人事档案信息化建设现状分析及创新策略

刘卿

【摘要】在网络技术、信息技术的推动下，人事档案也从原来的纸质管理方式逐渐转变为信息化管理方式，管理效率和管理水平得到了显著提升。但是，现阶段人事档案信息化建设水平普编较低，仍有较多环节的工作有待改善，为充分发挥信息化技术在人事档案管理方面的应用优势，就需要采取有效的创新策略，加快人事档案信息化建设步伐。

【关键词】人事档案；信息化建设；重要意义；现状；创新策略

人事档案是我国人事管理中的关键性材料，记录了一个人的主要经济、政治面貌、品德作风等信息，能够真实、客观地发映出人的能力及阅历。在快节奏的社会发展形势下，人才流动更为频繁，人事档案调用次数也随之增多，传统的纸质档案在调用过程中容易出现破损、遗失现象，并且管理起来比较麻烦，影响了人事档案利用价值的有效发挥，难以满足实际需求，加强信息化建设已成人事档案管理的必然发展趋势。

一、人事档案信息化建设现状分析

近些年，在信息化技术的大力支持下，人事档案信息化建设正在如火如荼地进行着，虽然已经取得了一定成效，但是实际工作中仍存在较多不足。第一，基础设置不完善。很多地区的人事档案管理仍沿用传统方法，信息化建设意识薄弱，重视力度不足，缺乏相应的信息化办公设施，或者是基础设备落后，无法实现全网联合管理，各自为政特点明显。第二，软件开发力度不足。当前人事档案信息化管理所用软件更新、升级速度较慢，信息化系统功能不够齐全，并且软件使用安全性得不到保障，不仅会影响人事档案信息资源共享，还容易出现泄密现象。第三，管理标准不规范。现阶段针对人事档案信息化管理模式，并没有形成较为统一、规范的管理标准，并且还经常出现执行不到位的问题，各个职能部门之间也缺乏有效沟通，导致管理水平和管理效率较低，阻碍了人事档案信息化建设的顺利推进。第四，专业人才稀缺。人事档案管理人员老龄化现象严重，大多是老一辈工作人员，这部分人员对信息化技术了解较少，信息化设备操作不够熟练，而部分信息技术掌握较为熟练的年轻工作人员，岗位责任意识薄弱，工作过程中存在应付、敷衍等不端正态度。这些都是当前人事档案信息化建设过程中亟须解决的问题。

二、人事档案信息化建设创新的策略

要想提高人事档案信息化建设水平，加强档案管理力度，就需要针对实际工作中的不足采取有效创新策略，改善人事档案信息化建设现状。

（一）完善基础设施。在当前社会形势下，必须明确人事档案信息化建设的必要性，加强信息化基础设施建设。一方面，人事档案管理部门应及时更新传统管理理念，强化信息化建设观念和意识，提高对该项工作的重视力度，投入足够的资金用于信息化设施建设，为人事档案信息化管理提供基础办公设备。另一方面，应及时更新老旧信息化设备，加强与各地区人事档案管理部门的联系，实现人事信息资源的数字化以及人事信息资源共享，促进全网联合管理的实现，构建集中统一的管理体制，进而实现更为理想的管理效果。

（二）重视软件开发。人事档案信息化管理需要依靠性能优良、功能完善的软件来实现，这就需要加大软件开发力度。人事档案管理部门及人员，应重视信息化管理平台的构建，不断对软件进行优化升级，改良软件运行性能、完善软件操作功能，提高软件的安全性。在研发人事档案信息化管理平台及软件时，要尤为重视系统功能的完善性，实现对人事档案的信息的存储、管理、查询、传输等各项操作，进而才能确保其利用价值的有效发挥。同时，应加强认识档案数据库的建设，实现资源信息的有效共享，提高其利用率，并对数据库进行定期维护，保证其安全性。

（三）规范管理标准。在推进人事档案信息化建设过程中，必须制定相对完善、规范的管理标准，形成有力的约束机制。首先，人事档案信息具有机密性特点，在利用信息化技术实现档案信息资源共享和公开使用的同时，必须保证档案信息的安全性，制定各种规章制度对人事档案信息资源的使用加以规范，避免出现档案信息泄露现象。其次，应建立健全责任机制和监督机制，将人事档案管理责任落实到具体职能部门，当出现档案遗失或泄密现象时，将责任追究到底，并加强对档案信息资源使用的監督，确保其有序性、规范性及合法性。

（四）加强人才培养。加强专业人才培养，对促进人事档案信息化建设具有重要意义，能够为人事档案信息化管理水平的提升提供人才保障。首先，人事档案管理部门应优化档案管理人员结构组成，积极引进年轻的优秀人才，尤其是对计算机操作比较熟练的人员，不断向人事档案管理人员队伍注入活力。其次，应加强对在岗人事档案管理人员的培训力度，为其提供更多的进修机会，学习先进的档案管理方法，在提高自身专业性的同时，做到对计算机基础操作技巧的熟练掌握，并学习、了解相关法律政策，强化自身的岗位责任意识，在工作过程中更加认真、负责。

三、总结

计算机技术及信息化设备的普及，为人事档案信息化建设创造了有利条件，基于社会发展形势以及人事档案管理的需求，必须紧紧抓住良好机遇，利用信息化技术实现人事档案管理从纸质模式到电子模式的转变。通过完善基础设施、重视软件开发、规范管理标准、加强人才培养等策略，能够有效解决当前人事档案信息化建设中比较突出的问题，实现该项工作的创新，才能充分发挥信息化技术在人事档案管理中的应用价值，提高认识档案管理的水平，推动我国人事档案管理事业的良好发展。

【参考文献】

[1]阿古达木.档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].科研，2016（12）：269..

[2]李爱莲.人事档案信息化建设的现状与对策[J].企业改革与管理，2016（3）：61.endprint