推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的探究

张姝云

摘要：完善的管理体系是体现档案管理工作全面化以及规范化的一种主要形式，档案管理工作对机关事业单位的运转有直接影响，这可在一定程度上说明档案管理工作的重要性。本文主要针对而如何推进机关事业单位档案管理工作规范化与标准化的目标进行探究，这是推进档案管理体系日益成熟的重要手段。

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化；标准化

为在真正意义上促使机关事业单位实现竞争力有效提升的目标，必须针对事业单位档案管理工作进行规范化以及标准化的管理。这不仅是机关事业单位实现科学发展的重要手段，也可帮助机关事业单位实现对工作精细度根本上的提高，决策性失误现象可在这一过程中实现有效的避免。因此相关部门以及工作人员必须提高重视程度，利用先进的科学技术以及信息手段促使档案管理工作实现规范化、标准化的目标。

一、机关事业单位档案管理工作的重要性与现状

档案管理工作对机关事业单位的发展有不可替代的重要作用，其作用可在多方面进行直观体现，主要为发掘优秀人才以及员工个人发展两方面。人事档案作为一个重要的途径主要用于优秀人才的记录以及发现。在实际对员工的个人素养以及能力进行判断时可将员工的个人档案作为主要依据，部门领导也可借助员工的个人档案对员工进行客观的评价，并在此基础上针对员工特长开展合适的人员调整工作，这对人事工作效率的提升有极大的促进作用。

提高档案管理工作对员工积极性以及工作质量的提升也有积极作用。社会始终处于不断变化与发展的过程中，在此种趋势与背景之下机关事业单位档案管理工作的工作量也呈现出逐年增加的趋势，与之相对的工作难度也在提升，在现代化的管理环境下，传统的档案管理模式显然已经不能适应这种复杂的工作模式，因此必须针对档案管理工作的规范化以及标准化进行进一步的提升，促使机关单位长远健康的发展目标得以顺利实现。

二、机关事业单位档案管理工作中的主要问题

1.档案管理的方式过于落后

传统的档案管理工作主要以纸质媒介为主，现阶段部分事业单位还在使用传统的管理模式，档案查询工作需要在特定的地点进行，同时需要耗费大量的时间以及人力。丢失以及破损等情况普遍存在于纸质档案中，这也是导致档案出现残缺不全现象的主要原因，因此我们说这是一种耗时耗力的档案管理模式。对于档案管理部门来说也会在原有的基础上增加工作负担，不仅会影响工作效率，同时也对查阅工作的顺利进行造成阻碍。

2.缺乏完善的档案管理体系

机关事业单位的档案管理工作多是由专门设立的部门或者人员负责，但这种管理模式并没有取得良好效果，引起上述现象出现的主要原因就是档案管理体系不够完善。工作效率低下、档案信息错乱以及信息录入不完整现象普遍存在缺乏管理体系的档案管理工作中。从档案管理工作人员角度来说，相关理论知识缺乏也是造成档案管理工作不能顺利进行的主要原因，同时其工作效率也不能得到根本性的保证。

3.对档案管理工作的重视程度不够

社会大众以及档案管理人员对档案管理工作的认知都存在一定的错误，其意义与重要性都没有得到最大限度的发挥。从单位领导角度来说，不能将档案管理工作提升至应有的高度，档案管理工作的机关事业单位的意义与作用也没有被充分认识，因此在实际开展档案管理工作时也不能做到最大力度的投入。其次机关单位工作方式会对档案管理工作造成直接影响，导致机关事业单位档案管理水平长期得不到提高的主要原因就是其始终处于基层位置，档案管理工作不能实现根本上的贯彻与落实，最终档案管理工作规范化与标准化的目标也不能顺利实现。

三、提高机关事业单位档案管理工作规范化与标准化的措施

1.升级管理方式

现代化的信息保存方式对档案管理工作的顺利进行有极大的促进作用，因此必须在实际进行档案管理工作时实现对该种方式的充分利用，文字资料、照片以及录像数据保存都可在信息化的方式下的得到满足。

2.完善档案管理制度

首先，机关事业单位要根据自身发展的情况，在单位内部各个部门的配合下，对档案管理制度进行完善，合理的划分各岗位人员的职责，要求档案管理工作的相关人员严格按照制度执行工作。其次，提高单位内部人员对档案管理工作的重视程度，尤其是档案管理工作的相关人员。通过完善的档案管理制度，对档案管理工作人员进行岗前培训，在一定程度上，增强管理人员的专业素质，保证档案管理工作趋于规范化与标准化。

3.增强档案意识

运用先进的信息传播手段与媒体工具，大力宣传档案管理工作对于机关单位运行与员工个人发展的重要意义，提高相关人员的档案意识，真正地将档案管理工作重视起来，以促进档案管理工作的规范化与标准化。

4.全面普查案卷，去粗取精

在全部档案中，会存在许多无用的档案，或者制作非常粗糙的档案，这些档案的存在不仅增加了工作的数量，还占据了档案管理资源，为此，需要对这些档案进行清理，保留有价值档案，这是档案管理标准化的第一步工作。综合性的档案管理部门，要对管理的档案进行清查，分门别类，销毁些无用的档案资料，然后才能为计算机信息化管理提供帮助。

5.按照规范标准进行重新组合

对于厚度过厚、内容比较复杂的档案，要进行重新组卷，该工作的主要原则是将具有相互联系的文件组合到一起，对于那些没有页码、没有目錄的档案，要重新进行编码和制作目录，保证重新组合之后的档案更加规范和标准，通过重新组卷的方式，能够最大限度地解放馆藏场地，优化管理资源，提高管理的效率。

6.规范著录工作

著录工作是实行计算机管理的一项重要基础工作，会对计算机管理的真实性和可靠性产生重大的影响，因此，相关部门要按照《档案著录规则》中的规定，规范自己的著录行为，由于各个档案管理部门的条件存在差异，且计算机管理又提出新的技术性要求，所以各个档案管理部门，要从自己的实际情况出发，结合计算机管理方法的技术要求，制定出相应的著录细则。

四、结论

综上所述，机关事业单位的档案管理工作对单位自身的发展运营和员工个人的职业生涯规划均有着极其重要的作用。本文在详细阐述机关事业单位档案管理工作现状与重要意义的基础之上，针对档案管理工作存在的主要问题，提出了几点参考意见，希望对相关人员的研究工作提供些许参考价值。

参考文献：

[1]魏淑芹.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].建筑工程技术与设计，2016（22）.

[2]袁燕瑜.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].卷宗，2017（15）.endprint