办公室文书档案管理信息化

魏蓉

【摘要】随着市场经济的迅速发展以及计算机技术、网络技术、信息技术的日益普及，办公室文书档案管理也应朝着现代化、信息化的方向发展，同时这也符合时代发展的需要。但就现阶段来说，办公室文书档案管理中依然存在着诸多问题，严重限制了办公室文书档案管理的信息化发展。必须重视档案管理中的问题，正确认识档案管理及档案管理信息化的重要性与必要性，采取有效的措施，实现办公室文书档案管理信息化。本文中，笔者主要对办公室文书档案管理信息化的相关问题进行了分析，以供参考。

【关键词】办公室 办公文书 档案管理 信息化建设

1.办公室文书档案管理信息化过程中所面临的问题

1.1对办公室文书档案管理信息化缺乏足够的认识。现阶段，虽然信息技术逐渐得到了发展与普及，但是人们对信息技术实际应用中的作用仍然没有充分的认识。与此同时，领导与管理人员对档案管理信息化缺乏足够的认识，不了解档案管理信息化的必要性及其带来的巨大效用，一些档案管理人员也缺乏对档案管理信息化的正确认识，依然采取传统的档案管理模式、管理方法，这就给办公室文书档案管理的信息化发展增加了很大的难度。

1.2档案管理人员信息化知识水平不高。就目前情况来看，档案管理人员信息化知识水平不高的问题普遍存在。究其原因在于，第一，档案管理人员大多数年龄较大，对计算机、网络接触较少、无法熟练运用，导致其缺乏对信息化知识、信息化技术的了解与运用能力；第二，有一些档案管理人员对信息化管理技术、现代化科技产品存在排斥心理，认为这些过于复杂、繁琐，不如传统方法踏实有效。上述原因的存在，给档案管理信息化建设带来了非常大的困难。为了保障办公室文书档案管理信息化建设的顺利开展，必须加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的信息化知识水平。

1.3无法有效确保数字化档案的安全性。就现阶段来说，办公室文书档案管理的信息化水平普遍较低，同时，安全建设水平也普遍较差。在尚未有效建立安全系统的时候，档案管理系统极易遭受来自于网络的外来攻击，若电子档案被改动，或者是档案信息丢失，不仅会给档案信息的安全性、完整性造成严重的损害，还会带来巨大的损失。为确保档案信息安全，档案管理人员只能采取加强档案保密工作的措施，这就给档案共享的实现带来了很大的难度，也导致了档案利用效率的降低，得不偿失。

2.办公室文书档案管理信息化的意义

文书档案是企事业单位各项活动开展、建立、变更以及注销的记录载体，也是确保管理工作能够顺利实施的原始资料，同时，若是有关部门进行查看的时候，还可以当作重要的凭证与依据。近年来，在计算机技术、信息技术快速发展的背景下，我国各行各业的工作效率不断加快，诸多领域均走向了信息化的发展道路。在办公室文书档案管理工作中，通过合理应用信息技术，可以在很大程度上提高档案管理人员收集档案资料、整理档案资料、归纳档案资料以及分析档案资料的效率，也有利于提高档案查阅效率、档案使用效率。

3.促进办公室文书档案管理信息化发展的策略

3.1提高对档案管理信息化的正确认识

为有效推动办公室文书档案管理信息化发展进程，应提高对办公室文书档案管理信息化的正确认识，并要意识到办公室文书档案管理信息化发展的重要性，具备现代化的文书档案管理理念，从而确保在思想上加强对办公室文书档案管理信息化的重视。在此基础上，加大资金投入，致力于信息化建设，采购信息化设备，为办公室文书档案管理信息化建设提供良好的基础设施保障。

3.2加强档案管理人员的培训力度

为确保办公室文书档案管理的信息化发展，必须加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的信息化知识水平与专业素质，确保档案管理人员能够熟练掌握信息化技术，在实际开展档案管理工作的信息采集、信息整理、信息分类以及管理的全过程中，有效应用计算机技术、网络技术、信息技术。

3.3构建科学的档案管理平台

通过构建科学的档案管理平台，可以使办公室文书档案管理工作变得更加严谨、科学化，同时还有利于提高办公室文书档案信息的完整性、安全性。第一，应建立加工系统，实现档案资料信息的数字化之后，对档案资料信息进行分类、整理，构建办公室文书档案的收发轨道；第二，建立存储系统，将办公室文书档案完整存入资料库，不仅可以确保档案的完整性，也有利于确保档案的安全性；第三，构建保密系统、查询系统，实现档案查询的保密性、便捷性，提高档案使用效率。

3.4建立检索系统

通过构建检索系统，可以促进办公室文书档案管理工作更好的发展，能够为档案的查找、档案的归档提供一定的便利，有利于为满足办公室文书档案的实际使用要求，还可以进一步确保办公室文书档案管理工作、保存工作的安全性、完整性。办公室文书档案检索系统一般包括两种类型，即普通文书档案、重要文书档案。首先，普通文书档案的检索系统，必须建立时间、文书档案名称以及文书档案的存放地点等几个简单的条目，在查找、借阅普通文书档案的时候，仅需根据检索系统中所标明的档案柜编号以及柜门号码，便可以直接找到需要的文书档案。其次，重要文书档案指的是，涉及版权意义、保存时限较长、单位价值较大以及保密层级较高的文书档案。

3.5建立完善的监督制度与抽查制度

表面上看，办公室文书档案的保管以及使用，属于行政管理的范畴，但是，其本质上来说，是企事业单位各项活动开展、建立、变更以及注销的记录载体与资料，因此，办公室文书档案管理工作具有非常重要的价值。基于这样的原因，领导与管理层，应加强对办公室文书档案管理工作的重视，同时，也要根据实际情况，建立完善的监督制度与抽查制度。首先，普通文书档案的抽查与监督，可以运用不定期抽查的方式，也可以和其他相关工作一起进行，如领导需要查阅某一份文档的时候，在借阅文书档案的同时，也可以检查文书档案管理工作的實际情况。其次，重要文书档案的抽查与监督，应采取定期抽查的方式，行政主管可以按月或按季度，抽查重要文书档案的保管、借阅实际情况，并要根据实际抽查结果，来对办公室文书档案管理人员进行绩效考核，以提高管理人员的工作积极性。

结语：综上所述，对于档案管理部门来说，为确保档案安全，提供更有效、更便捷的档案服务，就必须推动办公室文书档案管理的信息化发展。通过实现档案管理工作的信息化，不仅可以提高档案管理的效率、确保办公文书档案安全，还能提高档案管理质量、减轻人工负担，从而有利于提高档案管理的效益。endprint