优化疾病防控档案归档范围和保管期限编制的思考

刘代为

【摘要】作为一名基层档案工作者，如何结合本单位工作实际，准确理解8号令的内容，把握其原则性和灵活性，编制出既符合8号令要求、又体现本单位特色的文件材料归档范围和档案保管期限表，是值得我们探讨和思考的。

【关键词】疾病防控档案；归档范围；保管期限

近年来，我中心以贯彻实施国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）为契机，在江苏省档案局业务指导处和省卫生计生委的指导帮助下，结合本单位档案工作实际，开展文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作，对原文件材料归档范围和保管期限表进行重新拟定，编制了体现疾病预防控制工作特色的《江苏省疾病预防控制中心文件材料归档范围和档案保管期限表》（以下简称《中心规定》）。笔者根据编制《中心规定》的工作实践体会，对编制思路及实际做法与各位档案同仁进行交流与探讨。

一、江苏省疾控中心档案工作概况

2000年10月，经省政府（苏编〔2000〕21号和44号）批准，由原江苏省卫生防疫站（省结核病防治所）、江苏省职业病防治所（省职业病防治院）、江苏省卫生宣传教育所和江苏省皮肤病防治研究所（省性病监测中心）合并组建江苏省疾病预防控制中心，是直属江苏省卫生计生委领导的主要从事疾病预防控制工作的公益性事业单位，履行疾病预防与控制、突发公共卫生事件应急处置、疫情及健康相关因素信息管理、健康危害因素监测与干预、实验室检测检验与评价、健康教育与健康促进、技术管理及应用研究指导等职能。自中心成立以来，综合档案室紧紧围绕七大工作职能，贯彻执行档案工作“统一领导、集中管理”原则，借助覆盖全中心的计算机档案管理局域网络现代化手段，整理归档了包含文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案在内的各种门类和载体档案达3万多件，上千卷。为省委、省政府和卫计委省应对“非典”疫情、禽流感疫情、“小龙虾”事件、地沟油、人感染H7N9禽流感等多起突发公共事件的处置提供了第一手翔实档案材料。经过不懈努力，2005年中心档案管理工作晋升为省一级单位。

二、编制思路及具体做法

在同级档案行政管理部门和省卫计委的指导下，结合本中心档案工作实际，遵循“以我为主，以人为本”的编制原则，规范有序地组织各部门自下而上逐条逐项开展编制工作。主要做法：

（一）领导重视，大力优化档案管理组织体系。中心自成立以来，档案管理工作就形成了由中心主任直接主抓，办公室负责统一组织和协调落实，综合档案室专职档案员督办管理、各部门兼职档案员具体协办的自上而下管理网络。中心领导也历来高度重视档案管理工作，结合8号令新要求，中心主任多次在工作会议中强调要求各部门积极配合综合档案室做好《中心规定》的修订工作，屡次与办公室及专兼职档案员会商制定编制方案与措施办法，为修订工作的顺利开展提供了组织保证。

（二）加强学习，准确解读。认真学习、深入领会8号令文件精神，准确把握《规定》基本要求，为编制《中心规定》奠定坚实的理论基础。我们采取走出去和请进来相结合的办法，专职档案员参加档案行政管理部门和省卫计委的专项档案业务学习，加强和兄弟单位的沟通与交流；同时请省档案局专家来中心对全体专兼职档案员进行业务培训，逐条深入领会8号令条款的基本内涵，从根本上解放思想，摒弃以往对文件材料和档案的认识误区，树立大档案意识。

（三）制定编制工作方案，责任落实到人。编制工作方案是做好编制工作的前提，编制工作方案一般与单位档案分类方案相结合。我中心采用年度—机构—保管期限的分类方案，因此在制定编制工作方案时，就是按照中心各部门逐一进行编制，最后由中心专职档案员负责汇总形成总表。

（四）掌握编制方法。深入调查研究、系统分析归纳是做好编制工作的原则和方法。专职档案员首先摸清中心各部门工作职能，了解其工作内容和工作程序，参照历年来归档文件材料的情况对已经生成和可能产生的文件进行认真梳理、列表登记并下发各部门，由各部门负责人会同兼职档案员在此基础上根据工作职责，将没有纳入或不够明确的条款加以增补或修改，列出本部门形成文件的清单，确定文件种类；在此基础上，综合档案室会同部门兼职档案员结合国家卫生计生委和中国疾控中心档案管理的相关规定和要求，共同确定其归档范围和重要程度划分保管期限。本着查漏补缺的原则，专职档案员多次会同各业务部门负责人及兼职档案员核查文件归档范围和保管期限，验证其是否已经完整涵盖了本部门所产生的全部有价值文件的齐全完整。如业务办公室随着突发公共卫生事件的不断增多，增补了疾病预防控制应急事件处置文件材料的归档范围和保管期限。

三、《中心规定》编制工作的现实意义

《中心规定》的编制是与时俱进、适应档案工作新形势下的重要举措。界定文件材料归档范围和划分档案保管期限是档案工作的基础性工作，直接关系到保存的档案能否真实反映一个单位职能活动，关系到文件材料的存毁，是做好档案各项工作的首要前提。

对于我们具体立档单位来说，结合本单位的工作职责和所从事的职能活动进一步细化和完善所形成的本单位专用的系统、全面的归档范围和保管期限表，其条文表述可操作性强，便于兼职档案员在平预归档工作时对号入座，准确判断文件材料的归档范围、准确划分保管期限，确保各类应归档文件材料的齐全完整，使归档工作有章可循。

《中心规定》突出了立档部门的主体地位，改变了以往重视红头文件，轻本部门职能活动中产生的专项业务文件的传统做法。以往各部门重视中心红头文件的归档，而反映本部门工作职能的业务文件留存在部门内，造成中心层面文件的重复归档，而反映中心各项职能工作历史面貌的业务文件屈指可数，也给综合档案室的归档审核工作带来了大量的重复劳动。

综合档案室对各部门的归档工作有了实质性的监督和管理。以往是中心各部门交什么综合档案室就接收什么，现在部门兼职档案员根据《中心规定》收集整理，專职档案员根据《中心规定》逐一对照审核，就能知道哪些文件没归档，一目了然，清晰明了。

《中心规定》的编制给档案工作者上了一次很好的档案实践课，进一步拓宽了档案工作者的视野，开拓了收集档案资源的新思路。这次《规定》第二条对文件材料的内涵作出了明确的界定：“文件材料”不仅包含文书、科技、基建、会计等文件材料，从载体上应包含纸质、实物、磁性载体文件、电子文件等。因此，在修订《中心规定》时，按国家有关规定执行的基建、科研、仪器设备、会计档案及其他特殊载体档案的归档范围也列入《中心规定》，其保管期限按国家有关规定执行。同时，随着社会信息化程度的不断加强和中心办公自动化（OA）的全面普及，工作中产生的电子文件日益增多，在《中心规定》编制过程中，也充分考虑其归档范围和保管期限。

《中心规定》集全中心档案之大全，形成了各种门类和载体档案的归档范围和保管期限表。通过《中心规定》的编制工作，档案意识深入人心，近年来中心综合档案室归档文件材料的数量有了明显的增长，尤其是反映各项职能活动所产生的“账外文件”，由此也带动了档案的查档利用率，档案的价值突显。endprint