探究档案信息数字化与档案工作

黄雅瑛

摘 要：通过观察档案信息化建设工作，能够发现其仍然存在很多问题，这对于档案网络化以及企业信息化发展都有着十分不利的影响。针对这种情况，我国企业一定要利用好信息化发展的契机，在多个方面加大档案信息化建设的力度。因此，本文主要研究了档案信息数字化与档案工作，旨在给其提供一定的参考和帮助。

关键词：档案；信息；数字化；企业

企业档案信息数字化实际上是通过使用信息技术工具，采集和处理以及传输，还有运用企业档案信息资源，最大限度挖掘、采集企业档案资源，给社会提供良好服务的一种技术方法。当前我国很多企业的档案信息数字化建设工作可以说是百花齐放，各有各的特点，怎样解决发展和使用信息数字化建设时遇到的问题，完善信息数字化建设工作，已经变成新的阶段企业档案管理者不得不认真思考的问题。因此，下面将进一步阐述档案信息数字化与档案工作的有效策略。

1 档案信息数字化与档案工作的重要意义

1.1 企业层面

由于办公自动化水平持续提升，而无纸化办公这一背景环境下，产生了海量的数字信息和光盘等这些作为保存的载体，同时形成很多动态化的数字档案信息。档案管理依照以往的管理方式很明显没有办法满足企业发展提出的要求。档案数字化能够把很多不一样的载体档案信息和数字化规范相同的形式保存起来。达到档案信息资源快速传播和方便使用共享，很大程度上降低了工作的劳动量。所以，档案管理人员一定要积极的掌握企业信息化和档案数字化发展的形势，改变以往管理的模式，适应时代的发展，把纸质的载体和电子信息还有数字格式转换保存管理。

1.2 信息处理层面

档案信息数字化建设这项工作能够帮助各种类型的档案信息资源快速传播与共享，由于社会信息化程度持续推进，档案信息资源获得了人们极大的关注，使用需求也持续提高，价值逐渐凸显出来。档案信息数字化能够快速的检索，多向传递，仅需要拥有相应的权限和网络覆盖地方以及利用者在任何时间和任何地点就能够查找到相应的档案信息，能够很大程度上减少人力和物力，节省时间，数字化转变成信息资源，不会受到时间和空间方面的影响，很大程度上提高了档案使用效率，将档案作为信息资源这一作用最大限度的发挥出来，促进了档案工作的发展，加大了社会服务的覆盖面积和共享范围。

1.3 档案管理层面

档案信息数字化可以说是加快档案现代化管理的结果，企业各种类型的档案每年都在增加，大部分的档案室库房都在告急，很多载体形式档案占据了极大的空间，利用以往档案管理的方式根本无法达到使用者提出的需求，档案信息数字化此时便应运而生。档案管理实际上是唯一的孤本，一旦损坏根本没有办法挽回，产生极大的损失，而档案数字化能够利用计算机调试信息，能够保存大量的信息。在经济方面减少了档案信息资源管理和使用的成本，节省档案保存网络和现实的空间，缓解了档案库房的压力以及网络空间档案信息的保存局面。所以，档案数字化可以说是档案管理必须要符合教育改革发展的趋势，适应社会发展提出的要求，加强档案数字化建设工作的速度，能够让企业档案管理工作给社会提供更好的服务。

2 档案信息数字化实施时必须解决的问题

2.1 档案初期整理

企业档案馆有着十分悠久的历史，馆藏量较为巨大，任何一个阶段的档案之整理编制手段都不一样，根据当前档案整理的要求，库存档案量存在很大的差别，因此，档案清库工作占有重要的的地位。清库工作主要是对库存档案实施清库核对工作，把那些缺页和漏页的档案或者是是存在错误等历史遗留的问题全部整理出来，方便档案信息化扫描工作的开展。大部分的企业档案系统当中缺少卷内条目，这是因为前期档案整理工作不够标准，所以在实施扫描过程中卷内文件怎样交接也是在组织档案信息化业务之前必须要明确的问题。针对历史档案卷内文件处理手段主要有两种。第一个在档案管理系统当中把那些缺少的卷内条目一一录入进去，之后再实施扫描交接。第二个，在扫描的过程中进行交接，这两种方式都有自己的优势和劣势。第一种交接起来比较方便，不容易出現错误，但是初期录入工作量较大，并且需要花费大量的时间。而第二种交接要求工作人员拥有较高的工作素养，一定要十分认真细致，要不然十分容易导致交接不正确。每个企业需要针对自身的具体情况选择历史档案卷内条目处理的手段。

2.2 每类档案信息数字化的秩序

针对企业档案利用的角度，企业各部门对档案的利用是频率较高的，因此必须要从这种类型的档案开始开展数字化。文书这类的档案，包含党群以及行政档案，企业管理党群以及行政工作的过程中所形成的文件，是保证企业运行的前提，并且起到指导的作用。查询和使用档案的数量也很大，因此，也要重视这类档案的数字化转变。声像档案当中的照片档案实际上是企业最为宝贵的历史记录，大多数的照片因为时间太久，已经开始变得模糊不清，甚至有的因为保存不当已经破损，如果完全损坏根本没有挽回的办法，许多企业对于照片的录入也十分重视。基建档案中的图纸在科技档案当中查阅的较多，大量的基建图纸已经不是很完整，这些图纸对学校基建项目之后的维修和改建十分重要。

2.3 信息数字化保存形式

通过研究发现，TIFF图像数据格式需要很大的保存空间，而JPEG和双层PDF这两种类型的保存形势是使用较多的。双层PDF文件板件文本和图像两层结构，不尽能够保存初始版面的效果，同时下层文字的信息还可以进行选择和拷贝以及检索等各种功能。所以说，档案数字化建设全文数据库，使用这种格式能够实现目录和全文检索的功能。既能够提高查询工作的工作效率，并且管理起来也十分方便。

3 档案信息数字化管理时必须解决的问题

档案管理出入库必须要进行严格的管理，档案出库过程中必须要做好登记，填写相应的出库单，其中包含日期和种类以及具体的数量和页数，登记人等。同时还要填写档案入库记录，认真的核对出库的信息，细化到每一页，防止造成不应该的损失。档案柴娟和装订也一定要认真，很多档案时间较长，纸张十分脆弱，若翻折不小心，十分容易导致损坏。因为外包人员并不是专业的档案管理人员，在开展档案工作装订的过程中，容易出现操作不当的情况，档案馆应该设置专业的人员对其进行协调和指导，尽可能的避免不必要的情况出现。并且还要注意档案管理的安全问题，一些保密的档案，需要签订保密协议，同时在扫描的时候必须要严格，要求实体档案出入库手续必须要完整，不准工作人员携带U盘这类物品入内，如果需要网络必须要在单独的局域网当中操作，避免安全隐患。

扫描结束的案卷一定要按时的检查，重点检查的地方就是，扫描的影响数据和相应的目录数据是不是一直，存不存在漏扫和缺扫的情况，或者是二次扫描的情况。一旦发现问题，必须要及时和有关人员进行协调，进行指导和纠正，保证信息数字化的质量和效率，可以采取抽查和全部检查这两种方式。最后还要对数据进行报备，可以选择移动硬盘的方式进行备份，要定期的进行更新，确保数据的安全和完整性。

4 结束语

通过对本文的阐述，能够发现档案信息数字化建设是每个企业信息化发展的必经之路，也是档案工作可持续发展的重点要求，其效果的好坏对于档案信息数字化及档案工作有着直接影响。这也凸显出信息化建设的重要性。因此，希望通过本文的阐述，能够给企业档案数字化建设提供一定的参考和帮助。

参考文献

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[2]张立新，刘雁.档案馆纸质档案信息数字化探究[J].长春师范学院学报，2015，31（06）：185-187+120.endprint