关于档案管理信息化建设若干问题的思考

文/中国石油长庆油田分公司第六采油厂 杨小鹏 王惠萍

关于档案管理信息化建设若干问题的思考

文/中国石油长庆油田分公司第六采油厂 杨小鹏 王惠萍

电子信息技术的应用，使得档案管理工作更为高效化。本文将对档案的信息管理提出合理的建议以及管理措施。对信息化建设工作进行分析，并针对信息数字化内容指出个人观点，希冀能够给予档案管理人员参考借鉴。

档案管理；信息化；思考

为了确保信息档案的真实性与社会发展需求相吻合，提高人力资源管理能力，对档案进行数字化、信息化的改造是档案管理工作的必然选择。近些年，随着信息技术在社会应用发展的进一步加快，档案信息化管理工作也开始逐步走上正轨。档案管理人员应以此为档案信息化发展契机，提高工作质量与能力，通过对现有的工作机制进行改革，提高档案的服务质量，与信息资源的真实水平。

一、当前档案管理在信息化建设中所受的阻碍

（一）信息化管理重视程度不够。档案信息化不仅代表着对现有的人员档案进行数字化处理，以及信息资源的归类。同时还意味着将原有的管理模式进行转型，从而构建更为完善的档案管理系统。从目前档案管理工作质量来看，大部分档案管理信息化建设出现了比较明显的障碍，部分档案管理工作出现停滞。可以说这些事件产生的原因都是因为管理者对于信息化建设的重视程度不够。导致在实践工作中，由于管理方式与思想出现偏移，工作人员仅单纯搜集大量的资源和档案加以保管，未能形成科学、系统的管理制度。

（二）系统建设的缺失。目前，我国的档案管理普遍存在这样一种问题，那就是：缺乏专业、标准的管理制度，以及规范的管理系统。为了确保信息资源的真实性，保障档案检索时的高效，务必建立完善的规范化管理系统。不过从目前档案管理系统工作质量来看，由于系统过于复杂，致使各地档案管理的资源信息不统一，缺少标准的管理方式。同时由于在进行档案管理工作中，管理人员并未重视信息的高质量、高标准要求，部分档案资源由于过于粗糙，使得在后期的登记工作中，部分资源出现丢失和遗漏。在档案管理系统里，健全系统规范化建设体系，已成为了档案信息化建设工作的首要前提。

（三）人员素质偏低。档案管理机构的工作质量与工作人员素质直接挂钩。而从目前档案管理部门的工作质量与工作效率来看，由于缺少专业的素质和工作技能，部分档案管理工作出现滞后现象，无法满足档案信息数字化建设需求。为了提供给咨询人员更好的档案信息，档案管理人员不仅应具备更专业的信息化建设知识，拥有更强的专业能力。同时还要有更强的工作处理能力，以便及时解决在管理工作中所出现的问题，满足咨询者的服务需求。

二、构建现代信息化档案管理的方式

（一）提高工作人员服务质量。为了提供更为优质的服务质量，加快档案服务效率，必须对工作人员进行更为专业的技术培训，以及服务技能培训。确保在实际工作中，工作人员具备更为优质的服务能力。首先管理人员应认识到，档案管理首要工作目的便是为咨询者提供更好的信息服务，简单来说，即是为人民服务。因而在工作过程中，第一步便是建立工作人员的服务理念。之后，加强工作人员的专业信息处理能力，对文件档案进行及时分类和接收并归档，发挥档案管理的意义和作用。最后，不断改进在工作中发现的漏洞，创新工作模式，从而提供更优质的档案咨询服务。

（二）规范工作执行标准。提供给咨询者更为优质的档案信息服务，离不开管理制度的规范化。因此在信息化建设工作中应当处理好客户服务与档案管理的供需矛盾问题，建立更为完善且统一的工作执行标准。这不仅是档案管理部门的必要工作，同时也是加快档案信息化建设速度的有效途径之一。将传统的纸质媒介档案，转变为以数字为基准的信息，要严格遵照信息化管理规范，以确保档案的真实有效。

（三）提高管理人员素质。提高工作人员档案处理能力，是实现档案信息化建设的必经途径。在工作中，为了获得更好的处理信息能力，实现档案资源的精准录入，必须要提升管理人员的综合素养。通常来说，为了确保工作质量，工作人员不仅要具备专业的计算机知识，掌握计算机信息技术操作方法。同时，还要对传统纸质媒介的档案管理工作的步骤进行了解，以便能够在工作进程中，可以用更为合理的方式处理问题。最后，不断增强个人知识储备，及时补充缺乏的专业技能，是实现档案信息化的有效途径。

三、结语

不难看出，在当前我国高速的信息产业应用背景下，加快档案的信息资源数字化，提高工作质量刻不容缓。同时经济水平的提升，使得大量工作人员的工作能力无法跟上社会需求，必须及时进行培训弥补，确保在工作过程中，工作人员的工作能力符合大众需求。档案信息化，有助于档案办事处的工作进程更加高效、快捷，可以更好地应付各项突发情况，以及增强服务质量。不论如何，档案管理信息化都是为了能够更好地解决档案工作与人员能力的矛盾，为信息咨询者提供更为优质的信息服务，满足人们的社会生产需求。

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息,2017(13):250.

[2]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2017(08):84.

[3]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2016(03):48.