数字档案管理工作的现状及对策

左章静

【摘要】数字档案存储非常方便，能够实现资源的共享，已经逐步取代了传统纸质档案。不过在数字档案管理工作中也存在很多问题，这对数字档案管理的发展产生了巨大的制约，只有尽快解决这些弊端，才能促进数字档案管理的进一步发展。本文将简述当前数字档案管理工作的现状，并有针对性地提出切实可行的解决对策。

【关键词】数字档案；管理；对策

近年来，计算机技术、多媒体技术、网络技术和通信技术发展速度越来越快，对档案实现了数字化管理，在各种新的载体下，将档案资源转化为数字化档案信息。数字档案管理具备众多优势，利用网络进行连接，可以实现资源的共享，能够促进信息的交流，携带也非常方便，在各个领域中得到了非常广泛的应用，未来有着广阔的发展前景。

一、数字档案管理工作的现状

（一）技术有待完善。在数字档案管理过程中，数字化技术运用时间还不够长，虽然在很多地方为人们生活带来了方便，不过由于技术不成熟，还缺乏足够的经验与借鉴资源，造成其技术还有待进一步完善，使用期间也必然出现很多问题。数字化技术主要以计算机为基础，现阶段我国计算机水平还不是很成熟，有很多地方都需要进行改善。由于计算机容易发生各类问题，会影响存储在计算机中信息的安全性，会导致档案资料出现泄漏、丢失的问题。一些单位储存的档案信息具有极高的价值，这对数字档案管理的机密性提出了很高的要求，不过由于存在着技术不完善的情况，导致不能有效保障其机密性。

（二）管理体系不够完整。为促进数字档案管理更好地发展，需要建立起完整的管理体系。不过现阶段数字档案管理工作中频繁出现安全问题，大多是管理体系不够完整所致。在数字档案管理工作中，缺乏较为完善的管理方法，这样在管理的过程中容易出现各种问题，如录入错误、操作不规范及系统崩溃等，为数字档案管理工作带来了不利的影响。

（三）储存载体安全性不强。与传统档案管理方式不一样，数字档案管理信息储存方式非常特殊，不再将信息记录在纸上，而是在计算机中储存档案，通过数字形式呈现出来。不过数字档案储存有很多缺陷，尤其是其脆弱性特点，会对档案造成毁灭性打击。数字档案载体本身十分脆弱，如U盘、光盘等，极易发生遗失与损坏等。此外，数字档案载体更新比较频繁，必须在最新设备中进行保存，否则将出现安全问题。

二、加强数字档案管理工作的对策

（一）提升专业技术水平。数字档案管理要求非常严格，管理工作中不能发生过失与错误，否则将导致出现难以挽回的损失。因为，要想提升数字档案管理工作成效，必须提升专业技术水平。对数字档案管理者而言，必须做好信息保密的工作，为确保档案信息的绝密与安全，需要采用信息加密技术，为储存在计算机中的信息给予多重保护，避免发生窃取的情况。此外，为提升数字档案的安全性，还要设计相应的认证程序，利用一些特殊的密语，对档案查阅权限进行控制。为避免密语被他人获取，还要设置防火墙进行阻挡，提升保护的效果。

（二）建立完善的管理体系。做好数字档案管理工作，能够保证将档案应有的价值体现出来，对此需要建立完善的管理体系，提升数字档案管理效果，这样才能获得最大化的利益。为建立完善的管理体系，需要从数字档案管理工作实际情况出发，充分考虑各方面的因素，通过管理体系约束数字档案管理工作，这样才能提升管理工作效率，为数字档案的利用提供方便，并能够避免数字档案发生遗漏、丢失等问题，保证其完整性、真实性和准确性。

（三）提高数字化档案利用率。数字档案的优势非常明显，如方便、快捷等，这是传统纸质档案不能相比的。数字档案传播、查询和使用都非常快捷，需要重视提升数字档案的利用率，确保将其作用最大限度发挥出来。从实际情况来看，网络资源利用率还不够高，应尽快采取有效的措施，如要尽快建立档案电子化系统工程，加强对系统的总体设计，合理进行配套设备选型，加快档案管理软件的开发与利用，并做好档案整理、录入、备份及安全等工作。对于查询与共享要求的提升，对档案管理系统设备来说，要选择双服务器设备，同時做好双备份，设置好查询系统，确保资源能够得到共享。

（四）培养专业技术人才。数字档案管理是一项技术性较强的工作，对管理人员的要求也很高，需要其尽快掌握更多的先进知识，提升技术水平，才能满足数字档案管理工作的需要。对此，需要加大对档案管理人员的培训教育力度，帮助他们掌握更多的计算机技术、网络技术和数字化技术，能够熟练操作各种信息化设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。对档案管理人员而言，也要切实引起重视，充分意识到学习的重要性，能够主动学习数字档案管理相关知识，从而更好地胜任岗位工作，不断提升数字档案管理水平。这样才能保证数字档案的完整、齐全，为今后的利用提供方便。

三、结语

总之，随着社会的快速发展与网络技术的进步，档案管理工作也逐步实现了数字化，让信息资源得到了共享，并能够高效进行查询与使用。基于此，我们要在思想上引起高度的重视，做好数字档案管理与利用工作，加快数字档案网站建设，规范各项工作标准。这样才能有效提升数字档案管理水平，将各种档案资料的价值真正体现出来。

【参考文献】

[1]黄凤丽.数字档案管理中存在的问题与对策分析[J].黑龙江科技信息，2016（22）：164.

[2]殷海燕.数字档案管理策略[J].中外企业家，2015（23）：169.endprint