档案统计在档案管理中的作用

王天珍+张清贵

摘要：档案馆中的档案统计指的是采用统计技术和方法管理相应档案的工作，并对其过程展开分析，以此对档案馆现阶段真实的档案工作情况了解、掌握。在档案管理中，档案统计有着不可忽视的作用，档案管理领域中统计方法的应用能进一步提高档案管理工作的效率、秩序。对此，本文从档案统计在档案管理中的作用入手，在与社会发展实际相结合的情况下探讨如何将档案馆档案管理中档案统计的作用充分发挥，并提出针对性的改进建议、措施。

关键词：档案馆；档案统计；档案管理；作用

档案馆所开展的档案管理工作服务对象为社会中的各个事业单位、部门，该工作具有较强的管理性质。在现代档案管理工作中，档案统计的应用极为广泛，相对于传统档案管理工作而言，档案统计能使档案管理工作的效率有效提升，并且还能使该工作有理有序。对此，我们不难发现在档案管理工作中档案统计的重要性。而如何将档案统计的重要性充分发挥，使其能为档案管理提供更好的服务是目前绝大部分档案管理人员都在不断研究的内容。

1档案统计在档案管理中的重要作用

档案收集、整理、归纳、保管、编目和检索以及统计等是档案管理工作的主要内容，而档案统计是档案管理工作得以做好的有机组成部分，该内容指的是应用相应的统计方法以数字与表层的形式具体化档案工作中产生的各类现象、趋势和工作流程，能使档案管理工作人员将档案工作总体情况更及时、更全面的掌握。档案统计工作的目的相同，而该工作通常可分为综合性档案调查统计工作和临时性档案统计工作。每种统计方法都有独特的优势、劣势，两者相结合能将有效的工作情况数字化反馈给统计工作，使其能够更顺利的开展。

1.1为档案管理提供一个分析数据的蓝本

档案统计工作所能产生的作用中最重要的一点便是能将重要的材料提供给领导阶层使其顺利完成档案工作的指导，发挥了类似于“参谋”的作用。同时，也能帮助领导进一步了解、发展整个工作情况。档案统计工作需要简单的了解各个部门所制定的工作计划、各个部门工作人员的数量和编制以及行政单位或整个企业的规章制度、规定条文等，同时也要统计好设备的数量。充分了解这些内容能够进一步推动档案统计工作，这也对档案统计工作人员提出了不断实践、积累经验并总结的要求、档案统计工作人员在完成这些工作后能为各个工作的发展提供参考，也能协助领导完成本单位工作大局的指导工作。领导借助统计工作中所提供的统计结构能进一步了解行政单位或整个企业的具体发展情况，并以此展开分析。

1.2档案统计有助于合理规划档案管理工作

部分档案信息在管理过程中需要档案管理人员进行编辑才能完成保管，而在管理这些数量庞大的档案信息时又带给了档案管理人员巨大的挑战[1]。如何才能将这些复杂的档案管理工作变得简单、有条不絮且能使档案管理在档案建设过程中发现与本单位相符合的发展道路，这些都需要档案管理中合理地进行档案管理事业的规划布局。档案统计能将现阶段档案信息的数量、结构和使用状况全面且详细地反映。通过这些信息能进一步提高档案管理中对档案管理事业重要性的认识程度，并以档案管理现状为根据对档案管理工作进行合理规划，确保档案管理工作能够得到健康、合理的发展。在档案管理中，统计方法的应用不但能将其存在的问题有效解决，使档案管理工作效率进一步提高，同时还能在档案管理工作合理规划的过程中提供参考依据。故而，在档案管理工作中进一步发挥档案统计的作用是未来档案管理工作发展的首要内容。

1.3档案统计工作有利于提高档案管理工作效率

将档案统计制度应用到档案管理工作中，能够将档案管理工作的工作效率进一步提升，还能使档案整理工作、编排工作和数据分析工作更完善。档案工作人员在收集、整理和分析以及编排与分类档案信息数据的过程中应用档案统计工作，借助档案统计制度解决不同时期不同阶段具体的发展情况。另外，对于不同类型的工作也应进行不同档案统计制度的制定，档案统计工作人员在对数据进行全面分析时不能单靠小部分人，不能“怕麻烦”，要统筹全局，要在充分了解大局的情况下对数据进行整理、分析。对于通过统计得到的数据和分析结果要对其进行反复检查，将其中存在的问题、弊端等找出，而在数据统计的进行过程中要加大对统计人员的监督、管理力度，以此为数据统计结果的准确性提供有力保障，确保整个档案具备真实性，也使整个档案管理工作能够发挥真实、有效的作用。总的来说，在档案管理工作中应用档案统计制度，不但能使整个档案管理工作的工作效率进一步提升[2]，同时还能将档案管理过程中存在的误差等减小，使整个档案更具真实性，也使其所发挥的作用更真实、更可靠。

2充分发挥档案统计在档案管理中重要作用的措施

2.1健全档案统计制度，提高档案管理水平

我馆现有的档案统计制度仍有一定缺陷存在，档案信息混乱或错误的情况频频出现，严重影响了整个档案管理工作。档案信息的准确性是无法被替代的，确保档案信息收集整理过程中不会出现错误是档案管理最为基本的工作。如果在统计档案信息时有错误发生，该工作也就不再拥有应有的意义。档案统计和新闻工作都有时效性的要求，档案统计工作必须要将统计的档案信息及时上交才不会使其使用价值受影响，才不会对其他部门的工作效率造成影响。要想确保工作得以顺利开展，就必须确保档案统计具备时效性。故而，对档案统计制度建立并健全极其重要。档案管理人员在统计制度的制约下能给予档案统计信息时效性、准确性足够的重视。同时，建立健全档案统计制度还能使档案管理水平、工作人员工作积极性进一步提升。

2.2加强档案统计工作人员自身的素质

要想将档案统计工作做好，就需要档案人员有效地整理、管理档案信息，可以这样说，档案管理工作人员自身的素质与档案管理工作质量有着紧密联系。故而，档案统计人员应具备高素质、专业统计知识和职业道德精神。专业指的是统计工作人员能从容面对、准确处理日常工作过程中的问题，职业道德精神指的是工作人员拥有极高的敬业精神，且能为档案信息的真实与完整性提供安全保障。我们不难发现，一名优秀的统计工作人员能在一定程度上推动档案管理的健康发展。在档案馆档案管理工作开展时[3]，应与自身实际情况相结合，积极引进优秀的管理人才，同时还要对现有的档案统计工作人员开展相关培训，以此提升他们各方面的素质，也能让他们对档案统计所能发挥的重要从思想上得到正确认识，进而从根本上提高档案管理工作的质量、效率。

2.3合理规划档案统计工作，促进档案管理事业的发展

在档案管理中，档案统计有着不可取代的地位，而档案统计的发展与档案管理事业的发展也无法脱离，合理的规划能明确档案统计的发展方向。档案统计的发展要求档案管理人员合理的规划档案统计工作，将存在于档案统计中的问题逐一解决，并以档案统计发展现状为根据进行相应发展计划的制定。档案馆的发展应以档案统计的数据和具体情况为根据进行全面分析，统筹档案管理工作的全局，制定出有利于档案馆健康发展的长远目标。以此推动档案馆档案管理水平的进一步提升，将档案馆提升到全新的平台上。

3结语

总而言之，在对档案信息进行整理、存档等工作时档案统计的应用能够产生不可忽視的作用，能将档案管理过程中的大量问题、难题解决，从而进一步推动档案馆的发展。对于档案管理工作人员而言，要想保证档案管理工作能够有效开展，就必须丰富自己的知识，充分认识档案统计对于档案信息、工作效率、档案发展等方面的积极作用，并在档案管理的过程中积极采用档案统计，为档案管理工作的发展提供坚实的基础。

参考文献：

[1]王雪梅.试析如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用[J].办公室业务，2016（13）：105-105.

[2]高媛媛.统计档案管理探析[J].中国统计，2016（10）：73-74.

[3]吕杰.加强档案统计工作促进档案事业发展[J].兰台世界，2015（8）：117-118.endprint