基于信息化的企业管理变革-PCP 采购协同应用管理系统构建

范江东

（国网浙江省电力公司，浙江 杭州 310000）

基于信息化的企业管理变革-PCP 采购协同应用管理系统构建

范江东

（国网浙江省电力公司，浙江 杭州 310000）

以2015年国网浙江省电力公司物资供应分公司在企业管理变革中，如何以信息化手段支撑企业管理变革为例，提出创新的PCP采购协同应用管理系统平台建设，并对其信息系统基础平台的构建和功能的实现进行了描述。

企业信息化；电力物资；采购协同应用管理系统

1 引言

2012年国家电网公司提出“三集五大”（“三集”物资集约化管理、人资集约化管理、财务集约化管理；“五大”是大规划、大建设、大运行、大检修、大营销体系）体系建设以来，国家电网公司进行了一场规模巨大、前所未有的管理变革，并对其信息系统进行了适应性调整。2015年国网浙江省电力公司物资供应分公司在企业管理变革、业务管理优化、信息化管理支撑上都取得了卓越成效。本文对2015年期间国网浙江省电力公司物资供应分公司以信息化手段支撑企业管理变革进行了描述与分析。

2 PCP采购协同应用管理系统简介

物资公司信息化支撑“三集”体系建设变革面临着调整范围广、系统集成高、转换数据多、业务变化大、沟通任务难等困难和挑战，因此物资公司领导层通过总结经验，以信息化为手段打通企业各部门工作壁垒、优化企业业务流程，提升企业管理效益、建立协同信息系统，支撑企业管理变革、培养信息复合队伍，完善企业人才储备为目标，通过信息化工作手段，柔性支撑物资公司企业管理变革，提出创新的PCP采购协同应用管理系统平台建设，创建适合自己的信息化项目管控模型。以需求、进度、质量为抓手，高标准、高质量、高效率地推进国网公司信息通信支撑“三集五大”体系建设。

在项目初期，公司建立了项目组织架构，成立了公司项目信息化及信息安全领导小组、工作组、各相关部门及信息化项目组等。通过组织架构协调公司业务，推进信息化项目建设。通过组织架构确定职责，落实两个责任主体，其中业务需求责任主体负责审核确认系统调整内容、系统上线时间、系统蓝图、功能设计及上线切换方案等；保障抽调人员全程参与，积极配合信息系统调整工作；组织用户负责进行系统测试、业务数据清理、权限收集和参加培训等工作。系统调整责任主体评估业务调整需求部门的业务需求，组织厂商对系统进行实施工作；PMO项目管理办公室负责调整工作整体管控和沟通协调。

3 PCP采购协同应用管理系统构建

根据物资公司业务需求的缓急程度，遵循“总体规划、分步实施”的原则，进行系统的业务框架及技术方案设计。

3.1 信息系统基础平台构建

2014年12 月至2015年3月为信息系统基础平台构建期，主要对招标采购业务进行梳理，完成系统框架搭建，对紧耦合系统采用一体化设计，对松耦合系统采用集成化设计，采用文档及数据存储技术和数据交换技术实现电子化采购系统数据的集中与共享，以及与ERP、ECP、电子商务网等其它信息化系统的数据交互；对招标公司急需功能进行系统功能开发。按规划在系统实施3个月后，进行第一期功能上线，后期逐步完善招标平台辅助功能，招投标项目辅助管理主要实施内容如下：

（1）搭建招标采购业务项目结构。以浙电招标采购业务现状为基础，梳理招投标采购业务流程。以招投标项目全过程管理为主线，搭建招标采购业务协同平台业务框架结构。如图1所示，该结构分为项目前期准备阶段、招标采购执行阶段和招标采购完结阶段。其基本流程为省公司向总部上报需求计划，省公司审核后将需求计划同步到ECP企业管理云平台，然后下达到省公司分配指标代理机构，省公司分配指标代理机构向招标公司下达指标任务，至此前期准备工作完成，进入招标采购执行阶段。招标公司进行标（包）划分，然后提交给省公司招标处审核，审核结果反馈给招标公司，招标公司编制招标文件，并提交给省公司招标处审核，审核结果反馈招标公司，招标公司发布招标公告、网上开标以及对投标文件按相关标准进行打分，采购执行阶段完成进入完结阶段。该阶段招标公司根据打分结果确定最终的中标公司，将结果上报省公司物资部，并将项目资料归档，至此招标采购项目完成。

图1 招投标项目全过程管理流程

（2）搭建PCP管理平台架构。以物资调配平台为基础，扩展非结构化数据存储，实现PCP管理平台与省公司ERP、国网ECP、电力商务网等系统集成应用，具体如图2所示。该平台主要分为信息来源层、信息交互层、数据仓库层、应用设计层以及分析展现层。

图2 浙电招标业务协同运作管理平台架构

（3）基础数据管理及报表管理功能。基础数据管理及报表管理功能包括采购通用基础数据管理、历次招标采购信息数据管理与各类报表管理三部分。采购通用基础数据管理功能是按照国网公司规定的指导标准，收集汇总各类物资或者工程服务供应商基础数据库，包括但不限于注册资本金、销售业绩、运行业绩、试验报告及强制认证要求等资格业绩条件标准。历次招标采购信息数据管理即收集历史批次招标相关的各项信息，并保存至系统，提供导出及汇总查询功能等。各类报表管理是根据物资招标采购管理要求，提供系统物料主数据查询、服务主数据查询及采购数据统计各类报表。

3.2 PCP采购协同应用管理系统的功能实现

基于第一阶段的成果，于2015年3月-2015年12月在系统中实现项目全过程管理、业务协同运作及辅助决策分析功能，具体功能如图3所示。

图3 PCP采购协同应用管理系统具体功能

3.2.1 计划审查管理功能。计划审查管理功能包括计划在线审查管理、物资标准化管理和审查专家管理。

（1）计划在线审查管理。各单位上报需求计划至物资公司后，物资公司计划部门协同省公司物资部开展计划集中审查工作：首先在系统中维护审查批次信息、制定计划及招标项目经理后，将数据同步至系统，再进行审查专家委派及通知工作；在审查日，专家到场，组长分配组内审查任务，各专家进行计划审查工作，并将审查意见填写至系统中，逐级提交审查，同时将数据移交至招标项目经理确认。

（2）物资标准化管理。包括物料主数据管理、技术规范书管理、采购目录管理、概算价格管理、交货周期管理、交货地点及交货方式管理等。

（3）审查专家管理。包括审查专家维护、审查专家审核、专家评价管理、评价结果查询等。

3.2.2 招标采购辅助支持功能。具体功能如图4所示。

（1）模板管理功能：通过系统管理招标采购中的各类线外及系统内使用工作模板，诸如招标采购方案、采购文件、中标通知书等。

（2）采购文档自动生成：主要是通过文字嵌套引用的方式，项目经理根据系统中相应模板（相关模板管理详见管理功能）进行相应的编辑，生成所需文件资料。

（3）采购标包划分功能：主要针对协议库存采购及需求较多的物资招标及超市化采购项目，根据相应逻辑，系统自动进行数据计算分析，得出《建议采购标包划分方案》。

（4）评标辅助支持工具：针对在评标过程中出现无效报价、税率错误、保证金不足的状况，系统通过数据筛选功能，自动导出出现以上三种情况的投标人。

（5）采购异常情况跟踪管理：主要对于项目中流标、投诉等异常情况的记录、汇总及跟踪，做到数据统计和跟踪、提醒、降低遗忘几率。

（6）中标服务费及保证金跟踪：通过系统数据接口及功能开发，解决目前公司中标服务费和保证金收退与财务间信息不同步问题，对供应商中标服务费递交及历史问题进行全程跟踪，对未及时交付供应商进行短信通知。

（7）采购电子资料移交及归档：通过系统满足招标各招标项目资料存储需求，同时通过线上与线下资料及文档流转，满足资料移交相关人员线上审核及确认，实现资料归档的及时性，准确性及完整性。

（8）专家短信通知功能：通过系统开发管理评标专家相关信息资料，定期进行维护更新评标资料专家库，同时通过接入省公司内网短信平台，对每批次抽取出来的评标专家进行批量短信通知。

（9）辅助决标功能：根据国网物资与非物资招标采购决标逻辑，在系统中开发一键式辅助决标功能，评标完成后，将评标结果打分信息导入到平台中，平台根据相应逻辑进行自动授标，并生成招标过程中的各项文档表格。

3.2.3 管理信息发布和共享。具体功能如图5所示。

图5 管理信息发布和共享功能包括的具体功能

（1）公告栏：搜集并发布最新国家招标采购相关法律法规；国网公司、省公司及物资公司的招标采购相关政策、管理办法及要求，以及公司月度会议精神、部门会议纪要等。

（2）招评标经验交流栏：主要为各项目经理建立一个交流工作经验的平台，以此来实现业务信息交流，增进业务技能水平。

（3）项目信息发布门户：实现建设项目信息发布门户功能，门户中发布信息主要涵盖：招标公告、推荐中标候选人公示、中标（成交）结果公示、废标公示、公共信息；门户中提供系统操作手册及必要软件下载专区。

（4）供应商注册与更新：平台首页提供供应商基础信息注册与更新功能，注册完成后由主数据管理人员进行供应商信息审核，通过后，自动生成用户账号与密码进行平台信息操作；同时系统提供供应商货源管理维护，供应商通过维护货源信息，可让采购人及时了解潜在投标人。

（5）供应商在线报名：通过与PCP管理平台数据对接，系统平台提供按照分包情况在线报名，供应商登陆系统点击报名后，由招标代理机构确认后生效。

（6）澄清与补遗：通过系统开发，实现项目招标信息网上澄清与补遗功能；满足澄清与补遗回复功能；提供澄清与补遗信息统计及数据导出功能等。

（7）招投标文件下载：通过与协同平台数据对接，将协同平台招标文件信息推送至外网，按照各分包供应商报名情况，提供至对应供应商进行下载。

（8）投标二维码在线生成：供应商标书制作过程中，根据报名标包信息，在线编辑投标二维码信息，系统检查数据完整与准确性后，自动生成二维码图片，打印至标书封面，在标书递交之日，采购工作人员使用工具扫标书封面二维码，确认标书投递信息。

（9）供应商报价应答：实现供应商报价信息维护、加密及提交功能；截标完成后，系统关闭项目各供应商投标文件递交通道，根据各供应商递交的报价加密报价文件自动进行标书信息加密过程。

（10）在线视频开标：实现采购在线开标与唱标功能，对不满足条件的标包投标人进行不开标设置，对未成功解密投标人实现投标数据补录功能；通过系统在线视频播放功能，将现场开标情况直播给未达到现场的投标人，并在系统中提供投标人报价确认功能等。

3.2.4 专家管理。专家管理模块包括：专家抽取及短信通知、专家指纹管理、评标专家日常评价和专家报表统计分析等功能。

（1）专家抽取及短信通知：项目经理提交专家抽取申请至监督部门管理专责，专家管理专责根据要求在平台系统进行专家抽取，将抽取的名单导入系统进行短信通知，根据短信回复内容确定专家是否出席。

（2）专家指纹管理：主要包含专家指纹采集和专家指纹认证两部分，专家指纹采集完成后，当专家在评标现场报到时，通过平台指纹对比进行身份识别。

3.2.5 会务管理。会务管理模块包括会议申请单、标准维护、会议检索、专家账户信息库、报表管理功能和专家咨询费发放等功能。

3.2.6 财务管理。财务管理包括年保供应商管理、保证金核对及清退、代理服务费核对、代理服务费短信催缴及抵扣等功能。

（1）保证金核对及清退：项目经理根据招标文件要求，在PCP平台系统中计算出投标供应商保证金应缴金额后，移交财务部门进行保证金的比对工作并短信告知财务部门；财务部门在PCP系统中完成投标供应商保证金的比对工作后移交招标部门；招标部门根据财务保证金比对情况，对投标供应商保证金不足或者未缴的供应商进行废标处理；项目结束后，财务部门完成保证金的清退工作；中标供应商缴清代理服务费后，方可进行清退。

（2）代理服务费核对，短信催缴及抵扣：中标结果产生代理服务费发出后，财务部门进行代理服务费的收缴工作，对代理服务费未及时缴纳的供应商，财务部门进行短信催缴。

3.2.7 采购供应协同管理。中标结果审批通过后，在系统生成中标通知书及缴费通知书，通过接口移交到供应商服务大厅，大厅根据清单通知供应商前来领取，领取结果反馈至PCP管理平台，实现与合同部门、供应商的协同。同时，招标部门将中标结果清单发布在PCP平台，通知项目单位联系相应供应商进行合同签订等后续工作，实现了同项目单位和供应商的协同。

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Corporate Management Reformed Based on Informatization:Establishment of PCP Purchasing Collaboration Application Management System

Fan Jiangdong
(State Grid Zhejiang Province Electric Power Company,Hangzhou 310000,China)

In this paper,by studying the corporate administration reform of the State Grid Zhejiang Province Electric Power Company in 2015 using informatization means,we proposed innovatively the construction of the PCP purchasing collaboration application management system platform and then described the building of the subsystems and the realization of their functions.

corporate informatization;electric power material;purchasing collaboration application management system

F253.9;F270.7

A

1005-152X(2017)10-0137-05

10.3969/j.issn.1005-152X.2017.10.027

2017-08-17

范江东（1968-），男，浙江宁波人，高级工程师，研究方向：电网生产建设物资管理。