法律责任。以便其端正工作态度，严格遵照法律规定保证院校文书资源的安全性。其次，文书管理工作内容较为繁重，且着重考察从业人员的管理技能。因而，管理人员要就国家指定的文书管理章程进行熟悉与了解。并在此基础上加强管理形式创新，以及管理技能上的有效提升，从而保证院校文书管理水平的整体加强。就文书运转工作而言，管理人员在执行文书运转中要善于总结过往经验，并及时发现运转体系中存在的管理盲区与漏洞，进行针对性地调整和优化管理。

（三）规范文书工作流程，统一文书文案规格。管理人员执行文书工作的主要依据，是拥有一套完善的工作流程作为工作导向。而规范文书工作流程，具体可以从以下几个方面加强建设：第一，对于文书的基础格式，必须进行统一化处理。第二，文书类型的选择。院校所开展的办学活动与全局工作项目的不同，导致了文书类型的选择也会呈现一定的差异性。工作人员要结合院校的实际需求从众多的文书种类中挑选出符合活动开展的文书。第三，优化文书处理与使用。其中主要包含文书的起草、校对、建档、收发与转运等多项内容。管理人员严格遵照具体流程执行文书工作，可以使运转工作取得显著性成效。第四，在实际撰写文书时，要注意措辞得当，政策、方针引用正确。

（四）利用信息技术，构建现代化文书办公手段。伴随着信息技术的普遍发展，关于文书工作的管理体系建设获得了较强的技术支撑。院校运用高强度资金引进更加先进的办公设备，并将其应用到文书工作的具体实施过程中。不仅可以显著减轻管理人员的工作强度，更规范了文书工作，降低了文书工作中的错误风险。管理人员将文书内容录入信息设备中，不仅可以保证文书规格规范，更便捷了文书内容的搜集与检索。最重要的是，创建网络文书管理系统，可以显著提高文书资源的安全性，避免传统纸质文书管理不规范造成的大量重要资源丢失的问题。举例说明，OA系统就是院校就文书管理所创建的一种新型管理平台。利用该种信息化的管理平台，不仅使文书处理工作效能获得显著提高，更为院校开展全局工作提供了高品质的信息服务。在此需要强调一点，院校在引进自动化文书工作设备之后，要就管理人员的信息化操作技能进行重点培训。包括打印机、复印机的基础操作，以及计算机文书操作技能与资源整合与归档等技术性操作加以重点培训。

二、从优化公文运转管理的角度提升院校全局服务的具体路径

在院校的办公室工作中，除了日常的文书管理，公文运转也是十分关键的工作内容，在很大程度上关系着院校全局工作的高效组织与建设。因此，我院在优化文书工作的同时，更要侧重于公文运转工作的建设与创新。

（一）明确公文的具体来源及分配方向是十分有必要的。一般根据阶层分为上、中、下三层公文行文，相关人员做好公文的分类与整理，为后续的运转工作提供前提准备。之后，加强公文登记与审核。在保证公文内容以及具体规格符合实际标准后，才能进行下一步的运转处理。待基础审核工作完成之后，交由上级部门做进一步的运转指示。在此，管理人员在处理公文运转时，要加强特急性公文的运转，避免公文数量过度积压，而耽误院校全局工作的顺利开展。而最好的解决办法，就是工作人员将所有公文归纳、整理之后，有序地呈递给相关领导或部门。在运转周期之内，工作人员及时关注公文运转的实际情况。以便第一时间掌握公文运转情况，并通过E-mail或电话提醒的形式提醒具体人员进行审批。这样既保证了运转效率，又提高了公文运转的时效性与准确性。

（二）公文在运转过程中产生的基础数据要重点保留与备案，以便为后续公文资料的管理提供更加便利的条件。工作人员在根据公文资料进行创建档案时，需要将公文的基础信息登记清楚。其中，不仅要包含公文的行文单位与具体标题，最重要的是，在档案中要展示登记、运转的时间以及运转对象等。鉴于此，工作人员可以发挥信息技术的管理作用，利用计算机构建电子化档案管理系统。将公文运转信息准确输入到计算机中。这样不仅提高了公文建档处理的工作效率，同时计算机的加密处理，可以保证公文资源的安全性与完整性。同文书管理一样，将OA系统应用于公文运转中，亦可以呈现出十分显著的运转效果。

（三）做好公文运转的工作反馈与监管。为了提高公文运转的工作效能，院校最好采取岗位责任制的管理办法。在监督机制的督促下，促使管理人员更具规范性地进行公文运转，提高公文运转的责任意识与安全意识。要求文书人员在各个环节中都能够以严谨的工作态度，严格按照运转标准处理与解决问题。同时，办公室领导者也要加强对公文运转的监督。优化员工的工作职能，并每天关注公文运转动态，从而使院校工作开展得以相关的批示与依据作为支撑。在政策、机制的监督与督促下，公文运转才能获得工作效率与质量的双重提升。