关于事业单位档案信息化建设有关问题的思考

2017-11-25长江航道局徐菲

办公室业务 2017年17期

关键词：技术人员事业单位档案管理

文/长江航道局徐菲

文/长江航道局徐菲

事业单位的档案管理信息化是一种必然的趋势，这是由现代社会的经济水平以及科学技术决定的，这对于社会、事业单位的发展都具有积极作用。本文主要针对事业单位档案信息化建设有关的问题进行了分析，提出了几点建议，希望可以用于指导实践。

事业单位；档案信息化；问题；思考

事业档案信息化建设属于一个现代社会很常见的现象，事业档案基础业务建设的中心，本身就已经开始向信息化管理迈进。目前事业单位还存在一些影响档案信息化管理的问题，这些问题阻碍了事业单位的发展。因此，需要及时加以调整和纠正，才可以做好档案信息化建设。

一、事业单位档案信息化建设中存在的问题

事业单位的档案信息化建设确实还存在一些问题，这些问题对于事业单位的档案管理工作以及事业单位本身都存在消极影响。事业单位本身对于档案管理数字化这一点没有足够的重视，或者对于当前的档案管理信息化发展态势认识不够等。具体来讲有以下几个方面：1.档案管理当中的信息化建设平台的更新速度相当的慢。这主要是因为一些事业单位尽管已经建立了具有完备性的档案信息化管理平台，但是实践操作的时候总是不够重视实验操作的系统更新，导致档案信息一直延后，影响了事业单位档案管理的有效性。2.事业单位信息化建设形成的档案管理平台的使用效率不高。我国的事业单位存在一些档案管理信息化平台的作用发挥力度不够的情况。3.事业单位聘请的档案管理人员素质不高，影响了平台的利用效率。一些事业单位的档案管理人员的专业技能技术不高。比如档案管理人员不会计算机技术，也不会信息化管理。管理人员的道德水平不高，也会给事业单位档案信息化管理造成消极影响。

二、事业单位档案信息化建设的措施

（一）协调档案管理人员与网络技术人员之间的关系。档案管理人员以及网络技术人员之间的关系要协调，这样才可以利用事业单位档案信息化建设的方式提高事业单位的水平。档案信息化建设依靠网络技术，因此网络技术人员在这一环节当中的作用不容忽视，需要其就档案信息进行录入以及更新实现技术支持。同时网络技术人员还要承担起维护档案管理系统安全性的责任，并为档案使用者提供优质的服务等。所以本身网络技术人员的地位是相当高的，应当被尊重。而档案管理人员主要就档案管理工作进行统筹安排，通过综合这两个方面的内容可以知道，网络技术人员与档案管理人员之间的关系要协调，才可以保证档案信息及时录入与更新，提升事业单位档案管理的效率。日常的事业单位档案管理当中，管理人员与网络技术人员的服务意识要增强，提升档案管理信息化的规范性。

（二）推动信息化建设平台的构建。事业单位推动档案信息化管理发展的主要目的，就是让事业单位档案信息化管理能够为人们提供更加优质的服务。所以在实际的工作当中，事业单位本身要重视信息化平台的建设。综合事业单位的各方面情况，形成符合人们要求的平台，使其基本的科学性得到保障。事业单位的发展依靠信息化建设，同时人们生活水平的提高对于信息化技术的依赖也逐渐增加。所以事业单位针对信息化平台的建设需要建立在人们对于档案使用的要求上面，只有这样才会令建设成立的档案信息化管理平台能够在实践当中发挥出预期的作用。当然一旦事业单位所建立的档案信息化平台达到了一定的水平之后，事业单位的相关人员可以就这一平台加以推广，使其影响力扩大。这样长期推广，事业单位档案信息化管理的平台信誉度以及知名度都会上升，这就给现在很多人提供了选择的依据。为此事业单位要积极借鉴社会当中一些大型企业在档案信息化管理方面的成功经验以及失败经验，找准自身发展当中的问题和方向，令档案管理信息化平台的建设走向成功。

（三）提高档案管理工作人员的素质。事业单位当中的档案管理人员都是通过了严格的考试选择的，但是即便是这样，仍然存在部分档案管理工作人员的综合素质不高的情况。一方面是因为一些档案管理工作人员的年纪太大，对于新的信息技术没有足够的认识，而且没有掌握现代化的计算机技术，所以导致档案管理的效率始终提升不了。另外一些档案管理工作人员是事业单位聘用的合同工，所以常常会出现员工素质无法满足事业单位档案信息化管理的要求。针对这些情况，最主要的是就这些人员的工作素质采取培训提高的措施。比如在事业单位内部开展提升员工素质的活动，组织员工自行成立互动学习小组，向网络技术人员掌握计算机技术以及其他的信息化相关的技术。除了这种方法之外，还可以选择一部分档案管理人员到相关单位进行学习，掌握了信息化管理档案的方法之后，回到事业单位内部向其他工作人员传授。还有一个方法就是要在事业单位招聘档案管理人才的时候，选择那些与档案管理有关的应聘者，既要具备网络技术，计算机技术能力，同时要具备较高的道德素质，才能避免事业单位的档案被不合法地利用。防止出现档案管理人员利用职权收购或者出卖、篡改档案情况的发生，从根本上维护事业单位在社会上的形象以及信誉。