国外公共档案馆灾害信息在线公共获取服务简析

刘彩云

（贵州财经大学档案馆贵阳550025）

国外公共档案馆灾害信息在线公共获取服务简析

刘彩云

（贵州财经大学档案馆贵阳550025）

灾害信息对灾害预防、应急管理、灾后恢复重建等工作有着重要的作用，通过分析美国、加拿大、日本的国家级公共档案馆灾害信息的在线公共获取服务现状，从灾害信息获取意识、灾害信息资源建设方案、灾害信息获取保障、灾害信息共享机制等方面总结了国外公共档案馆在灾害信息在线公共获取服务上取得的经验。

国外公共档案馆灾害信息公共获取在线公共获取

G273

A

2017-07-17

一、引言

公共档案馆作为面向公众的公益性信息服务机构，凭借其面向公众开展信息服务的软硬件资源优势开展灾害信息公共获取服务，有助于为政府主导下的灾害信息公共获取服务提供有益补充。美国、加拿大和日本均为较早关注政府信息公共获取服务的国家，在灾害信息公共获取服务方面开展了系列实践。本文以美国国家档案与文件管理署、加拿大国家图书档案馆和日本国立公文书馆三大国家级公共档案馆为例，分析国外公共档案馆开展灾害信息在线公共获取服务的现状和经验，以期为我国综合档案馆开展灾害信息公共获取服务提供借鉴。

二、美国国家档案与文件管理署

由美国国家档案馆改组而成的国家档案与文件管理署（NARA）是保管美国总统、联邦政府各机关、国会、联邦法院等机构档案的部门，下设总统图书馆处负责管理总统图书馆，馆藏丰富的档案资源与图书资料。凭借丰富的馆藏，NARA对灾害信息在线公共获取服务开展了探索。

1.重大灾害事件在线专题展览。在线展览专栏是NARA网站的一大特色，展出历史灾害事件的图文资料，不仅为学者提供了研究素材，也为公众在线获取历史灾害事件提供了真实可信的渠道。例如，1906年旧金山大地震及火灾的在线展览，由简介、地震和火灾、灾后、重建四个模块组成，展出了灾害期间由联邦机构产生的、旧金山附近地区征集到的档案，内容包含灾害亲历者关于地震和次生灾害后荒凉景象的口述资料，在形式上以图片格式在线展出档案原件扫描件，此外，每个模块、每份扫描件都附有相应解说和简短说明。关于1918年大流感的在线展览展出了流感爆发时期全国各州形成的档案以及新闻媒体、红十字会等机构提供的部分照片档案，并附文字说明。

2.便捷的灾害信息检索渠道。NARA的在线资源包括数据库、在线指南、出版物、展览等，具备检索便捷、辅助功能完善的特点。网站提供的在线检索入口有国家档案馆目录、缩微胶片目录、档案数据库入口、档案图书信息中心以及联邦档案指南。检索工具有归档手册、地区档案馆馆藏资源指南、NARA出版物、最新开放档案目录，如表1所示。此外，网站提供关键词、精确短语、通配符、截词、扩展以及高级检索等多种方式。

3.灾害信息检索结果辅助分析功能。NARA不仅提供多种检索渠道，还具备检索结果辅助分析功能。笔者借助网站的显示扩展搜索条件功能检索国家档案馆目录中有关灾害的信息，检索结果共计59529条，时间跨度从1600年至2009年。横向上，根据NARA网站辅助分析功能显示，可在线获取的灾害信息记录为48513条、网页信息为39974条、文件为2866条、图片为46510条、视频为78条。在纵向方面，NARA还提供了按数据来源、著录程度、资料类型（如照片、文本记录、网页信息）、文件格式、文件所在地理位置、文件日期等多种分类。

三、加拿大国家图书档案馆

加拿大于2004年将国家图书馆与国家档案馆合并为国家图书档案馆（Library and Archives Canada，LAC），LAC网站的在线资源由图书档案馆馆藏和加拿大图书馆馆藏组成，可同时检索图书馆馆藏或档案馆馆藏中关于某一主题的相关信息。

1.LAC在线检索功能。LAC提供初级、高级、图像等多种在线检索功能，可在线获取的灾害信息数量大，内容丰富。例如，笔者检索有关灾害的信息，检索结果显示，图书馆馆藏中有29261条记录、档案馆有3386条记录、照片档案记录644条。检索到的灾害信息内容包含了加拿大历史灾害事件发生的经过、受害者灾后生活、灾区重建进展与现状等大量灾后追踪的相关信息。同时，可在线获取关于历史灾害事件的珍贵照片和完整的著录信息、文件与资料。

2.LAC可在线获取灾害信息资源的特点。从内容上看，来自图书馆馆藏的内容主要为灾害医学、灾害急救、灾害服务培训、国外防灾减灾等相关研究成果，档案馆馆藏的内容则主要为加拿大历史灾害事件应急救援、恢复重建等过程中各种文本、照片等类型的档案。例如，可在线检索到发生在1917年12月6日，加拿大史上重大船难之一的哈利法克斯海港（Halifax Harbour）大爆炸事件的大量照片档案。此外，LAC网站还可在线获取到1907年的魁北克大桥垮塌（Quebec Bridge Disaster）、1929年11月18日的纽芬兰海啸、1958年的温泉坡矿难（The Mine Disaster in Springhill）等历史灾害事件的相关信息。

四、日本国立公文书馆

日本对灾害信息获取的关注集中于参与应急救援工作的多元主体间信息获取与共享，日本国立公文书馆作为国家行政档案和图书、古代文献资料的保管部门，馆藏了大量与灾害相关的档案和资料。

1.日本灾害信息管理体系。日本的灾害管理体系是一个以中央政府为领导，下接地方政府和市政府的分级管理结构，在该结构下，信息输入和汇总由受灾地区的当地政府传递给市级部门和国家级机构，最后传递到内阁办公室。内阁信息中心负责每天24小时不间断地从各专业部门、当地公共机构和其他组织采集信息，通过综合性灾害管理信息系统实现相关机构之间的信息评估和共享。

表1 NARA在线检索帮助

2.国立公文书馆在线灾害信息资源的特点。经检索，日本国家档案馆网站可在线获取的灾害信息有两个特点：一是灾害信息来源主体广泛，例如，行政档案类分别来自于内阁秘书处、内阁法制局、首相府、内阁官房、人事院、经济企划厅、日本公平贸易委员会等机构。二是灾害信息类型多样，广泛的来源主体决定了灾害信息类型的多样性，从检索结果可看出，在线获取的灾害信息主要由行政档案、司法档案、企业档案、捐赠的档案以及内阁文库的资料五大类组成。此外，与美国国家档案与文件管理署、加拿大国家图书档案馆相似，日本公文书馆也采取将档案馆信息资源与图书馆信息资源相结合提供灾害信息公共获取服务的措施，内阁文库（Cabinet Library）是隶属于日本国立公文书馆的馆内机构，负责日本总理府的图书资料保管和史料编纂，公文书馆可在线获取的灾害信息资源中也有来自内阁文库的图书资料。

五、经验总结及借鉴

与国外相比，我国呼吁数字档案网络化服务中应引进和推行“用户免费、无限使用、充分共享”的开放管理理念[1]，但档案馆却面临可供公共获取的电子文件信息资源数量极少的尴尬境地[2]。在提供灾害信息在线公共获取服务上应充分借鉴国外的成功经验。

1.日益普及的灾害信息公共获取意识。面对灾害频发的实际情况，灾害信息公共获取对于防灾、减灾和灾后恢复重建的重要性日益突出。在应急减灾的驱动下，美国和日本政府机构、公益性组织、社会团体以及公众对灾害信息的获取意识逐渐加强。政府机构不断出台相关政策文件为灾害信息获取提供政策支持，公益性组织积极开展灾害信息获取的实践与项目研究，为灾害信息获取提供资源保障，社会团体为有价值的灾害信息研究项目提供资金来源，公众积极参与有关的灾害信息培训课程以及开发工具的体验，为灾害信息研究成果提供用户体验反馈，充分体现了灾害信息获取意识的加强。

2.以用户为导向的灾害信息资源建设。首先，在灾害信息采集方面，档案馆采取主动出击的策略，积极搜集灾害信息，整合馆藏已有灾害信息资源。其次，在灾害信息组织方面采取多种方式，如按生物恐怖主义、化学紧急事故、地质灾害、辐射应急等不同的灾害类型对信息进行加工处理，按字母顺序进行索引，对于从事灾害管理的工作人员、信息工作的专业人员或具备检索能力的用户而言较为便捷。最后，以用户为导向组织灾害信息，将关于同一主题的灾害信息经过组织后以更易于用户获取的形式呈现出来，整合了新闻、期刊论文、研究报告、会议文献等不同形式的灾害信息资源。充分考虑不同职业用户及特殊人群的信息需求，针对一线救援人员、医疗卫生人员、图书馆工作人员以及老人、儿童、残障人士等不同用户提供专业化的信息整合服务。

3.与时俱进的灾害信息获取服务渠道。国外灾害信息的获取渠道与政府信息资源的获取类似，一方面可以通过传统方式获取纸质文件，如美国的寄存图书馆计划。另一方面，国外在灾害信息获取中注重技术的应用，电子政务网、社交媒体、移动终端工具等为公众获取灾害信息提供了多种选择，例如，有关灾害信息的移动终端工具在灾害应急响应中可为灾害现场临时的非专业救援人员提供专业的急救常识。此外，灾害信息管理系统的开发与改进也与时俱进，功能不断完善。

4.合作共赢的灾害信息资源共享机制。国外各组织机构对灾害信息的公共获取高度重视，在灾害信息资源建设、共享以及开发利用等方面均建立了广泛合作。公益性信息服务机构、政府机构、国际组织、教育机构、医疗机构等之间的密切合作为灾害信息资源的采集、组织、加工与深度开发搭建了良好的平台，为满足灾害预防规划、响应以及恢复重建的信息需求提供了有力保障。此外，广泛的合作为项目研究拓宽了资金渠道，有助于解决资金短缺问题。

[1] 杨霞.开放获取:综合档案馆数字档案网络化服务的重要原则[J].档案学通讯，2011（2）:53-56.

[2] 连志英.我国档案馆电子文件信息资源公共获取现状及策略研究[J].档案学研究，2010（6）:43-47.

Analysis of the Online Public Access Service to Disaster Information in Foreign Comprehensive Archives

Liu Caiyun
(Archives of Guizhou University of Finance and Economics,Guiyang 550025,China)

Disaster information plays an important role in disaster prevention,emergency management,recovery and reconstruction work after disaster.This paper analyzes the status of online public access service to disaster information of national public archives in the United States,Canada and Japan,and summarizes the experiences gained by foreign public archives in the online public access service of disaster information from the aspects of disaster information acquisition consciousness,resources construction scheme,guarantee of information acquisition,and sharing mechanism.

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刘彩云，贵州财经大学档案馆工作人员，四川大学档案学专业硕士研究生，研究方向为现代文件管理与电子政务。