加强高校合并更名后档案工作之我见<br/>——以海南热带海洋学院为例

加强高校合并更名后档案工作之我见
——以海南热带海洋学院为例

2017-11-25海南热带海洋学院档案馆张曼丽

办公室业务 2017年17期

文/海南热带海洋学院档案馆张曼丽

加强高校合并更名后档案工作之我见
——以海南热带海洋学院为例

文/海南热带海洋学院档案馆张曼丽

档案工作是高校管理工作的重要组成部分，是衡量学校管理水平的重要标志。高校档案是对高校教学、科研及管理等活动的重要记录，是高校发展各个阶段的见证，是高校持续发展的基础保障。“合并更名”就是高校发展中的一个重要的标志，它不仅为高校的改革发展带来机遇，同时也对高校各项管理工作提出挑战和要求。高校档案工作者如何把握机会，迎接挑战，让档案工作更好地适应高校快速发展的新形势，值得探究。

高校；更名；档案管理

一、高校合并更名及其对档案工作的挑战

随着教育体制的改革创新和高等教育事业的良好发展，以优化教育资源配置、扩大办学规模和提高办学质量为目的的高校合并更名已经成为重要的办学模式。高校合并更名后，有的实现教育资源共享、优势互补，有的实现转型发展，突显特色，有的实现学校竞争力质的飞跃，这些都给高校带来了新的发展机遇和契机。笔者所在的“海南热带海洋学院”，其前身是1954年创办的海南黎族苗族自治州师范学校和1958年创办的海南黎族苗族自治州师范专科学校。后几经分合、调整、更名，于1993年在通什师范专科学校和通什教育学院的基础上创办琼州大学（专科）；2006年更名为琼州学院（本科）。为了响应国家“一带一路”和海洋强国战略，经教育部正式批准，于2015年9月，组建并更名为“海南热带海洋学院”。更名后的学校，进入了转型发展的快车道。同时，这也给我校档案管理工作带来了一系列新的挑战。主要可概括为三大问题：

（一）有待拓宽档案的收集能力。档案的收集能力，体现了档案管理工作的水平。档案管理的关键要点是保障归档的完整性和多样性。以我校为例，保障档案完整性时，会遇到以下挑战：首先是更名后，各类档案的激增，如不及时收集处理，可能导致档案不全。由于我校快速转型发展，学校党政机构部分设置变更，人事变更，院系内外调整，学校扩招，学科、专业设置调整，基础建设大量投入，校企间以及校际间的交流与合作等，所形成的相关文件材料数量激增，如不重视这些相关材料的及时收集、整理，归档工作，势必造成档案收集不全。其次，信息载体丰富多样。如仅重视文书档案，而忽视对声像、照片等载体的收集，也会导致档案收集不全。同时，我校更名前后，经历了大量见证学校发展的重大事件，如上级领导来校视察，学校更名挂牌仪式，重大的基建项目奠基仪式和学校举办的各种大型活动等所形成的录音、录像、照片等不同载体的档案材料也应该被记录收集。再次，材料来源多元化。如没有广泛收集的意识，也会破坏档案的完整性。高校更名后，备受社会各界关注。如主管单位、兄弟高校、社会媒体等，都会按一定形式去反映学校的发展，产生一系列的材料。如各类网站、报刊公告、广播电视等。作为社会对高校办学活动的描述和评价，这些资料也应是被选择收集。档案收集能力，还需要体现在保障档案历史的延续性，特别是校史类档案。学校合并更名前这是一段特殊时期，这段时期的档案有着承前启往的作用。我们如不重视校名、校徽、校旗、印章、校歌等的收集，学校合并更名后，学校许多之前的标志物可能会从此消失，就会造成校史材料的断层缺失。

（二）有待加强档案的保管能力。档案保管能力是档案工作的关键组成部分，如果我们保管能力不足，就可能会造成档案的破损、遗漏、泄密或遗失，影响档案的服务利用。以我校为例，学校办学已有60多年的历史，其馆藏档案丰富，载体形式多样，有党群类、行政类、基建类、音像类、实物类等11大类。如何更科学规范地对档案进行保管，更好地为学校的发展提供服务，是档案管理人员面对的新挑战。

（三）有待提高档案的利用服务能力。档案工作的最终目的不是对资料进行“收”和“藏”，而是“用”。档案部门是服务窗口，如何能按时按需、保质保量地给用户提供所需的资料，是档案工作的重心。学校合并更名后，档案查询利用的需求激增：院系机构、人员调整期间，各级领导需对原来的院系机构、人员情况进行了解，一个最主要的途径就是查阅相关档案；新晋的高校教师，对于所在学科的发展，也有不同的查询需求；来自五湖四海的学生，对于校史的了解，也需要档案服务的支持；社会各界，特别是与学校有联系的企业和个人，也会因为校名变更，前来咨询考证。因此，在学校合并更名后，档案利用服务能力有提升的必要和空间。

二、应对建议

针对以上提到的档案收集能力、保管能力和提供利用能力三大方面的挑战，笔者从以下几个方面谈谈应对建议：

（一）在思想上提高认识，加大宣传教育力度，提升全员档案意识。首先，要做好宣传工作，利用国际档案日、世界海洋日等契机，大范围地进行档案知识的教育宣传，加强学校各级领导和师生们对档案的认识和关注，理解档案工作的重要性。此外，档案工作人员要在日常工作中，主动向服务对象介绍档案工作，让她们在享受档案服务的同时，亲身感受到档案工作的意义。鼓励师生参与到档案工作中，依照档案管理法规条例，共同保障档案的完整与准确，提升档案利用率，发挥其作用。同时，作为档案事业发展的主体力量，高校档案工作人员更需要确立正确的档案意识，充分认识档案的重要性，从而更好地指导日常工作的开展。其次，提高档案人员服务意识。服务观念是高校档案事业可持续发展的基础，档案人员要提高服务意识，转变旧观念，走出传统的你查我调的“摆菜摊”的被动模式，积极主动分析预测不同类别档案使用者的需求，及时整理组合相应档案信息，持续探索服务方向，创新服务方式，满足各类需求，提高服务满意度，让档案工作改进能与学校建设发展同步。例如：在学校更名后的组织人员调整期间，为了满足领导的查档需求，档案部门应该提前准备好相关资料的分类，及时高效地为领导提供给所需的档案资料，让领导充分认识到利用档案资源的优越性和档案工作的重要性。

（二）在规章制度上，不断建立和完善档案管理机制。1.明确档案收集原则。首先，要保证档案材料收集工作的系统性、准确性和完整性。制定出涵盖各级各类档案材料的系统收集规范，规定好材料收集的各项流程计划，考虑到不同情况下，档案收集应包括的完整范围。其次，要确保所收集材料的原始性。坚持对各类文件材料原件的收集，并对材料的真迹做好保护。此外，要保证归档材料的真实性。对于关键材料，要多维度考证其来源的真实性；对于不合理或存在冲突的材料，要组织好研究辨别工作。只有准确、完整、真实的档案材料，才能更好地具备参考、考证和凭据的作用。2.完善收集方法。第一，定期集中收集。对于适用于集中定期收集的档案类型，如教学档案和党政管理等，依据有关制度的归档时限要求，与各立卷部门协商好收集时间，负责人员和收集内容，从而开展收集工作，保证收集的效率和质量。第二，重点收集和日常收集结合。重点收集，即对重点部门、活动、人物产生的重要材料进行收集。例如学校更名事件、校庆活动、重点建设项目应组织专人专项，及时完整地进行收集整理；日常普遍收集，在定期收集的基础上，有意识地收集日常产生的档案。例如，由于学校档案馆收藏的有关海洋类档案资料极少，为了学校转型发展需要，要在日常加强对性地收集海洋类方面的档案，如：（1）各地海洋类专家、教授、学者来学校作的讲座报告。（2）老师、学生到三沙等地考察实习、校企合作等形成的有关海洋类方面的材料。（3）档案馆应主动与全国各类海洋类学校档案馆有业务上的合作往来，优势互补、资源共享。第三，现场记录，及时归档。有些材料的收集具有实时实地性的要求，例如领导重大活动的关键讲话，基建工程奠基仪式及竣工验收等。若在事后对这些材料进行收集，其难度会增加，效果也会大打折扣。第四，要激发非档案部门人员参与档案工作的热情。档案的产生无处不在，如果只靠档案人员去收集整理，肯定会有疏漏。因此，档案人员需要维护好与各校内各兼职档案管理人员的关系，赢得他们的支持和配合，积极开展对档案立卷的检查指导工作。同时要和社会有关机构媒体保持联系，收集好与学校相关的通告和报道等。

（三）不断提高档案的保管能力，逐步实现档案信息化管理。第一，要有足够的库房使用面积。学校有60多年的办学历史，档案资源丰富，学校更名转型后，各类档案更是成倍增加，学校现有档案库房建筑面积偏小，由于档案库房面积不够充足，使得很多实物档案分散在各个地方，不能集中收藏、展示出来，在一定程度上影响了档案的保管以及服务利用。因此，我们要争取学校领导的重视，改善现有的库房条件，以适应档案快速增长的需要。第二，科学地对库房内的档案进行日常管理。如档案存放位置与上架排列顺序工作、库房温湿调节、整洁卫生、保密安全与各类防护工作等。第三，加快档案信息化建设，开展高水平的档案管理工作。档案部门需要加快档案管理信息化建设步伐，采用先进的软件技术逐步实现信息资源互通，积极推行文档一体化管理。同时，还要特别注意保证系统运行的稳定与数据的安全。

（四）加强档案队伍建设，不断提高业务能力和服务水平。在提升服务意识的同时，提高档案人员队伍的工作水平也是很重要的。第一，提高档案管理人员的业务能力和管理水平。随着信息时代的到来，产生档案的方式和档案的载体形式越来越数字化；档案管理也日益专业化、复杂化；档案服务也不断朝着高效化、多元化和数字化发展，因此档案管理人员需要通过不断地自学或培训，巩固自身的专业知识，学习先进的档案管理经验和方法，不断提高业务技能。第二，提升档案工作人员的信息化水平，利用先进的计算机软件技术，提供更优质的档案服务。随着计算机在档案工作中的应用日趋普及成熟，高校档案工作已不仅是用原始的方式对材料进行收集、整理、归档，它需要档案工作者能准确熟练地使用计算机软件，对档案进行数字化规范化管理，高效高质，为学校事业发展提供更便捷优质的档案服务。