论人事档案在人力资源管理中的效用

柯玉蓉

【摘要】单位人事档案管理作为单位人力资源管理中的一项重要内容，对于事业单位更好地进行人力资源配置，充分利用人才，建立高效的职工队伍有着十分重要的意义。本文旨在探究人事档案在人力资源管理中的效用，并提出加强人事档案管理的方法。

【关键词】人事档案管理；信息化；方法

一、人事档案管理在人力资源管理中的效用

（一）促进人力资源的优化配置。人事档案是关于单位员工信息和资料的真实全面的记录，通过人事档案的查阅，可以了解到真实的员工信息和材料，包括员工的工作经历、学历背景等等，单位要想合理地配置人力资源，从而为每个职位找到合适的人选，做好人事档案的管理工作是至关重要的。因此，单位应当重视人事档案的管理工作，通过人事档案客观的反映和分析员工能力及情况，将人事档案作为重要的参考信息，更加合理地进行岗位的变化和人员的流动，使单位能够更好地利用人才，增强单位的人力资源配置效率。

（二）为单位的重要决策提供依据。在事业单位的人力资源管理工作中，人事考核、绩效评估、薪酬分配是重要的工作内容，这些构成了单位重要的奖惩管理、晋升制度，是单位进行一系列人力资源管理决策的参考内容。而良好的人事档案管理可以充分反映出员工在单位的工作表现和能力，可以帮助单位通过档案对员工进行素质和能力的评估，从而在进行决策时有所依据，更加合理地作出决策。

（三）客观反映单位的人力资源情况，体现单位发展潜力。当今时代，单位间的竞争关键在于人才的竞争，单位要想更好地发展，则需要对本公司的人力资源状况进行全面的了解和有效的预测。人事档案是对单位的人才情况的真实反映，通过人事档案管理，单位可以更好地了解人才方面的优势或欠缺，及时优化人力资源，引进所需的人才，并保证人才能为公司所用，从而增强单位的发展潜力。因此，重视人事档案的管理工作，对于单位的人力资源管理意义重大，关系到单位的生存与发展。

二、加强人事档案管理的方法

（一）重视单位人事档案管理的信息化改革。事业单位人事档案往往通过文字、图表等形式进行记录和保存，是真实客观的单位员工信息记录，是单位了解员工情况，从而正确任用人才的重要考察内容。传统的档案往往由纸质材料组成，不利于单位更快捷地查询和良好地保存。单位应当充分认识到在人事档案管理工作中采用信息化的方法、意义和重要性，完善人事档案管理工作。另一方面，要促进人事档案管理工作人员对信息化管理方法的认识和重视程度，保证单位从上到下都树立起信息化管理的工作意识，优化人事档案管理体制和方法。

（二）建立健全人事档案管理体系。很多单位已经习惯于当前的人事档案管理模式，对于进行人事档案管理改革的必要性缺乏认可。很多单位将工作重心放在实体管理上，大量通过人工的方式进行档案管理，这对于人力资源的更好利用和配置十分不利。因此，单位应当对自身人事档案管理工作中存在的落后问题进行高度的关注和深刻的分析，改变管理制度以及操作方法中的不当之处。单位应重视对于人事档案管理体系的完善，为单位员工建立一个数据库，将所有员工的基本信息上传到数据库，可以通过工号等方式进行信息的调用和检索，形成一套健全的人事檔案体系，为人事档案管理工作的改进打下基础。

（三）引入先进档案管理信息化技术。操作快捷、简便，适合单位发展情况的人事档案管理技术是进行人事档案管理工作改革不可或缺的因素。这就要求单位在技术方面加大投入，从技术方面为人事档案管理的进一步发展提供有力的支持。首先，单位应当根据单位发展的实际情况量身定做，为相关工作人员配置适合的人事档案管理操作系统和软件。同时，为单位员工建立个人档案信息平台，通过姓名、岗位、工号等信息进行信息检索，使单位的人事档案管理真正向着高效、便捷的信息化方向发展。

（四）提高工作人员的素质。工作人员是进行人事档案管理工作的重要因素，单位应当在人员方面进行适当的调整，任用一些了解先进管理技术和方法的年轻人才进行档案管理工作，同时对于不熟悉档案管理和计算机操作方法的工作人员进行适当的培训，保证从事相关工作的人员有着过硬的知识和能力，能够掌握信息化管理技术，优化岗位配置，使得人事档案管理工作的改革之路更加顺畅。

（五）提升单位人事档案管理工作者的责任意识。人事档案是单位的重要人事资料，对于单位合理地运用人力资源，谋求更好的发展有着十分重要的意义，在单位的绩效考核及岗位任用等人力资源管理方面发挥了重要的参考价值。而单位人事档案管理工作在当前的发展中面临着一定的风险，尤其是计算机办公系统广泛应用的时代，稍有不慎则可能泄露公司的重要信息。因此，需要人事档案管理者在自己的工作中树立高度的责任意识和保密意识，确保人事档案的妥善管理，对人事档案采用密码锁定的方式，防止以任何形式将单位的人事档案信息泄露给他人。

综上所述，人事档案管理工作对于单位人力资源管理工作有着十分重要的意义。单位应当充分认识到当前人事档案管理工作中存在的不足之处，采用信息化的管理手段和技术，积极改进工作的制度和方法，更好地利用单位人力资源，促进单位的现代化发展。

【参考文献】

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