高校档案部门勤工助学模式创新探究——以上海理工大学档案馆为例

刘淑娟

（上海理工大学档案馆上海200093）

高校档案部门勤工助学模式创新探究
——以上海理工大学档案馆为例

刘淑娟

（上海理工大学档案馆上海200093）

高校档案部门采取勤工助学模式是档案部门实现自我解困的重要途径之一，但是档案工作的保密性和专业性特点使档案部门勤工助学模式在开展过程中矛盾重重，很多高校档案部门因此对勤工助学活动的开展望而却步，鲜有发展创新。通过对上海理工大学档案馆近几年的勤工助学工作情况的分析，对高校档案部门勤工助学模式进行初步探究，对存在的问题进行分析，同时对上海理工大学勤工助学模式开展过程中的先进经验进行推广，以促进高校档案部门勤工助学模式的创新。

档案部门勤工助学模式保密性专业性创新

G271

A

2017-06-29

勤工助学活动是指学生在学校的组织下利用课余时间，通过劳动取得合法报酬，用于改善学习和生活条件的社会实践活动[1]1。《中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》（中发〔2004〕16号文）[2]1，《共青团中央、教育部关于进一步做好大学生勤工助学工作的意见》（中青联发〔2005〕14号文）[3]1，《教育部、财政部关于印发〈高等学校勤工助学管理办法〉的通知》（教财〔2007〕7号文）都强调了高校勤工助学工作的重要性，对高校勤工助学工作的开展提出了一系列办法和要求，明确提出：“各高校要把勤工助学工作作为一项日常工作和深化高校改革的重要内容予以高度重视，并采取切实措施，加强组织领导。要建立学校党委领导、行政负责、各职能部门参与、团学组织协助的管理体制。”[1]1长期以来，高校档案部门一直处于高校人才培养、科学研究和社会服务三大中心任务的大后方，处于高校的“边缘”地位[4]1，经费、设备、人员配备与其他“中心”部门都有一定差距，普遍存在工作量大、工作人员不足的矛盾。在此背景下，高校档案部门响应学校号召，贯彻上级文件精神，积极创造条件开展勤工助学活动成为大势所趋。

由于档案工作的保密性和专业性特点，档案部门在勤工助学岗位设定、工作内容、管理考核办法等方面与其他部门的勤工助学情况有明显不同，带有很强的档案特色，从而形成档案部门特有的勤工助学工作模式。而各高校档案部门行政权属划分、业务类别、工作人员配备等情况的不同，又使各高校档案部门的勤工助学模式有所差别。本文以上海理工大学档案馆近几年的勤工助学工作情况为例，对高校档案部门勤工助学模式进行初步探究，对存在的问题进行分析，同时对上海理工大学勤工助学模式开展过程中的先进经验进行推广，以促进高校档案部门勤工助学模式的创新。

一、上海理工大学档案馆勤工助学模式形成的背景

上海理工大学档案馆自2008年3月筹建，2010年4月正式建馆，副处级建制，档案馆、党史研究室、校史研究室（校史展览馆），三块牌子，一套班子，合署办公，共有编制14人。主要保管利用三大门类档案：综合档案、人事档案和学生档案。其中，综合档案有四个全宗，下设党群、行政、财会、教学、科研、外事、出版、基建、设备、声像、实物、资料共计十二大档案门类。截至2016年底，馆藏综合档案93077卷（件）；馆藏人事档案4000余卷（件）；馆藏学生档案30000余卷（件）[5]1。

以上数据凸显了上海理工大学档案馆面临的一个主要问题：工作量大，人员编制不足。以2016年的基本业务数据（表1）为例：

以上表格仅列出一些主要的业务数据，还有许多琐碎工作如对兼职档案员的日常工作指导、接受电话询问、开具调档函、翻译档案等没有一一列出。而且随着高等教育的连年扩招，每年收集整理的档案数量都有10%左右的增幅，社会对档案的利用也日渐频繁。通过这一数据，足可以看出档案馆工作的艰巨性——工作量大，但是人员编制不足，而且人员编制没有随着档案工作量的增加而增加。

另一方面，上海理工大学档案馆作为学校的一个独立部门，目前仍为副处级建制，足以说明她的“边缘”地位，经费、设备、人员配备与其他“中心”部门都有一定差距，加上其他部门对档案工作重要性认识不足，归档不及时，造成档案馆工作人员工作难度加大。

因此，档案馆根据自身工作的特点，开辟出一定的工作岗位，引入勤工助学的学生，可以实现档案馆和勤工助学学生的双赢：一方面档案馆可以缓解自身工作量大、工作人员不足的矛盾，充分发挥档案资源优势，实现档案育人，切实融入高校中心工作。另一方面，勤工助学的学生在帮助档案馆完成一定工作量的基础上可以获得一定报酬，改善自我的学习和生活条件，同时还能促进自身工作能力的提高。

二、上海理工大学档案馆勤工助学模式的特点

自从上海理工大学档案馆建立以来，在勤工助学工作开展方面不断探索、创新，每年都被学校评为“勤工助学优秀组织单位”，逐渐形成了良性发展的勤工助学模式，其主要特点如下。

1.以档案工作的保密性和专业性为前提，合理开辟勤工助学工作岗位。保密性是档案的重要属性。档案馆每年接收的档案材料的密级主要有五个级别，即公开级、限制级、秘密级、机密级、绝密级。其中公开级是可以在国内外发行和交换的；限制级是指不涉及国家秘密但在一定时间内限制其交流和使用范围；秘密级、机密级和绝密级都是涉及国家秘密的，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项[6]1。如，上级下发涉及军工事项的绝密文件；学校专利或重大科研成果等机密文件；财务年度决算和基建项目的竣工决算、校产有关投资分析等秘密文件；一般干部及学生的档案不属于国家秘密，但属隐私，是限制级档案。因此，档案馆在开辟勤工助学岗位的时候，绝对不能让学生接触到涉及国家秘密的文件材料。

档案工作还具有极强的专业性，档案的整理过程非常琐碎，诸如组卷、著录、校对等都需要专业的档案知识。上海理工大学没有档案专业，勤工助学的学生来自全校各个专业，而且基本没有工作经验，必须要经过专业档案培训才能上岗开展工作。因此，一些难度较大、需要培训较长的时间才能胜任的工作不适合交给学生来做，给学生做的主要是敲页码、装订、装盒、排架等简单工作。

从表1的数据可以看出，上海理工大学档案馆工作量最大的是学生档案室的学生档案，其次是综合档案室。而综合档案十二大门类中数量最大的也是学籍档案。因此，档案馆可提供的勤工助学岗位主要是难度适中的学生人事档案和学籍档案的整理、敲页码、装订、装盒、排架等工作。

表1

目前，在上海理工大学档案馆从事档案工作的勤工助学学生总计22人，其中本科生15人，研究生7人，具体科室人员分布如表2所示：

表2

2.遵循“双赢”的管理原则，充分调动学生的工作积极性。上海理工大学档案馆对勤工助学学生的管理主要以学校勤工助学组织管理部门制定的《上海理工大学勤工助学管理条例》为依据。条例对勤工助学岗位设置、学生应聘流程、上岗培训、薪酬、工作考核、权益保障等方面作了详细规定，其中薪酬以上海市最低工资标准为依据，实行时薪制，由学校勤工部门统一发放[7]1。上海理工大学档案馆在遵循《上海理工大学勤工助学管理条例》的基础上，充分发挥主观能动性，根据自身工作特点细化对勤工助学学生的管理，加强对学生的培训，并最大限度地满足勤工助学学生的需求，力求达到“双赢”的效果。

（1）严格录用勤工助学学生，减少恶性事件发生的概率。学校每年九月份会召开勤工助学招聘会，档案馆和学生可以最大限度地双向选择。为防止出现档案泄密、遗失、篡改等恶性事件的发生，档案馆工作人员在招聘时不仅考察参加勤工助学学生的专业知识、计算机操作水平等硬性条件，还重点考察应聘学生的政治面貌、思想政治素质、诚信表现情况等。招聘结束后，让学生试用一段时间，根据试用期表现择优录用。这样一来，可以有效保证勤工助学学生的素质，减少恶性事件发生的概率。

（2）加强培训，同时关注学生心理健康，帮助学生成长。上海理工大学档案馆对勤工助学学生的培训主要有岗前集中培训和实时培训两种。岗前集中培训，主要是专职档案员将档案工作中常用的专业知识、档案法律法规、注意事项等向学生讲解，同时关注学生的心理健康，引导学生正确看待生活上的困难和压力。实时培训，主要是在日常的工作中专职档案员言传身教，手把手地教学生一些常用的档案工作技巧，及时纠正学生工作中出现的一些错误，同时多与学生沟通交流，及时了解学生学习、生活、思想动态，在思想上引导学生积极向上，帮助学生树立正确的价值观、劳动观。

（3）多项考核激励手段，调动学生工作积极性。工作中密切观察学生的工作情况，对学生的考核提出中肯的评价，做到奖惩分明。学校勤工助学组织管理部门每年给档案馆10%的优秀名额，约2人获得校级优秀，档案馆在此基础上表彰更多的学生，为学生发放荣誉证书，奖励一些书、文具等学习用品。对表现不好的学生采取惩罚措施，特别是一些有意识泄密、涂改档案等恶性事件，开除其勤工助学资格，并予以通报批评。

同时，日常工作之余给予勤工助学学生足够的关怀，让学生以档案馆为家。如上海理工大学档案馆设立“工作者之家”，里面有大量的书籍、报刊，允许勤工助学的学生借阅；利用档案馆会议室的投影设备于周末晚上组织学生看电影；充分利用校史资源组织学生参加爱国主义教育活动等等，为学生营造一个良好的工作氛围，在调动学生工作积极性的同时，可以保证勤工助学队伍的稳定性，提高工作效率。

3.根据各科室工作特点，拓展多种勤工助学形式。目前，上海理工大学档案馆主要有三种勤工助学形式。

（1）轮班制勤工助学。这个工作形式主要适用于常规的、工作内容相对固定的岗位，如学生档案室和人事档案室。学生们根据自己的课程表安排勤工助学时间，做好值班表，每个学生在自己的值班时间轮流做同一项工作。在培训方面主要采取集中培训的方式。

（2）日常导师制勤工助学。顾名思义，每位老师负责带一到两名学生，手把手教学生做事，学生的工作内容和时间由老师协调安排。这种形式主要适用于工作专业性强且工作内容不同的岗位，如综合档案室。在培训方面主要以实时培训为主。

（3）临时项目制勤工助学。这种工作形式主要针对临时的、量大的工作，如每年学生毕业时期，大量学生档案要在短时间内转寄出去，通过招聘一批临时勤工助学学生，集中培训后专门做这项工作，可以最大效率地满足毕业学生转递档案的要求。项目结束后，临时助理不再任用。

三、上海理工大学档案馆勤工助学模式存在的问题

1.学校勤工助学组织管理部门权力过于集中。每个部门勤工助学学生的数量、招聘、工时、薪酬发放等是由学校勤工助学组织管理部门负责的。档案馆工作量大、人手少，亟待勤工助学学生帮忙完成繁重工作任务，但受经费所限，学校勤工助学组织管理部门下批给档案馆的勤工助学学生的名额数量不能满足实际需求，致使档案馆的大量工作不能如期完成。同时档案馆的工作相对其他部门的工作要单一、枯燥，而且有的岗位还比较累，如敲页码、上架等，在酬劳相同的情况下，档案馆的勤工助学学生流失比较严重，还存在有些岗位招不到学生的情况。

2.勤工助学管理制度不健全。上海理工大学档案馆以《上海理工大学勤工助学管理条例》为管理依据，虽然在具体管理方法上做了一些个性化的延伸，但是并没有针对自身工作的专业性和保密性等特点制定单独的管理制度，如岗位制度、保密制度、培训制度等。勤工助学管理制度的不健全，在一定程度上制约了勤工助学作用的发挥。

3.勤工助学形式创新不够，效率不高。目前上海理工大学档案馆的勤工助学形式主要是各科室根据自己的工作特点来组织的，对勤工助学的本科生和研究生所从事的工作岗位没有做明确的区分，大部分情况下，本科生和研究生做着同样的工作，没有做到人尽其才、人尽其用，勤工助学效率比较低下。

四、实现高校档案部门勤工助学模式创新的建议

1.高校勤助机构适当分权给用人机构。高校负责勤工助学的组织机构可以根据档案部门的实际特点，下放一定的管理权限给档案管理部门，如在学校经费不足的情况下，允许档案部门自己出资招聘勤工助学学生，完成大批量的档案工作；允许档案部门根据勤工助学岗位特点适当增加薪酬；允许档案部门自主招聘勤工助学的学生，真正做到用人单位和学生双向选择等。只有适度的分权，才能使档案部门有足够的能力解决勤工助学工作中出现的问题，实现档案部门勤工助学模式的创新。

2.建立、健全档案部门勤工助学管理制度。完善的管理制度是档案部门勤工助学模式创新的保障。高校档案部门要在高校勤工助学制度的基础上，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规制定专门的档案部门勤工助学管理制度，推动档案部门勤工助学模式的顺利开展。档案部门勤工助学管理制度主要应该包括：岗位责任制度，明确勤工助学岗位的职位要求，责任到人；培训制度，实行岗前培训和实时培训相结合，并将参加培训情况计入学生的考核；保密制度，要求勤工助学学生保守档案秘密，签订保密协议，并明确泄密的后果；考核制度，定期对勤工助学学生的工作表现进行考核，奖优罚劣，并将考核结果反馈给其所在院系作为学生综合素质评定的依据。

3.工作中大胆创新管理方式方法。高校档案部门勤工助学模式的创新，归根到底是管理的创新。比如，高校档案部门可以打破科室编制的框架，所有科室根据工作量周期特点共同使用、调配勤工助学的学生，充分发挥勤工助学学生的作用；可以引进麦当劳“一流流程、二流管理、三流员工”的管理理念[8]1，制定适合学生工作的档案工作流程和工作规范，将工作岗位按照难易程度分级，将研究生的工作岗位与本科生的工作岗位分开，根据每个学生的专业和个性特点安排合适的工作，做到人尽其用，提高勤工助学效率；有条件的高校可以设置勤工助学学生档案，将勤工助学期间的表现情况放入学生的个人档案中，作为以后就业的参考记录等。

只有在实践过程中不断探索、总结经验，使各项规章制度、各相关部门及责任人的管理行为和方式能够深入满足工作需要并最大限度贴合学生的需求，才能促进勤工助学模式的不断创新，实现档案部门和勤工助学学生的双赢。

[1] 教育部、财政部关于印发〈高等学校勤工助学管理办法〉的通知[Z].教财（2007）7.

[2] 中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见[Z].中发（2004）16.

[3] 共青团中央、教育部关于进一步做好大学生勤工助学工作的意见[Z].中青联发（2005）14.

[4] 蔺海波.高校档案工作如何由边缘走向中心[N].中国教育报，2008-5-29（9）.

[5] 上海理工大学档案馆2016年年终总结报告[R].2016（12）.

[6] 文献保密等级代码与标识[S].2003（7）.

[7] 上海理工大学勤工助学管理条例[Z].2009（10）.

[8] 黄丹黎.论麦当劳管理理念在高校档案管理中的运用[J].兰台世界，2011（4）.

Research on the Innovation of Work-study Mode in University Archives——A Case Study of University of Shanghai for Science and Technology Archives

Liu Shujuan
(Archives of University of Shanghai for Science and Technology,Shanghai 200093,China)

The work-study mode is one of the important ways taken by university archives to realize the self-solution to students’poverty problems.However,the confidentiality and professional characteristics of archives make the work-study program difficult to operate in archives,and many universities’archives departments develop the work-study program prohibitively rarely with innovation.Taking the work of University of Shanghai for Science and Technology in recent years as an example,the paper makes a preliminary study on the mode of work-study program in the university archives and analyzes the problems during the development of work-study program in the University of Shanghai for Science and Technology,and then promote its advanced experience to all universities,in order to promote the innovation of the work-study mode in university archives.

archives department;Work-study mod;confidentiality;professionalism;innovation

刘淑娟，上海理工大学档案馆馆员。