对干部人事档案管理工作的思考

姚琴

干部人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的干部人事档案，历史全面地记载着一个人的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力、个人特长等信息，是反映干部综合素质的最重要依据。因此，管好用好档案，对人才资源开发起着重要作用。阆中市人社局对当前干部人事档案管理工作进行了分析，力求总结经验，发现问题，并提出了针对性的解决办法。

一、干部人事档案管理工作的主要做法

（一）专人负责。确定了一名副局长分管干部人事档案，人才交流中心主任管理流动人员档案，日常管理落实专人，并负责档案资料的查阅、入档材料的收集、日常档案的整理、重要资料的归档、档案转移的登记、档案库房的管理等，层层落实了责任。

（二）加大投入。在办公用房特别紧张的情况下，落实了专门的档案用房，做到了库房、阅览室、办公室“三室”分开，存放、阅览、办公属地明确，干部人事档案、流动人员档案分室存放，购买了铁窗铁柜、温湿度表、灭火器、防腐防虫等物品。更新了干部档案管理专用电脑、添置了打印机等设备。

（三）制度完备。建立了干部人事档案管理工作台帐，和完善了干部档案《收集制度》、《鑒别制度》、《检查核对制度》、《查（借）阅制度》、《归档制度》等档案管理八项制度，并将干部人事档案接收、转递等过程以流程图的方式固定上墙，严格按照流程执行，做到“入有来源、出有去向，查有记录”。

二、干部人事档案管理工作存在的问题

（一）干部人事档案传统整理方式存在弊端。干部档案分类、整理标准不一，传统的手工整理方式存在很多弊端。

干部档案材料以前须统一使用 16 开规格的办公用纸，大于或小于 16 开规格的档案材料及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料要进行技术加工，剪裁、折叠、裱糊。现要严格按照《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）新规定，采用中组部推荐、省委组织部统一购买的A4型档案盒，对原有16k干部人事档案盒进行更换，做好做实改版工作。这就需要我们花大量的时间对每一份档案的每一页加工处理，可谓艰辛琐碎、耗时费力。每年都有大批零散材料要归档，常常是手中这一批档案材料没有装订完毕，新的需归档的要整理的大批零散材料又进来了。目录大多是手工抄写，劳动强度大、重复性强、效率低。

（二）干部人事档案归档材料审核鉴别力度不够，影响档案的完整性、真实性和准确性。由于多年来的重视不够和管理不够严，致使干部人事档案管理中出现一些问题。主要有：一是材料不齐全。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等十项材料有空缺。二是内容记载不准确、不统一，不真实。特别是干部的“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历），在填写相关资料时随意性很大，且没有说明。比如姓名、出生日期，在档案材料中前后不一致。三是填写不规范，比如有的个人履历表需要填写的内容没有填全。而这些问题往往都是由于档案管理人员在收集时没有把好材料审核关。

（三）干部人事档案管理和利用的方式存在着局限性。

一是现行的干部人事档案管理部门的工作方式比较落后，过分注重纸质档案，而容易忽略与之配套的电子档案；二是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很好地挖掘和发挥出来，导致工作效率较低；三是干部人事档案管理工作者的素质与在新时期的档案工作要求不太适应。资料检索、调阅档案等仍是手工操作，无纸化阅档基本没有实施。

三、加强干部人事档案规范化、现代化管理的对策建议

（一）严格收集鉴别，是做好干部档案管理工作的关健。 收集工作在整个干部档案管理工作中占有十分重要的地位，是干部档案工作的重点和关键环节。要开展好培训，和档案局合作举办讲座或培训，宣传人事档案管理的重要性。收集工作的好坏， 直接决定着干部档案的质量。干部人事档案材料收集归档工作要遵循真实、全面、及时、规范的原则，要把好两个关口。首先， 从源头入手把好“入口关”，在接收干部档案材料时，要严格审核，材料要真实准确。重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。其次，从日常工作入手把好更新关。要与有关单位、部门做好沟通协调工作，建立干部人事档案材料收集归档机制，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求；干部人事档案管理部门应当建立联系制度，在接收、补充或整理档案时，发现有缺少的材料应及时向有关单位索要，对在普遍性、阶段性工作中形成的材料，档案人员应主动与相关部门联系，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部档案材料完备，与实际情况同步。

（二）健全规章制度，是做好干部档案管理工作的保障。

干部人事档案管理部门要加强制度建设，制定科学严密的规范标准。干部人事档案管理是一项制度性、原则性较强的工作，要建立健全各项制度，使管理工作的每个步骤都有章可循、有据可依，力求使干部人事档案内容从源头上达到完整、统一、规范、准确的要求。应严格贯彻执行《档案法》《干部档案工作条例》，并结合实际建立健全干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等八项制度，把责任落实到每个环节、每个岗位、每个人员。

（三）加快人事档案信息化管理步伐。随着科技的日新月异，改变了人们的思维方式与习惯，信息化管理手段是当今社会发展的一大趋势。尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高干部人事档案工作的效率和水平，尽快实现人事档案信息化管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料变成数据资料，建立起完善的干部人事档案数据库系统，实现干部人事档案纸质与电子双套式管理，根据需要，通过计算机查阅有关内容。在注重保密的前提下，利用信息化技术，实现全面、动态化地管理。

总之，加强干部人事档案的管理是一项长期、复杂而重要的基础性工作，我们要充分发挥干部人事档案管理工作的重要作用，客观真实地反映干部的真实面貌，为客观评价、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手资料。同时，干部人事档案管理不但要从制度上更新，还要从观念上业务管理上更新，根据社会发展的总体趋势，采取有效措施，积极探索干部档案现代管理模式，更好地为干部人事工作服务。endprint