加强和改进企业档案管理工作的建议

文/刘小艳

加强和改进企业档案管理工作的建议

文/刘小艳

企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，对保证企业生产经营顺利进行，实现可持续发展具有重要意义

档案管理工作在企业安全生产、经营管理、科技创新活动中发挥着凭证、查考等基础性作用。持续加强和改进档案管理工作对于维护公司权益，促进公司生产经营工作顺利进行具有重要意义。各级领导要重视分管范围内的工作，积极支持档案工作，各单位要把档案的形成、收集工作贯穿于整个生产经营过程中，保证档案的真实、完整和规范管理。

近几年来，一些企业对档案管理的重要作用认识不够，认为档案管理工作不是企业的主要工作，只要能找得见、应付得了检查就行。一些企业未建立档案工作体系，未明确档案分管领导，未明确设置专兼职档案员，不能形成有效的档案管控机制。有的单位出现撤并档案管理机构，减少对档案工作的投资，减少档案管理人员和人员不稳定的现象时有发生，一些企业存在档案资料归档率不高，归档不及时，项目档案缺乏强有力的管控措施，档案整理质量不高，相关文件收集不全，整理不规范，导致项目无法顺利通过竣工验收，因此加强和改进企业档案管理工作也显得相当迫切和重要。

一、建立健全档案工作体系，落实档案管理责任

各企业要建立相应的档案工作体系，明确一名档案分管领导，至少设置一名专职档案员，配备高素质、责任心强的专兼职档案工作人员，要把档案工作纳入到日常工作管理日程，纳入到企业战略发展规划，纳入到企业年度月度工作目标考核，纳入到领导工作议事日程，纳入到相关各岗位职责。

二、推行档案资料集中统一管理原则

档案资料必须集中由本单位档案室统一管理，不得在相关业务部门长期存放，积压。不设档案室的基层单位所形成、经办、经手的各种档案资料，工作人员一旦办结该项事务，应及时交由本部门档案员集中管理，档案员根据公司档案归档相关规定按时向公司档案室移交所管档案资料。公司临时设立的各种管理项目工作组，由项目主管部门负责落实项目档案管理责任，要求项目组要做好项目工作所形成的资料收集，保管、整理工作，项目验收时要通知公司档案室参加，项目完成后，尽快向公司档案室提供项目成果资料。

三、加强档案资料的管控，避免档案资料流失或损毁

公司各部门都要建立各自的文件收发文登记簿，由专（兼）职档案员对本单位形成的文件全部登记在册，纳入管控，档案工作网络体系内工作人员调整岗位或调出单位时，必须在向本单位档案员办理文件资料移交手续后，方可办理调离手续。任何人不得私自带走或销毁应移交的文件资料。基层单位档案室专职档案员调离时，该单位要报告公司档案室，由公司档案室组织对该档案室及档案员的档案管理情况进行检查，业务交接合格后才能调离。各部门专（兼）职档案员调离岗位时，分管领导要组织进行档案管理工作移交，移交完成后才能准予调出或离开岗位。

四、加强业务培训，不断提高档案管理人员业务能力

公司档案室每年要制定档案人员业务培训年度计划，并组织落实。既要抓好公司档案室人员的经常性业务学习，又要集中举办全公司档案人员业务学习班。采取各种有针对性的措施，保证学习效果，力争培养一批档案业务骨干，带动档案队伍整体业务素质不断提高，以适应公司档案工作上水平的需要。

五、加强建设项目档案管理，提高项目档案管理水平

涉及工程项目管理的部门和单位，要建立健全项目档案管理的各项制度，落实项目档案管理人员岗位职责。各项目管理部要切实履行项目档案的收集、控制、保管、质量检查、档案移交等项目档案管理责任，做好项目前期文件的收集整理工作。签订工程项目设计、施工、监理等合同时，要明确项目档案管理的相关要求。设计图纸提交甲方的同时应给公司档案室移交一套。工程项目管理部和监理公司项目部要督促参建各方按工程进度同步形成工程档案资料，并负责对施工单位形成项目档案资料的真实性、合法性认真审查把关。工程验工计价，单位工程验收要组织公司档案室参与。公司组织的工程项目竣工验收，需经公司档案室组织项目档案专项验收合格后，方可组织竣工验收。工程结算时，财务、造价等单位要查验公司档案室出具的工程档案移交手续后方可予结算，返还工程质保金也要经档案室审签后，予以退还，以保证工程档案资料移交到位。

六、严格执行公司档案管理检查考核办法

档案室要举办档案管理检查考核业务培训班，进行考核办法内容宣讲，以便深化认识，熟悉标准，统一操作。各单位、各部门要对照档案工作管理检查办法进行一次自检盘点，摸清情况，查出问题，提出整改时限和措施。自查报告要报告公司档案室，档案室要组织有关人员认真研究，有针对性地帮助督促各单位开展档案工作。

七、充分发挥公司档案室的档案管理职能作用

档案室要切实履行公司档案管理职能，做好全公司档案管理的发展规划，年度计划，制订、完善公司档案管理制度，组织档案人员业务学习培训，实施档案业务检查指导，督促档案管理制度人员业务学习培训，实施档案业务检查指导，督促档案管理制度执行情况，举办档案管理业务活动，开展档案宣传和编研工作，做好档案信息化建设，全面推动公司档案工作不断进步。

八、提高档案岗位人员准入门槛

档案人员业务水平不高，不能适应档案内容多元化、管理手段现代化的需要，比如一些企业出现的撤并档案管理机构、减少对档案工作的投资、减少档案管理人员和人员不稳定的现象，随着企业发展和信息技术的广泛应用，企业档案数量的不断增多，档案管理的手段日益先进，对档案人员的素质要求也在不断提高，因此要改变过去的安置性、照顾性用人观念，档案人员的招聘、调剂应征求档案部门意见，要从满足档案管理整体要求，改善档案人员结构的思路去选人用人。

总之，只有不断加强和改进档案工作各项基础工作，完善制度，加大投入，培养人才，规范管理，推进信息化建设，最大限度地发挥档案的利用价值，服务企业生产，企业档案管理才能上水平，才能更好地为企业各项发展服务。

（作者单位：神木汇森凉水井矿业有限责任公司）