如何成功实施审核风险评估

2017-11-14安德鲁·沃德,贾润田

上海质量 2017年10期

如何成功实施审核风险评估

编者按

本文发表于2017年2月的《质量世界》杂志，作者安德鲁•沃德是Get On With Business公司的独立顾问，专门从事系统过程分析和风险评估。本文介绍了英国保富集团和横贯铁路公司定制的审核解决方案。该方案将审核流程分解成六个阶段：生成适用的审核清单、识别评估因子、确定各因子的权重、设定评估因子评分标准、应用评分、设定重要边界。

就核查质量流程和产出而言，审核计划是一项基本要求，它决定了在什么时候审核哪些方面的内容。然而，理解“哪些方面”和“什么时候”也是一个很大的挑战。

英国保富集团与横贯铁路公司在合同期内产生了这一问题。为期三年的新伍尔维奇站建设项目在修建到一半时，发现尽管制订了审核计划，却没有现成的、可应用于该项目的审核方法。质量团队很快意识到，没有可供参考的先例则意味着需要专门定制一个系统方法，来精准地满足该项目的审核需要。

当他们开始这个项目的时候，他们希望技术方案包含几个可交付成果，使其在合同期限内得到有效应用（并适用于其他工作或情况）。其中，风险评分必须是可视化的，以便客户进行审查，数据必须以便于审核的方式进行编排；项目的审核过程还必须有足够的灵活性，可以增加额外指标，以便在不必重新评定现有主题的情况下进行评分；在对风险进行评估时，人们通常容易忽略许多可能导致事件发生和后果的风险因子。这些因子被定义为子主题，并可基于交互作用进行评分。

所采用的评分流程必须确保可能导致风险发生和后果的因子是预先确定的，并且在每个主题中都是一致的。它应是一个定量的系统，其结果以数字形式表现，可以用来比较。在风险评估中采用数字形式会产生一个问题，即人们倾向于将数字绝对化，并避开对问题的解决。该团队通过设定一系列比对来克服这一困难。一旦要实现的目标明确下来，他们就设计了一个实现这些目标的流程。整个审核流程被划分为六个阶段，可以被系统地应用、添加或在后期加以更改。

表1

表2

一、生成适用的审核清单

遗憾的是，许多审核计划根本没有完成，而且不是利用系统方法生成的。这些审核计划通常做得很漂亮，但它们缺少生成适用的审核清单的明确依据。

审核清单应当通过系统的方式来生成。针对横贯铁路公司的合同，他们审查了相关的文件，包括合同交付、说明书、设计标准、计划和策略，以及横贯铁路公司自身的管理系统。他们必须要确保接受审核的主题是可管理的。经验表明，如果主题超过40个，将会导致审核重复并耗费大量的资源。

首先，他们会生成一个很长的审核主题清单，并注释它们的来源、概述它们的范围。然后，他们标注出合同中要求执行审核的地方，以确保它们能得到执行。

表3

二、辨识评估因子

在第二阶段，该团队需要识别评估流程中的重要因子。每个因子都适用于审核清单中的全部主题。这些评估因子是基于可能性和后果确定的。表1列出了已识别出的应用于施工工作的评估因子。

三、确定各因子的权重

为了进行成功的审核风险评估，需要对已识别的评估因子进行比较。该团队为各个因子制定了从1到5的权重，其中5为最高级。合同存续期间，在伍尔维奇项目的实践应用中，评级大部分保持在3或5（见表2）。

表4

表5

四、设置评估因子的评分标准

接下来，他们对每个评估因子进行描述和分级，并对它们赋值。然后，他们制作了一个清单，对每个评估因子按照1～5设置评分，其中最高的评分意味着影响最大。

五、评分的应用

设定好系统后，就可以将各因子应用于评估。你需要对照所有审核主题逐一查看评估因子，以确定最适合的分值。以表4中“员工的培训和能力”为例，其下有两个评估因子：对合同价值的影响分为2，对项目的影响分为3。总分是通过评分乘以权重来计算的。通过电子表格的设置，可以很容易地计算出结果。因此，在该例子中，对于“员工的培训和能力”，剩余工期分数4乘以权重3为12，然后将12加到总分中。对所有的评估因子重复这一算法，该列计算的总和就是总分。