论如何做好基层办公室工作的几点创新实践与思考

杨婧娱

摘 要 本文结合工作实际，从办公室工作特点、转变工作态度、提高综合素质、增强服务意识、改进工作方法五个方面就如何做好办公室工作提出了相关的新颖认识和创新举措，这对做好当前新形势下的办公室工作有一定的参考和借鉴意义。

关键词 办公室 工作 思考

做好办公室的各项工作，要着眼大局，不断完善工作制度和流程，以提高部门履职能力为核心，以推进规范化管理为基础，以当好参谋助手和优化管理体制机制为重点，以提升服务质量为保障，不断强化“办文、办会、办事”三大职能作用。落到具体行动上就是要落实年度主题，开展两项活动，发挥三大作用，搞好四项建设，做好六项主要工作。

一、落实年度工作主题

鉴于基层单位办公室业务职能多、任务重、员工队伍年轻、管理能力较为薄弱的普遍现实，企业要逐年确定年度工作主题，持续推进开展各项业务主题化、常态化工作，要建章立制，夯实基础，切实做好各项服务保障。

二、持续开展两项主题活动

一是认真开展“两学两比一考核”活动，即集体学、个人学，打造学习型团队；比工作效能、比管理创新，提升管理能力；结合目标传导式绩效管理，创新考核方式方法，深入推进岗位绩效考核及结果应用。二是扎实开展综合管理体系建设活动，为管理工作的规范高效运行奠定坚实基础。

三、积极发挥“三大职能”作用

一是发挥参谋助手作用，善于寓谋于文、寓谋于会、寓谋于事，强化督查督办，力求“参”到点子上，“谋”在关键处。二是发挥综合服务效能，创新管理方式方法，全力做好后勤服务和保障工作。三是发挥综合协调作用，建立通畅、高效的信息沟通渠道，确保上传下达、及时到位，行政工作高效运转。

四、大力推进四项建设

一是搞好思想建设，着力增强团队的大局意识、责任意识和服务意识；二是搞好组织建设，打造一流团队；三是搞好业务建设，做到业务精、有效率，让领导放心、让员工满意；四是搞好作风建设，形成团结协作促发展的良好氛围。

五、常态化做好六项主要工作

（一）加强部门建设，在提升团队效能上实现新突破

一要融入基层单位发展大局，结合实际，找准部门定位，确立办公室的工作目标任务和年度执行计划，发挥好目标与计划的引领和导向作用。二是修订、完善办公室管理职责及有关各项业务工作制度，进一步细化、优化岗位职责与管理流程，形成清晰、全面的综合管理工作手册。三是坚持每周开展部门工作点评和反思例会制度，明确责任，落实进度，提出要求，落实考核激励。四是坚持系统抓、抓系统，有计划地开展各科室、车间（区队）综合业务人员的素质培训和轮岗学习。在重大活动中形成上下联动协作、各方配合的互动工作机制，着力构建“大办公室”工作格局，更好地发挥综合管理系统的整体效能。五是加强党支部阵地建设，结合工作实际，开展好党内活动和特色鲜明的各类创争活动，不断增强全员的责任意识、创新意识和服务意识，转变工作作风，提高工作执行力。

（二）发挥参谋职能，在提升服务决策上取得新成果

一是变事务性服务为参谋型、超前型、高标准服务。紧紧围绕单位的中心工作和战略定位，通过密切跟踪企业发展形势、行业政策变化，深入研究企业各级领导重要讲话和工作部署，积极参加各类会议，准确掌握所在单位各业务领域工作中的难点、重点和热点，紧跟领导研究解决问题的思路、对策，在文稿的起草上做到与领导思路合拍，准确到位。二是结合实际，做好单位各项管理经验和创新做法的经验总结，会同各相关职能部门，确定一系列与创新管理工作相关的调研课题，积极开展好形式多样的调研活动，确保每年形成一批高质量的企业管理方面的专题调研报告，为企业管理创新和可持续发展提供有益的科学依据和决策参考。三是进一步加强公文的标准化和规范化管理，严把文稿政策关、文字关、质量关，不断提高公文质量及公文处理效率。

（三）强化细节意识，在会议接待管理上有新提升

一是牢固树立“接待无小事”的理念，规范接待标准、接待层级，优化接待流程，确保各环节、各细节落到实处，做到接待热情不铺张，隆重不浪费，展现好单位的良好形象。二是加强接待审批，严格公务接待费标准，严把接待经费开支关，通过“派餐单”等措施提前规定就餐标准、酒水标准，坚持一事一批、一事一核、一事一报，有效控制超范围、超标准、超规格接待发生。三是全面实施会议室定制化管理，加强会务人员礼仪和业务能力培训，开展会议服务满意度测评，精心筹备各类会议，确保会议组织零纰漏。四是加强归口费用管理，严格审批程序和标准，从购买、保存、领用等各环节加强监督。

（四）强化服务意识，在后勤保障上谋求新作为

一是增强服务的主动性。针对后勤管理工作的新情况、新特点，解放思想，挖掘潜力，创新方法，积极整合现有的服务资源，想方设法主动服务好，把难办的事办好、把好办的事办优。二是增强服务的规范性。深入开展服务规范年活动，结合年度工作重点，规范后勤工作人员在食堂、行政服务、保洁等方面的工作内容、标准和流程。通过工作标准、制度上墙、整改通知单和检查单等形式，加强规范化管理，确保现有服务资源发挥最大的效益。三是规范服务手段的多样性。采取多种形式开展征求意见建议活动，促进服务水平的提高。加强后勤与全体员工的沟通与交流，完善服务信息发布的平台和载体，公开监督电话，畅通员工投诉渠道，及时解决员工合理诉求。四是规范派车程序，合理调配公务车辆，不断强化驾驶员安全交通责任意识，加强车辆日常行驶检查维护，有效提升公务用车的保障能力。

（五）强化维稳意识，在信访管理水平上开创新局面

一是按照“属地管理，分级负责，谁主管，谁负责”的原则，落实信访工作责任制，明确各科室、车间（区队）的信访综治第一责任人，加大责任追究力度，严肃经济考核。二是不定期组织各科室、车间（区队）对信访敏感的问题、区域、群体进行不稳定因素排查，对已掌握的矛盾纠纷进行集中解决。定期组织召开维稳综治专题会议，加强信访维稳信息的沟通與确认，切实把“保稳定、促和谐”的工作责任落到实处。

（六）强化标准化意识，在文控管理上取得新进展

一是坚持“请进来”与“走出去”相结合，定期邀请业内专家对档案管理工作进行鉴定和指导，组织文控人员到档案管理先进单位进行观摩学习，大力推进档案管理规范化、标准化工作，强化归档管理，确保资料齐全完整、真实准确。二是推进档案数字化管理系统上线运行，力争早日实现档案数字化、信息化，着力提高文控工作的质量和效率。三是切实做好各类采购、商务合同以及工程档案资料的审查验收，积极参加各类竣工验收会议，对已交工的资料要及时组织审查，每次检查要形成检查表，逐一整改与落实，确保归档资料不留空白、不留死角。

（作者单位为神华宁夏煤业集团公司煤制油化工销售分公司）

参考文献

[1] 王晓强.新常态下做好施工企业办公室工作的思考[J].办公室业务，2016（4）：19-20.

[2] 李铎，刘轩轩.开展好办公室工作的几点认识[J].办公室业务，2016（8）：11-12.endprint