档案信息化建设和档案管理的思考

刘 星

（河南省永城市人民医院，河南 永城 476600）

档案信息化建设和档案管理的思考

刘 星

（河南省永城市人民医院，河南 永城 476600）

在信息化高速发展的时代，传统的档案管理已不再适应时代的发展档案管理信息化成为主流趋势，因此，我们必须大力发展企业的档案信息化建设，逐步实现和完善企业档案的信息化建设。当今，时代正处于高速发展时代，信息技术等一系列高新手段不断渗透到各个行业中去，档案信息的管理也将面临着新的改变，档案信息是一种公共性的资源，其价值已被社会和人们所公认。但是，信息技术和信息产业高速发展的今天，我国的信息化管理工作处于滞后状态，对于信息资源的利用和开发工作还处于初始阶段，有待于我们进一步的探索与开发。

档案；信息化建设；档案管理

1 档案管理信息化建设的重要性

1.1 有效提高档案管理的效率

传统的档案管理方式基本需要全人工方式进行操作，例如，档案的录入、查找以及分类等操作。这样的方式有着工作效率低，错误率高等劣势。针对这些问题，以互联网为代表的信息技术与档案管理工作相融合，建立新型的信息化档案管理工作模式，能够使档案管理能够以计算机为载体进行电子化管理的实现。信息化档案管理能够提供快捷的档案查询、浏览、插入以及传输等操作，有效提高工作效率。不仅如此，信息化的档案管理能够节省经济开支，降低人力资源，最重要的是能够保障档案的安全性与规范性。

1.2 有效增强档案资源的共享性

基于互联网技术的信息化档案管理模式，能够增强档案信息管理的共享性。由于档案有着不可复制的特点，因此档案的异地查阅是非常困难的。档案管理的信息化建设能够改善此类问题。依靠互联网技术，能够快捷的完成档案查阅和传输等工作。另外，将有价值的可共享的档案信息进行网络共享，能够充分提高档案资源的利用率，使其发挥更好的作用。

1.3 有效提高档案的安全性

档案的安全性包括物理安全以及内容安全两个方面。一方面，传统的档案均为纸质存档，因此，受温度、湿度等环境因素影响很大，存储时间面临很大的挑战。而电子档案的出现，有效地解决了档案存储期限的问题，通过安全的备份，可以保障档案长时间的存储；另一方面，传统的纸质档案在进行异地传输以及搬运的过程中，会遇到自然破坏以及人为破坏的因素。然而，以后互联网技术的电子档案传输，有效避免了运输过程中对档案的损害。

2 档案信息化建设和档案管理策略

2.1 创新思路，增加资金投入

加快档案信息化建设，领导支持是关键，资金投入是保障。要创新思路，广开财源。首先，积极向领导反应档案事业的历史意义和现实意义，提高其重视程度，将档案信息化建设经费纳入单位每年的财政预算中去；其次，加大档案资源的开发利用，与政务网、互联网建设等相互结合，积极为社会政治和经济建设服务，以此提升地位；最后，利用档案资源，开展有偿服务，创新拓展档案资源服务领域，创造价值，以档养建。

2.2 具有区域特色的信息化档案管理模式

为了提高档案管理的工作效率，要求档案管理部门逐步构建具有区域特色的信息化档案管理模式，其具体措施为：①构建相应的信息化档案开发体系，严格落实档案信息资源存储及档案信息资源检索服务的流程，逐步研发相应的信息软件及检索服务工具，增强档案管理部门的管理水平，实现档案管理的科学化、信息化及系统化管理；②构建相应的监管评估体系，明确信息化档案管理的工作目标，不断完善信息化档案管理的工作体制，及时把握信息化档案管理的发展趋势。

2.3 完善档案管理的法律法规

作为信息化档案管理的基础条件，要求政府及相关部门不断完善档案管理的法律法规，确定档案信息资源的法律效力，便于最大程度发挥档案信息资源的作用。同时，要求相关技术人员以信息化档案管理的基础设施、电子档案的存储保管利用及信息化档案管理平台为切入点，逐步建立具有地方特色的档案管理制度，做到有法可依，有规可循。

2.4 建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：①建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；②采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

3 结束语

总之，随着我国经济的不断发展，城市规模的不断扩大，档案资源的信息类型逐渐复杂，档案管理的工作量逐渐增加，为了提高档案管理的工作效率及质量，加快档案管理的技术变革，及时分析现阶段我国档案管理的现状，提出相应的解决措施。要求相关技术人员坚持实事求是的原则，结合档案管理部门的具体情况，转变传统理念，加大对信息化档案管理的重视程度，扩大资金投入，落实档案管理的工作流程，强化工作人员的整体素质水平，树立工作人员的安全意识，逐步构建具有区域特色的信息化档案管理模式，与现有的档案管理方法相融合，便于解决在实际工作过程中所面临的问题，更好地服务于社会。

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1009-5071（2017）10-0120-02