县级医院数字化档案管理的问题与对策探析

向玉蓉

【摘要】：随着计算机技术全面普及，县级医院办公信息化的步伐逐步加快，形成的档案逐步由纸质的向数字化过度。本文通过对数字化档案管理的现状、存在问题及对策进行探析，以期推进县级医院数字化档案管理的规范化。

【关键词】县级医院；档案；数字化；问题；对策

随着科学技术的不断进步，微型计算机在各个领域得到大量普及，微型计算机及网络技术在县级医院管理中得到广泛运用。县级医院管理手段大力改进，办公基本实现了自动化，过去用纸墨、照相形成和传递的公文以及影像、图形、图书、科技情报、商业信息、文献资料，等等，都可用微型计算机进行管理，由此就自然产生了许多数字化（电子化）文件。及时的收集和归档这些文件并长期保存，是县级医院档案管理信息化的重要内容。为此，本文以四川省平昌县人民医院为例，着力就加强县级医院数字化档案管理的现状、问题与对策作以下阐述。

1 我院数字化档案管理的现状

由于数字化文件形成的档案有重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份数字化文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，满足利用者一般需求，因此，近几年在我院发展很快。

1.1数字化信息档案逐步普及。随着计算机和信息化技术的发展，档案信息的载体日趋多样化，文件种类不断增多：数据文件、网页文件、视频文件、图像文件、数字化邮件和文本文件、数字化报表、图形等，在信息互动、载体形式、管理方式等方面冲击着纸质档案。县级医院以前的档案管理模式已难以适应数字化档案管理的需要，因此，实现档案管理的档案工作的信息化和计算机化，“实现档案信息资源的有效开发和信息资源的社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提”[1]。

1.2 数字化档案收集范围逐步扩展。近几年来，凡是在我院医疗工作好的行政管理中形成的、真实反映我院各项工作活动情况并且有考察与利用价值的计算机上或光盘等载体上的文件都是收集归档对象，主要包括：多媒体文件：运用多媒体技术形成的需要借助多媒体体现反映出来的文件；各种会议或重要活动通过视频设备并经计算机处理的动态图像文件；通过数码相机拍摄的图像文件；通过计算机文字处理形成的文字文件、表格文件等定稿的正式的数字化等文本文件，等等。

1.3 数字化档案开发利用得到加强。档案管理的最终目的就是合理运用声像、文本、图片等数字化档案，让其服务于医院的中心工作，在医院建设和发展中贡献力量。比如，在本院建院周年庆典和争取升级为三乙医院的宣传中，我院就利用保存的声像、图片、文本、网页档案等数字化档案制作了专题片并刻制了光盘，为增强医院凝聚力、激发广大职工的使命感，宣传我院近几年的站成就等方面，发挥了及较大作用。同时，将影像、图片等数字化档案通过我院的院报上和门户网站上展示出来，图文并茂地提高了院报和网站的可读性。

2 我院数字化档案管理的问题与不足

2.1 数字化文件有取代纸质文件的倾向。医院的数字化文件只是纸质文件生成、运转过程中产生的一个附属品，没有完全独立存在的能力和价值，尚不能取代纸质文件的存在，然而，据调查有些县级医院的部分档案管理人员对纸质档案有些忽略，认为一切可以从电脑上查找、网站上去搜索，实际上这是没有正确认识数字化档案的性质和地位，有些本末倒置了。

2.2 声像档案归档没有统一到档案室。一般来讲，县级医院的声像档案多形成于宣传科，开展各项活动主要由宣传科负责拍摄。因此，多数声像档案都还保存在宣传科，没有统一到综合档案室里保管。同时，我院其他科室有时也自行拍摄一些资料，比如临床科室开展的新业务、新技术，护理部、医务部等部门组织开展的一些活动等，其中不乏有保存价值的声像资料。如果不及时了解其他科室的信息情况，很容易遺漏这部份资料的归档，造成县级医院综合档案室里面缺少声像档案归档，给统一管理和有效利用带来不便。

2.3数字化档案管理技术缺乏。由于数字化档案形成的时间就在近几年，管理者缺乏贮存的有效技术，因此，数字化档案中原始文件的长期保存的技术性、有效性问题还缺乏。

2.4 档案管理人员信息技术知识好欠缺。档案管理人员新技术知识贫乏，加强档案管理的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

3 县级医院数字化档案管理的对策

3.1数字化文件归档要确定份数。对于长久保存的数字化文件，拷贝到耐久性强的载体上，建议一式三套。封存保存一套，借阅一套，异地保存一套，并要定期进行复制，以防止信息损失，这样可以大大提高安全性和可靠性。

3.2 数字化档案保存对策。由于数字化文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备要求有控温、调湿、防水、防尘、防光、防盗、防鼠、防早、防雷电、防磨损、防强震、防病毒等措施，还要特别注意对数字化档案进行定期检测和拷贝，因此，数字化文件应存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。

3.3配齐数字化档案管理硬件设备。用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

3.4 健全数字化档案管理制度。由于数字化文件具有分散性，医院每个科室都有可能成为数字化文件的形成者[2]。因此，必须建立医院档案管理员网络。为防止重要资料的遗漏，在医院各科室设立一名资料管理员，及时上报各科的数字化文件资料。

3.5加强档案管理人员数字化知识培训。传统的纸质档案都是在文件办结后在次年的上半年收集资料归档。数字化文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原则，以功能完善的计算机管理系统和国家对数字化文件管理的标准规范不依托，对各种类型的数字化文件从其产生开始就实行档案化管理，将数字化文件从产生、办理、归档、保管利用，到鉴定销毁整个运动周期实行文档一体化管理模式。确保数字化文件的真实性、完整性和有效性，保证数字化文件长久保存和有效利用[3]。因此，县级医院档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

【参考文献】

[1]王宁.医院档案现代化管理的途径[J].研究与探讨，2007（2）.

[2]杨薇.医院数字化文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理，2006（6）.

[3]严瑾.略论数字化文件的管理对策[J].兰台世界，2006（6）.endprint