高职院校档案管理信息化建设

莫卫霞

高职院校档案管理信息化建设

莫卫霞

在当前信息时代背景下，数据信息在综合管理工作中的作用逐渐凸现出来，高校档案资源作为信息的重要组成部分也受到重视，合理应用档案资源能够为教科研活动的开展提供有效的支持。所以基于信息化建设基本情况，高校档案管理工作也应该加强对信息化管理的探索，进一步增强档案管理效果，为档案资源的合理利用创造良好的条件。

高职院校 档案管理 信息化建设

高职院校的档案信息化管理与档案资源的合理利用存在紧密的联系，对高职院校教科研事业的发展也产生着极其重要的影响。因此在高职院校的发展过程中，结合信息时代教育、科研事业中对档案资源的应用需求和档案管理高效化发展需要，十分有必要对档案管理信息化建设进行研究和分析，以期能够借助档案管理信息化提高档案管理质量和效率，为档案资源的有效利用创造良好的条件，促进高效教育事业的持续稳定发展。

一、高职院校全面推进档案管理信息化建设的重要性

对高职院校档案管理实际情况进行分析，积极探索档案管理信息化建设具有一定的现实意义，对高职院校教科研事业的发展和高职教育水平的提高产生着一定的积极影响。首先，高职院校档案信息化管理与社会发展需求相适应。在高职院校教育规模不断拓展的社会背景下，档案资源的总量和数量也随之增多，档案管理难度进一步增大，依靠传统的档案管理方法已经无法保证管理质量，并且档案管理工作不能适应时代发展的要求[1]。而借助管理信息化建设，不仅能够提高档案管理工作效率，促进档案资源的利用，还能够满足信息时代社会发展的实际需求，对高职院校档案管理工作的优化发展产生着重要的影响。其次，能够进一步提高档案资源的有效利用率。在引入信息化管理理念后，高职院校档案管理工作必然会进入到新的发展阶段，档案信息的查询、检索和应用更为便捷，能够促进档案资源有效利用率的进一步提高。最后，能促进档案管理人员管理水平和管理效率的强化。高职院校档案管理人员在开展档案管理工作的过程中应用信息化辅助工作，自身工作效率能够得到显著的提高，并且借助信息化管理，档案管理的准确性和全面性也会有所增强，对档案管路工作的优化开展产生着一定的积极影响。

二、现阶段高职院校档案管理信息化建设中存在的问题

综合分析高职院校档案管理信息化建设发展基本情况，发现在探索档案管理信息化建设的过程中学校虽然已经注意引入先进的管理思想和信息化方面的管理技术，但是仍然存在一定的问题，极大限制了信息化水平的提高，对高职院校档案管理工作的全面推进产生了严重的限制性影响。

(一)对档案管理信息化建设认识不足

在高职院校积极尝试引入信息化档案管理思想的过程中，一个较为重要的问题就是部分年龄较大的档案管理人员对信息化管理缺乏正确的认识，尚未认识到信息化管理的重要性，并且年龄较大的档案管理人员信息技术素养不足，难以充分利用信息技术开展档案管理工作，最终造成档案管理信息化建设效果不理想，无法真正发挥出档案管理信息化建设的重要作用，对学校档案管理工作的创新产生了严重的限制性影响[2]。

(二)信息化网络建设存在滞后性

一些高职院校虽然希望引入信息化档案管理理念，促进档案管理水平的进一步提高，但是在建设过程中所投入经费相对较少，在缺乏足够资金支持的情况下，学校档案管理信息网络存在滞后性，严重影响了档案管理的信息化建设效果，档案管理信息化建设标准化和规范化程度不足，无法为档案资源的高效利用提供相应的支持。

(三)档案管理信息化建设安全性偏低

相较于传统的纸质档案管理，学校信息化档案管理对档案安全的要求更高，不仅要保证档案的安全性，还要重视信息安全建设[3]。但是在高职院校实际探索档案管理信息化建设的过程中，对档案管理信息安全相对忽视，信息安全建设效果不够理想，极易造成数据的篡改和丢失，影响档案管理效果和档案资源的有效利用，对档案管理工作的高效发展产生了严重的不良影响。

三、全面加强高职院校档案管理信息化建设的措施

基于档案管理信息化建设的重要性和当前高职院校档案管理信息化建设过程中存在的主要问题，新时期高职院校要想促进本校档案管理工作的全面优化开展，就应该进一步加强对档案管理信息化建设的重视，并结合学校档案管理信息化建设的具体需求积极探索相应的管理措施，引入更为科学的管理思想，促使档案管理信息化建设逐步进入到新的发展状态。

(一)对档案管理信息化建设理念进行更新，强化档案管理时效性

档案管理工作的优化开展离不开信息化建设意识的正确引导，因此在高职院校发展过程中，要想切实提高档案管理信息化建设水平，就需要结合信息化档案管理需求及时主动的对自身管理意识进行适当的更新，突出档案管理的时效性，保证档案管理信息化建设能够取得新的发展成效[4]。首先，在发展档案管理信息化工作的过程中，高校应该对本校档案管理的特点进行分析，并参考其他院校档案管理信息化建设的成功模式对本校档案管理信息化建设进行有效的完善，增强档案管理模式的适用性和有效性。其次，结合时代发展需求和信息技术的不断更新对本校档案管理信息化建设意识进行创新，保证所开展的档案管理信息化建设工作能够与时代发展相适应，真正为现代社会的高职院校教育科研事业而服务，凸显档案管理的服务价值。这样高职院校档案管理信息化建设就能够适应“大众创业、万众创新”理念的要求，凸显时代性特征，为学校其他各项工作的优化开展提供有效的支撑。

(二)进一步加大经费投入，夯实档案管理信息化建设基础

档案管理信息化建设工作的优化开展离不开资金的支持，因此要想为档案管理信息化建设奠定坚实的基础，切实加快档案管理信息化建设发展进程，就十分有必要在开展档案管理工作的过程中加大经费投入，从多角度引入建设经费，保证学校档案管理信息化建设能够逐步取得良好的发展成效[5]。首先，学校应该设置专项资源开展档案管理信息化建设人才培养工作，一方面积极组织本校现有档案管理人员积极参与教育培训工作中，提高档案管理人员的专业素养和信息化档案管理能力。另一方面，也可以高薪聘请高素质档案管理人员到本校档案管理信息化建设工作中做出相应的指导，让学校档案管理人员能够对档案信息化管理形成更为明确的认识，切实增强档案管理信息化建设的科学性和有效性。其次，针对档案管理信息化建设设置专门的建设资金，为数据管理工作、服务器管控工作和先进管理技术的引入提供相应的保障，切实促进学校档案管理信息化建设水平的提高。这样在专项资金的支持下，学校档案管理信息化建设必然能够逐步进入到新的发展状态，取得良好的发展成效，为学校教研人员和学生提供高质量的档案服务。

(三)积极构建档案管理信息资源网络运行安全体系

档案管理信息化建设过程中档案资源和信息网络的安全是必须重点关注的问题，只有保障档案管理信息化建设的安全性，信息化建设才具有现实意义。因此在加强档案管理信息系统建设的过程中，应该将信息系统的安稳定运行作为重要的标准，并在安全系统建设方面做出一定的努力，避免信息系统的运行受到病毒、木马程序等干扰，影响档案管理效果[6]。所以针对当前高职院校档案管理信息化建设的基本情况，应该制定严密的管理措施、引入先进的安全技术和相关安全软件，全面提高档案管理的信息安全程度，增强档案信息的保密性，切实促进档案管理信息化建设工作的优化开展。唯有如此，借助档案管理信息资源

网络运行安全体系的构建，高职院校档案管理信息化才能够持久稳定运行，促使档案管理工作在新时期取得新的发展成效，助推高职院校教育事业的发展。

四、结语

综上所述，在高职院校的建设和发展过程中，受到信息化建设的影响，如何探索档案管理的信息化建设，借助信息化优势促进档案管理质量的提高和档案资源的有效利用，已经逐渐成为学校档案管理部门重点关注的问题。所以新时期十分有必要对高职院校档案管理信息化建设进行研究和分析，并提出合理化建议，希望能够真正促进档案管理的信息化发展，为学校教育和科研工作的开展提供相应的信息资源辅助。

[1]夏帅,裴忠庆.关于高职院校档案管理信息化的思考[J].办公室业务,2015(5):67.

[2]宋晓玲.新阶段高职院校档案管理信息化建设浅析[J].陕西档案,2016(1):45.

[3]黄春蓓.高职院校档案管理信息化运用分析[J].中国市场,2016(27):205～206.

[4]夏先进.高职院校档案管理信息化的提升分析[J].大陆桥视野,2016(22):34.

[5]刘康.高职院校档案管理信息化深化实践探讨[J].无线互联科技,2017(5):109～110.

[6]杨文文.对高职院校档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务,2017(10):43.

广东阳江职业技术学院)