高校学生资助档案立卷归档刍议

2017-11-25宁德职业技术学院林华

办公室业务 2017年17期

文/宁德职业技术学院林华

高校学生资助档案立卷归档刍议

文/宁德职业技术学院林华

教育是推动社会进步发展的重要元素。面对一些需要资助的学生，高校应当给予高度重视，并在学生资助档案的立卷归档方面加以严格规制，使学生资助工作得以全面彻底的落实。本文从高校学生资助档案立卷归档的现状、成因入手，继而提出相应的解决策略，希望对提升高校学生资助档案立卷归档工作质量起到积极的作用。

高校；资助档案；立卷归档；策略

一、高校学生资助档案立卷归档的现状

立卷归档是保存学生资助档案信息的重要步骤。然而，纵观档案立卷归档实际情况，仍然存在一些明显的问题，干扰着学生资助工作的顺利开展，需要我们及时理清。

（一）学生信息不全面，真实性无从保障。很多时候，高校需要学生提供相应的信息，以完成学生资助工作的需要。但是，学生提供的信息有些时候不完整不全面，从而导致真实性无法保障，而高校往往按照学生自己的提供信息进行确认立卷，最终使学生资助工作的效果处于不确定的状态。

（二）静态管理占据主要地位，缺乏动态管理意识。一旦学生的信息被搜集，高校相关部门往往在将信息整合立卷归档后，没有了下文，学生资助档案信息就处于一种长期静止的状态，一旦需要对信息进行其他管理，或者加入其他信息才被重新翻出，对于资助对象的动态变化无法体现在档案信息当中，动态管理意识比较薄弱。

（三）管理人员更换频繁，立卷归档工作衔接不完整。很多时候，高校在学生资助档案管理人员更换频率较高，导致人员在工作交接上出现很多纰漏。因此，一旦出现问题，就需要在仓促有限的时间内加以弥补，致使档案信息管理工作因为人员衔接问题出现困扰。

二、高校学生资助档案立卷归档现状的成因

高校学生资助档案立卷归档的重要性不言自明。然而，面对工作现状，我们必须深刻剖析其成因，使措施的采取更加准确，达到预期的立卷归档效果。

（一）高校重视程度有待提升。需要资助的学生数量名额毕竟较少，高校领导对资助工作的重视程度比较低，其无法在一定高度上思考这个问题，对于相关工作部门的工作成果往往也不会过问。最终，学生资助档案的立卷归档方面难免出现问题。

（二）管理机制上不完善。每一项工作都需要构建其完善的管理机制，确保工作效果的顺利实现。高校学生资助工作的管理机制不完善，缺乏显著的可操作性，致使工作效果不甚明显。如此一来，无法为档案立卷管理工作给予机制上的保障。

（三）管理人员素质不高。针对高校学生资助工作，档案立卷归档管理人员更加习惯于被动式接受工作，而不愿主动地去思考工作方式方法的创新，其无法体会学生资助档案立卷归档工作对于学生资助的重要意义。因此，机械式的管理模式必然无法收到良好的效果。

三、高校学生资助档案立卷归档的策略

高校学生资助工作对于学生的受教育机会非常重要，其关系着学生受教育权利的行使，也关系着学生自身能力的打造和提升。因此，面对学生资助档案立卷归档的现状，我们在深刻剖析其成因的前提下，还要妥善采取有力的措施，确保工作的顺利开展。

（一）高校领导给予重视，强调受资助学生信息的真实性。高校领导应当对受资助学生与教育的关系加以理解和平衡，真正做到从学生的角度去思考问题，使学生的受教育权得到应有的保障。如此，学生资助工作才能具备更高的关注和重视。同时，高校领导应当与主管部门进行及时有效的沟通，让主管部门真正重视学生资助工作，亮明资助工作与学生的切身关系，以及学生资助工作与高校发展的关系。学生资助主管部门还要针对学生的信息进行严格的把控，让学生提供最为真实的信息，可以通过电话与学生当地的村委会、居委会进行沟通，以便确认学生的条件是否符合资助标准，必要时可以去走访学生的家庭，使学生资助工作得以公平开展。毕竟，一旦学生提供的信息不真实，就有可能让真正需要受资助的学生得不到资助，高校学生资助工作的初衷就会被破坏。

（二）重新理解静态管理，强化动态管理意识。档案信息一旦立卷归档后，就要加以妥善严格的保管，确保需要的时候做到有据可查，这是档案信息静态管理的应有之义，需要我们重新强调并加以落实。然而，单单依靠静态管理，仍然无法满足学生资助工作的各种需要，还要积极体现出动态管理，促使管理人员具备动态管理意识。毕竟，学生资助工作的条件标准可能会发生一些变化，而且这些变化往往更加严格细化，就需要学生提供更为标准的信息材料来强化原有的信息内容，使之符合变化后的受资助条件要求。因此，一旦学生再次提供信息，管理人员应当认真负责，不要怕麻烦，及时将信息归档，使信息更加完整，为学生管理工作提供方便。

（三）适当降低管理人员更换频率，确保工作衔接完整性。有些时候，因为工作上的需要，一些人员变动在所难免。但是，鉴于学生资助工作的特殊性，高校应当尽量降低资助工作管理人员的更换频率。这样做的目的很明显，可以使管理人员减少不必要的新岗位适应时间，便于轻车熟路地投入原有的工作，使其对学生的档案信息更加了解，甚至对每个受资助的学生的信息都了如指掌，使资助工作的开展更加具有效率。同时，也可以避免因工作衔接带来的困扰，使工作的开展更加顺畅，不会衍生不必要的问题。当然，一旦出现人员变动，高校也可以考虑部分变动的方法，保留一定的原有人员，使其能够帮带新管理人员，既可以解决工作衔接问题，也可以使新进的管理人员尽快进入角色，使学生资助工作保持原有的工作状态。