大学生毕业后的档案问题处理方法

李玲　刘兰

【摘要】档案是一个学生过去所有学习经历的证明，关系到每个学生毕业后就业、升学、评职称等重要环节，甚至会影响到养老保险、工龄等社保福利。只要你在中国生活工作，关于档案的事情就会伴随每个大学毕业生。然而，并不是每個大学生毕业后，都能及时正确地处理自己的档案问题。本文就如何正确、有效地处理档案问题进行分析讨论，并给出合适的处理方法。

【关键词】档案分类；档案漠视；档案用途；档案去向

有关专家指出，随着我国经济水平的不断发展，大学生毕业后的去向也越发多元化，有越来越多的大学生在毕业后产生弃档现象。大学生毕业后的档案问题处理成为每个学生必须面对的毕业环节。作为从事档案管理的工作人员，面对这样的现象，如何使毕业大学生对档案问题引起足够的重视，如何引导毕业大学生正确处理档案问题，是每个档案管理人员必须面临的问题，值得每个档案管理人员深思研究。

一、档案的定义

档案的定义要以毕业生所处于的阶段划分定义。毕业生在未毕业前，档案指的便是学生的学籍档案，每一个参加过国家统一组织的考试的考生，并且被高等院校录取的，都会建立一份学籍档案；当毕业生真正参加工作以后，学籍档案就转变为人事档案，进而伴随每个毕业生的职业生涯。

学籍档案又包括了高考学籍档案和大学学籍档案，其中，高考学籍档案记录了高中毕业生登记表、高考登记表、报考志愿信息、体检结果等内容。大学学籍档案记录了学生的学籍信息、奖惩信息、党团信息、成绩单、毕业论文情况、就业情况等内容。学籍档案由各高校档案馆管理。

人事档案其实就是在学籍档案的基础上，通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，将劳务合同、婚姻情况、干部履历等材料加入，构成大学毕业生的人事档案。人事档案由各个单位的人力资源部门管理或当地的社会保障局管理。

二、档案的漠视

由于毕业生对于档案重要性的认识不足，长期对自己档案的不闻不问，“弃档族”日渐增多，为什么会出现“弃档族”现象呢？我们可以从以下原因进行分析：

（一）企业不看重档案。虽然档案可以直接反映一个人的真实经历，但随着近年来人事制度的深化改革，企业把个人能力与企业发展结合起来谋求利益最大化，所以人事档案在企业考察个人能力上已经不再作为唯一标准，人事档案便越来越容易被人漠视。

（二）异地调动档案手续繁琐。近代人的择业观更加追求个性和自由，频繁的跳槽使得转档手续繁琐，部分高校毕业生选择把档案留在学校或是放在人才交流中心，自认为可以省去一些麻烦。

（三）对档案的重视不够。很多人认为档案在当今社会中的用处越来越少，认为在生活和工作中多数情况用不着档案，放在人才市场每年还要产生一定的管理费用，没必要去缴纳这部分没必要的支出。而有些人则直接放在家里，成为了“口袋档案”，让档案成为了“身外之物”，“人档分离”虽然是我国目前普遍存在的现象，但也不意味着取消现有的档案制度，“弃档”的做法显然是不合理的。

三、档案的用途

在明确了档案的分类定义后，本文将介绍档案在大学生毕业后的用途，以此来强调正确处理档案的重要性。

学籍档案是每个大学毕业生学习经历的真实证明，是每个学习阶段情况的原始证明，具有不可复制性。没有档案会影响到考研升学、考取公务员、考取各类资格证、办理准生证、出国审查、养老保险等社保福利甚至是工作中的转正定级等。下面分类进行介绍：

（一）影响继续深造、考公务员，乃至于结婚生育等相关手续的办理。由于档案是记录我们个人经历最真实的材料，故企事业单位在招聘员工及在国家公务员的选拔上把审查档案作为必不可缺的必要程序，档案记录的是参加工作展示自身生平的重要依据。另外，办理一系列出国及相关工作的证明，人事档案在此时则有了不可代替的作用。

（二）影响社会保障服务的办理。由于个人档案记录了职工工资、工龄、职务、待遇、参加社会保险年限等具体信息，职工不管是否在原单位继续就职或者是辞职后另谋高就，在办理社会保险或是领取失业保险金时，个人档案都作为参考的重要依据。

（三）影响养老金的领取。个人档案记录了职工最详细最真实的信息，职工办理养老金时，要经过档案审核才能确定其社保受保时间，从而确定养老金开始缴费或视同缴费时间，同时也会根据个人出生时间确定退休时间。

（四）影响职称的评定。有的毕业生由于对档案重要性的了解不足，自大学毕业时候对档案“不理不睬”，既没有存放在政府指定的人才服务中心及时办理就业手续，也没有提交到具备人事管理权的单位保管，而是任其“自由飞翔”，在职称评定之时就会因为手续不全而受到影响。

四、档案的去向

学籍档案到底有那些去向呢？下面我们就根据毕业生去向和就业方式对其进行详细介绍：

（一）毕业即就业的学生。1.如果就业单位具备人事管理权，毕业生在毕业之时即可将档案派往工作单位。2.如果就业单位不具备人事管理权，毕业生在毕业之时即可将档案迁往就业单位所在地政府指定的人才交流中心，个人只需要每年缴付一定的档案管理费用，工龄会在其档案上随着你的工作年限逐年增加。

（二）毕业时未选择就业学生。1.按照国家有关规定，毕业时未选择就业的学生，应派遣回其生源地，其档案也应当寄往生源地所在地派出所落集体户口。此方式适合暂时未想就业或以后就业会在生源地范围内的毕业生，方便毕业生在以后年度内在其生源地就业时办理手续。2.不能将档案发到接收单位时，其档案可以选择暂留学校档案馆保存，学校就业指导中心可以为其免费保存档案两年。在校保管期间，学校就业指导中心会为未找到合适就业单位的毕业生提供相关的就业咨询、就业指导及一系列相关的就业服务，档案在校保管期间，学校不收取额外费用，这种方式不仅安全而且也避免了寄往生源地人才交流中心保管的麻烦。但这种方式不是人事档案而是学籍档案，在校保管期间只是延长了毕业生的择业期，在这1年至2年中，学校在此期间无法为毕业生提供任何人事证明，同时工龄也会相应晚1年至2年。

应如何重视档案呢？首先，学校方面对于即将毕业的毕业生进行着重宣传，让学生们了解它并重视它，而我们的毕业生也应该对档案重视起来，避免以后出现不必要的麻烦。那我们毕业后该怎么去查询档案的去向呢？很多高校就业指导中心在毕业派遣之前，会对毕业生的派遣信息进行详细核对，以确保每个毕业生的档案都能准确无误地派遣到毕业生指定的地方。而在毕业后也能在学校的就业信息网上点击毕业生档案去向查询系统进行查询。

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