搜集编写部门资料的几点体会

张作红

（河北省保定市涞源县地方志办公室 河北 保定 074300）

搜集编写部门资料的几点体会

张作红

（河北省保定市涞源县地方志办公室 河北 保定 074300）

部门资料是志书的基础，是志书的重要来源，也是编修志书的第一环节工作，要引起高度重视。部门资料质量的高低直接影响志书的质量，做好部门资料工作是编纂高质量志书的有力保障。高素质的业务人员是搜集上乘部门资料的关键。只有拥有大量、详实、准确的部门资料，才能编纂出一部能突出本地特色、重点、亮点的精品志书。

部门资料；重要性；搜集；编写；修改

笔者参与了县内二轮修志从启动到成书的编撰全过程，深知资料对志书质量的重要，尤其是部门资料，部门资料占志书的绝大部分。部门资料质量的高低直接影响志书的质量。要使编撰出版的志书，全面真实记录经济社会发展的历程，造福社会为民所用，就必须重视部门资料的质量。可以说部门资料是志书的基础，做好部门资料工作是编纂高质量志书的有力保障。目前，本县二轮志书已付梓出版，谈搜集编写部门资料似乎有点过时，然而，作为二轮志书的始终参与者，只想将编纂县志过程中，收集、撰写、修改、核实、补充部门资料的些许感受、感悟、体会写出来，与方志同仁共勉。

体会一：对部门资料重要性的认识不可缺

地方志书是全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。涉及社会的方方面面，而修志就是要留下真实的历史记忆，这就要求志书记录的是第一历史，就是原始资料。它包括各种资料，而地方志书所需百分之七八十的资料要靠撰稿单位提供，即是部门资料，部门资料是地方志书的首选资料。李铁映同志在全国地方志第三次会议上明确指出：新一轮修志“质量上应该有新的更高的要求，从一开始就把质量放在第一位。要把精品意识贯穿到工作的全过程和各个环节”。而编纂志书的第一环节就是搜集资料，也主要是征集部门资料。部门资料的优劣决定志书的优劣，认识到其重要，才能引起高度重视，才能下大力做好第一环节的工作。这对编纂一部能突出本地特色、重点、亮点的精品志书至关重要。

体会二：部门资料征集实属不易

征集部门资料是编修县志最基本的初始工作，也是比较重要的一个环节。如果资料征集不到位，缺乏充足的资料，就不能全面反映县情。二轮志书的断限正处于改革开放阶段，征集资料时，遇到的困难种种，单说面临的形势困难就对我们搜集资料带来很大难度。当时，随着社会主义市场经济体制的建立，政府职能发生了相应的转变。一是原来的政府直接管理和赋予行政职能的各类社会组织，有的变成了自主经营的市场主体；有的职能缩小，业务不再涵盖全行业；有的合并或被撤销，造成资料的来源渠道由相对集中单一变为分散，资料的涵盖面由大变小。二是机构改革等因素造成资料的大量流失，特别是有关单位机构沿革的资料流失严重。还有个别单位办公地点的搬迁，人员变动，一些资料失散，很难查找。三是随着计划经济向市场经济的变革，很多国有、集体企业改制、重组、破产，企业无存、人员下岗，资料流失更为严重。种种原因，造成了许多志书应该记载的内容无资料可查，部分部门资料收集困难重重。面对困难，工作人员迎难而上。部门无法提供的档案资料，方志办工作人员利用节假日、早出晚归，联合部门供稿人员走访知情人、开座谈会、搞社会调查、专题调查、典型调查等形式，深入实际搜集口碑资料。这些宝贵资料的获取确实不易。经过战严寒酷暑、遭白眼冷遇，拒之门外亦不鲜见。其中的艰苦、辛苦、难度也只有当事人才能体会。

体会三：高素质的业务人员是搜集上乘部门资料的关键

搜集资料的任务按篇目内容下达相关单位后，如何让部门业务人员提供上乘的部门资料呢？面对茫然的部门资料人员，首先要进行业务培训，提高业务人员的素质。培训时，组织分志编纂人员和资料搜集人员先学习政治理论和修志基础知识。再结合相关篇目学习有关方面的知识，提高对资料的认识水平；学习篇目、资料提纲，掌握志书的总体要求；熟悉篇目、收集资料提纲的内容要求，做到心中有数、方法明确。

（一）让业务人员掌握搜集资料的常用方法

一是内部动员。按篇目内容发动系统内部或单位各个职能部门提供资料。二是走访、座谈。对档案资料无记载的，通过走访、座谈搜集口碑资料，对记录的口碑资料认真整理，考证后形成宝贵的不可替代的资料。三是部门供稿人员还可登门拜访当事人。这样可使当事人不受拘束，尽可能多地回忆当时的情况。四是可通过互联网，进行网络征集等。如人物资料。

（二）让业务人员掌握搜集资料的内容

结合本部门承编县志篇目内容，首先是查找档案资料。查找时应注意将与资料搜集篇目有关的档案作为重点，要仔细查阅和摘录，对与篇目关系不大的档案，可作为一般性浏览，以免遗漏。其次，本单位的发展脉络资料，本单位断限内的经济和社会事业建设，或某一专门事物变化及发展演变的基本情况，尤其是关键年份的发展变化情况。其中最初情况和中间的关键性、重大性的变化、结果及近期情况的资料不能缺少。此外，还要搜集本单位断限内的机构沿革情况。再次是其他有关资料，大事记、先进人物资料。大事记是本单位发生的有价值的重大事项或重要及特出的事物。先进人物、模范人物是在本行业有重大贡献的人物。另外，为突出时代特点和单位特色，应尽量搜集一些重大举措、重要活动及本单位有关的社会焦点或热点问题的资料。

集中培训后，我们还多次召开有关单位调度会，根据篇目内容进行专题培训。实践证明，经过培训，提高了部门供稿人员的素质，提供的资料采用率较高。

体会四：编写好部门资料是志书质量的重要保障

对提供上来的部门资料如何组织编写，主要有三个环节。

（一）部门资料的验收、补充

资料验收补充是资料征集工作基本结束后的一个重要环节，是提高志书编纂质量的有效手段。资料补充的内容主要包括反映历史现状，关键性节点、需要核实和突出特色亮点的内容。资料补充主要集中在部门资料验收阶段。首先是承编单位完成初稿后，方志办编辑人员根据收集资料提纲进行验收，通过验收的纳入编辑阶段，不能通过验收的，由方志办编辑人员列出补充资料提纲，由承编单位对遗漏资料进行补充。其次是编辑过程中，发现按要求收集的资料不够全面、系统或资料有疑问，方志办编辑人员根据需要列出补充收集资料提纲、资料核实提纲，由承编部门进行收集和资料核实。并对遗漏的资料进行补充、错误的资料进行修改。再次是在编写过程中随时补充，在部门志稿的复审和总纂阶段，大量的资料收集任务已完成，在对资料的整理、甄别、取舍过程中，一旦发现资料不够理想或对资料存在疑问、立即同资料收集单位取得联系，对资料进行补充核实。

（二）责任编辑编写长编稿

交到方志办的部门资料经过验收基本不缺要项，但在编辑过程中发现，资料有总结、有报告、有记录、有图表，有详有略、有单一性的也有多主题的等等。相对于一定的主题而言，原始资料中的无用文字或不相干类项占据着很大比重，必须通过选择、提取、合并、重组，使原始资料以新的志稿形态出现。如何将已掌握的资料进行编排，形成一个有机的整体。如何根据已掌握的素材把志书写出特色，在充分体现史实的基础上增强可读性，又不违背修志原则。在编写过程中，要以严谨认真的求实精神，对资料进行客观分析考证、精心鉴别筛选，做到不唯上、不唯书，不溢美、不隐恶，记述是非曲折善美，务必忠实于客观事实，特别是对时间、地点、人物、数据、引文等要核实表述清楚，不能前后矛盾和张冠李戴。对资料的表述不能含糊其词，运用每一个词语都要精雕细刻，准确恰当地表述事物的本意。对原始资料进行筛选取舍和考证鉴别而归纳提炼后，结合篇目内容要求，按照志书的体例撰写长编稿。一般要做到详今略古和详近略远，详独略同，详典型略一般，详关键略平常年份，详实践活动略文件辑录，详事业发展略工作过程，详动态史料略静态史料。

（三）反复修改

责任编辑按照所承编的内容写出的长编稿，要进行反复的修改。修改到一定程度，由副主编、主编进行审阅、修改。责任编辑按主编、副主编的修改意见改好后，再采用内部集中评审的方法进行修改。这种方法是主编、副主编、所有编辑集中在一起，对某一编一起讨论修改。这种方式，各抒己见，编辑之间除了互相学习，还提高了自身的业务水平，同时使志书的质量显著提高。

在实际修改过程中，字斟句酌，删减无关资料容易，但经常遇到的情况是，有大量相关资料，删去可惜，不删总显得臃肿琐碎，这就需要概括、提炼。一要删削雷同内容。雷同的表现，有的是一事多处记述，有的是文表重复。二是要力避事无巨细、面面俱到。要注意综合概括，要去粗取精，去伪存真，钩玄提要。三是删削套话空话。无具体史料，无实际意义，均因删去。四是压缩共性内容，保留个性内容。全国、全省、全市共有的内容宜简不宜繁。五是舍弃议论和褒贬的内容，做到述而不论。六是避免总结报告式语词。志书中记人、记事、记物均用事实说话，不加修饰。七是精简过多过繁的表格。八是删去浮言赘语，尽量做到朴实无华，简洁流畅。

地方志书具有“资政、教化、存史”的作用，它是一部科学的资料性著述，是由丰富、全面、准确的资料所构成。因此，部门搜集到的资料不仅要大量、丰富，还要真实、可靠。总之，在部门资料的搜集中要做到广征博采而务求其全，在资料的筛选上要坚持严格精细而务求其真，在资料的运用中要体现存真求实而务求其要。这样，才能编纂出一部能突出本地特色、重点、亮点的精品志书。