简析电算化会计环境下的内部控制

杨晓丽+杨晓娟

【摘要】关于电算化会计环境下的内部控制首先要弄清会计电算化系统的概念和意义，也要系统的分析其所处在怎样的环境之下才能就此展开讨论。还有要弄清的是这种内部体系控制存在怎样的问题并且提出解决方案。再者就是要根据电算化会计环境下的内部控制的特点进行深入研究。针对这种存在方式和企业间的内部结构是否完整提出改进措施。

【关键词】电算化会计 企业内部控制 会计系统

随着信息技术的发展网络电算化会计也逐渐发展起来，对于在财务方面的核算与管理所处的环境也发生了一定的变化。对于会计在财务方面的计算和处理过程也在电子计算中得到了实现，从而会计工作在网络这个大环境的影响下也变得方便快捷。

一、电算化会计系统的检查、分析和设计

了解使用者的要求及现实环境是关于电算化会计的系统检查的主要任务。

首先，需要对使用电算化会计体统的企业进行基础情况的调查，比如对该企业所设立的组织机构、会计部门与其他部门之间的信息联系方式等情况进行掌握；然后，在对企业会计部门基础情况进行掌握的前提下进行该企业会计记录特点以及会计统计方法的总结。对企业所使用的电算化系统进行调查的主要目的在于为下一步的决策提供科学、合理的信息，为企业下一步业务的开展提供充分的数据支持。

在对企业的电算化系统进行分析时需要明确该系统被建立的主要目的是什么，以便在调查的过程之中可以和传统系统进行明显的区分，在情况调查清楚的基础上以文字、符号以及图表等对调查结果进行明晰的表达，对于系统的总体结构，还需要建立起系统界面、内部接口、功能、数据流程图、数据字典、输入输出等的逻辑模型，这是开展下一步工作的重要依据。

然后根据系统分析阶段给出的系统应该做些什么进行相应的系统设计，也就是说要提出一个具体的解决实施方案，再由编程人员根据所给出的方案编出满足功能要求的应用软件。

电算化会计就可以根据编程软件进行核算校对，通过整理原始凭证，再由主管部门审核，之后要保有填制记账的凭证，再由专职人员进行二次审核，审核之后输入计算机，由计算机进行系统的处理过后会形成各种账务表格，最后可以打印输出形成报表或者相关文件。

设计完毕之后，还需要电算化会计或者相关人员进行系统的调试，合格之后会进入试运行阶段。需要建立专门的模拟数据以便对系统中所设计的各个环节展开性能测试，测试的主要目的是发现问题并解决问题，促进设计系统的不断完善。系统测试完毕进行正式的投入使用前，还需要进行人机同时操作检测，以此对系统运行的准确性进行核对，确保系统设计质量。

二、建立适应于网络环境下的内部控制体系

会计电算化系统包括财务系统、供应链系统还有管理决策系统。其中财务系统又包括总账系统、应收款管理、应付款管理、工资管理、固定资产管理、成本管理、资金管理以及报表管理。供应链系统包括采购管理、库存管理、销售管理以及存货管理。管理决策系统包括财务分析、绩效评价以及决策支持系统。在这种电算化模式下通常采用数据输入、数据处理以及信息输出的财务处理程序进行核算。

会计电算化是电子计算机代替人工，实现报账、记账、算账、查账及部分会计信息统计、分析、判断甚至是提供决策的过程。企业对于会计电算化系统的应用可以大大提高企业对会计数据的核算处理速度，同时准确性也极大的提高，但是存在优势就必然也会伴随着一定的弊端，为企业的内部控制带来许多新的问题。

会计电算化后，会计账务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施和相关的数据检查核对自然而然地消失了。取而代之的是计算机内部控制措施。

随着会计电算化后，企业在经济业务方面不再仅限于纸张记录而是将会计数据直接记录在磁盘或光盘上，很容易被篡改甚至不留痕迹，这样就很难辨别会计数据的真伪。因此，会计数据就会存在丢失或者毁坏的危险，如何保证数据的安全可靠防止被非法修改就成了一个亟待解决的重要问题。

另外，如果将对待会计数据的控制范围扩大，就能够很好地适应该系统建立和运行的复杂性。对传统手工系统所没有控制到的相关方面加以控制，做好对会计信息的安全保护以及针对计算机病毒的防治还有有关操作系统的维护。

授权、批准控制是一种常见的、基础的电算化会计内部控制，与手工会计系统相比，电算化会计信息系统的业工作人员可利用特殊的电算化系统方式进行业务处理，这样就会造成不可控事件以及人为故意造成的财产资料丢失事故。

三、完善电算化会计环境下的内部控制

当今很多企业的电算化系统并不是十分完善，这就要企业领导者对于相关部门的设置以及人员的分工情况进行相应的制定，并要在效果可行的情况下进行管理控制。关键在于企业管理者要制定职责分工制度，是各个部门在分工和承担责任上做到相互约束，相互协调，减少原有系统可能发生的企业隐患。

在对于系统的操作权限以及操作规定方面，企业管理者也要制定相关规定并形成文件，使工作人员互相监督，也有助于方便企业管理者对于企业以及操作系统的管理，使系统不存在越权操作的可能性，从而保证系统的安全。

同时企业管理者也要指派工作人员做好系统的维护工作，为防止故障发生，要定期检查，定期维护并且要做好记录。而且也要定期的检测程序是否安全，是否会影响正常运行，财务信息是否具有良好的完整性和保密性。進行数据控制要力求任何情况下数据都不丢失，不损坏也不被修改，因此，要定期的对系统进行病毒检测，防止网络病毒的入侵。

最后，也要对网络采取安全控制，为了更好地提高其安全性需要加强用户权限设置，进行密码设置，设置系统的管理员，对各种数据的权限进行严格限制，而且要设有不同的操作权限，拒绝其他用户的访问。同时也要要求每位用户按照自己的用户身份和密码进入系统，对密码进行分组管理，对重要数据进行有效加密，并且定期更新加密密码。

对电算化会计的档案也要进行有效的控制管理，在存档时，存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管，做好各种安全保证措施，另外会计档案要定期进行检查和定期复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

对于电算化会计环境下的内部控制首先要选择好财务软件，从根源上进行控制，其次要完善和健全企业电算化内部控制的制度，再者就是加强审计监督，一是找到系统弱点改善内部控制，二是提高审计人员的素质，以适应对会计电算化的审计要求。最后一点是健全相关法制建设，用法律手段进行维护。

四、结束语

如何更好的完善电算化会计环境下的内部控制，这就要求企业管理者需要结合实际情况制定相关系统规定以及对于财务管理和会计数据的规定并且要求内部工作人员严格遵守，同时要对员工进行培训，提高其法律意识。另外，对会计系统进行加密设置的同时也要进行单一的系统设置，即两个或多个系统不能同时被打开，通过对电算化会计内部控制的完善，以确保数据不会存在丢失的可能性。endprint