中学档案管理的数字化发展路径探析

文/重庆市南川中学校 杨亚平

中学档案管理的数字化发展路径探析

文/重庆市南川中学校 杨亚平

随着社会的飞速发展，信息化技术的不断创新研发，在高校的档案管理工作中使用数字化管理方法已经是当前各高校的必然趋势。数字化的管理工作推进了档案管理工作效率，给各高校的档案管理制度改革提供了新的机遇。中学的档案管理工作使用数字化的管理模式，可以合理利用高校的人才储备以及硬件设施。基于此，本文对中学的档案管理数字化发展路径相关内容进行探讨。

中学学校；档案管理；数字化发展

中学的档案管理工作是学校管理的重要组成部分，对中学的档案管理进行数字化发展主要由多媒体技术、数字媒体技术以及计算机终端等现代化的信息技术组成。通过对中学的档案管理工作实施数字化管理方法，对档案管理工作的信息资源实现收集、传输、分析处理以及保存的一系列过程，从而完成数字化的档案管理工作。有效地提升了中学的档案管理工作效率，实现了资源的整合和高效共享，推进了中学的进一步发展。那么在当前中学的发展过程中，如何将系统性的档案管理组合而成一个完整的档案资料信息库，正是当前各个高校的档案管理使用数字化方法的工作开展中所面临的重要问题。

一、数字化发展在中学档案管理中的价值

通过在中学的档案管理工作中使用数字化管理方法，有诸多优势。数字化的档案也称为电子档案，此种档案借助计算机终端完成保存的过程中，由于占据内存不大，使用的寿命相对较长，容易复制，使得在进行档案内容传输的过程中，传输速度要优先于纸质的档案传输，在保存管理方面也要好于纸质的档案管理。当前的社会发展速度意味着电子档案的适用相对纸质档案更加的高效实用。中学的档案管理数字化发展完成了纸质档案到数字化档案的跨越，给传统的纸质档案保存带来了严峻的挑战，造成了很大程度的影响。与此同时，数字化档案管理的发展也是中学的档案管理工作随着社会的发展必然形成的结果。中学是人才培养的重要场所，也是传承中华文明学习先进科学知识的主要机构。随着中学发展制度的不断变革，档案的种类越来越多，信息也更加复杂化，自然数量也随之增多。中学的档案管理数字化方法顺应了中学的教学理念。除此之外，完成中学的档案管理数字化方法也是对档案管理工作人员不断提升自身综合素质、顺应时代发展要求的选择。传统的纸质档案明显不能顺应当前社会的发展形势，因此针对档案信息不断更新的当前现状，在中学的档案管理工作中使用数字化管理方法是必然趋势。

二、中学档案管理工作的数字化发展策略

（一）实现档案数字化管理。通过在中学的档案管理工作中实现数字化的档案管理，从而对管理工作实现了优化。由于档案信息过于庞大，其中涵盖了大批量还未处理或者处理未完善的档案信息，如果一味地使用数字化进行管理，那么就会增加档案管理工作的难度，还浪费资金与资源。因此通过使用合理化的数字化档案管理方法，从而优化档案管理的工作。通过根据中学的档案管理情况进行档案优化工作的方案制定，确定数字化档案管理的利用及实用性，确定档案管理工作的具体拓展范围，保证合理的基础之上，对急需修补的档案进行数字化管理，确保档案的合理利用。对于部分不适合数字化管理的档案内容，可以搁置不用，从而在数字化管理技术创新之后再次使用，完成选择性的数字化档案管理。再者就是可以使用数字化管理方法完成多种方式的选择。比如图片、编辑等多种方式，根据档案的不同类别进行分类，使用数字化管理方法。

（二）实现电子文件档案化。在中学的档案管理中实施数字化管理的另一种重点内容就是对文件实行档案化建设。对电子文件实施档案化的第一个要求就是对档案管理制度的完善，通过把电子文件纳入档案管理中，将档案管理制度进行完善。对纸质的档案所相应的电子文件要及时地进行内容核对，以及文件移交情况进行标注，从而对文件的收集及移交进行情况表明。对于电子文件的档案化有统一的要求，按照要求进行档案保存。除此之外，还要对负责中学档案管理工作的人员，根据不同的工作情况使用不同的方法，提升自身的专业水平，推进中学档案管理工作数字化的进一步发展，顺应社会的发展和学校的制度改革。

三、结语

总而言之，通过对中学档案管理实施数字化的方法，从而将档案管理工作更加科学规范性，完善其工作途径以及管理方法等内容，重视档案数字化的原则及管理方法。但是对档案管理实施数字化管理方法，此过程是一个循序渐进的过程，只有对每一个管理环节都清楚地认识，从而更好地进行高校的档案管理数字化建设，推进中学档案管理工作的开展。

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