纸质档案管理的保护工作探索

习白羽

摘 要：信息化程度的不断深入和扩大，以电子信息技术在成为档案管理的一种方式后，随着电子信息技术的不断发展，也在不断深入到档案管理工作当中的各项应用中。由于电子管理本身具有的快捷、保存时间长、保存效果好等特点，在各个部门的档案管理方面都具有较大的应用。尽管电子档案的应用已经逐渐扩大和深入到各个部门之间，但是仍然不能忽略在档案管理当中纸质档案的作用。以纸为载体的档案以及其管理工作是较为传统的档案管理，也是目前我国很多企事业单位仍在沿用的档案管理方式，通过在纸张当中记录信息，并管理保存纸张的方式来保存档案。

关键词：纸质档案；电子档案；借阅；保护工作

一、 对纸质档案进行管理保护工作的重要性

档案对于任何一个机构来讲都是十分重要的一项设施，档案的管理和保护工作也成为了整个机构工作当中较为重要的一部分。尤其是纸质档案的管理，一些年代较为久远的纸质档案当中，由于在那个时代中并没有电子档案作为辅助，因此纸质档案就成为了唯一的记录方式，还有一些档案，由于本身具有较为重要的地位，因此需要进行着重的管理与保护。若果在此过程中对纸质档案的管理和保护工作中出现失误，那么就很有可能对答案本身造成影响，因为纸质档案的记录方式这些影响通常也是不可逆转的，一旦出现问题，那么对这些档案进行的修复工作会十分复杂和繁琐。而且在单位机构当中所保存管理的档案，有一些较为机密的文件或档案，如果管理不当在引起文件或档案损坏的同时也可能泄露这些机密文件中的信息，对工作造成诸多不便。尽管如此，由于人们已经形成的行为习惯，或者一些需要进行人工操作验证的文件保管（例如需要使用签字或盖章等验证方式的文件），纸质档案仍然在档案管理工作当中占有一定的重要地位，因此在档案管理的工作中对于纸质档案管理方面的保护工作仍然十分重要。

二、 纸质档案的管理与保护工作当中的问题

以纸张为载体进行的档案管理工作与档案保护工作当中，重点仍然要落脚在纸张构成的档案上，以书写或打印形成的纸质档案，在信息的记录上也是通过文字和阅读的方式进行信息的保存。在保存的时间上，由于纸质档案本身的性质，通常情况下管理和保存工作的效果还要受限于管理人员工作的规范以及管理人员的工作态度。

1、 管理人员在纸质档案管理和保护方面工作态度问题

从流程中来看，我国目前进行的纸质档案管理工作通常是将档案进行收集整理后，对档案当中记录的信息资料进行整理编辑，之后从保护纸张的角度上，对档案进行除尘除害工作，最后是将完成上述工作的纸质档案进行归档入库，以此形成完整的纸质档案。以目前的档案管理人员来看，根据工作人员的工作态度和其他综合条件中的分析结果，我们可以看到，真正能够执行，并严格遵守档案管理单中各项细节的工作人员已经很少了。此外，纸质档案的管理当中都要配备有对空氣中温度与湿度的监测设备和管理系统，通过对室内温湿度的监测和控制，保证纸质档案的正常存放。而在实际的操作过程当中，本身对温度与湿度的管理调节设备应用较少，再加上很少有工作人员能够根据室内情况正确调整温度湿度，这也就给纸质档案的管理带来了难度。此外，由于在档案的借阅当中，部分单位中并不能够进行很好的管理，也给纸质档案的管理带来了极大的不便。

2、 借阅者与管理者对纸质档案的保护意识不足

以纸质档案自身的角度来讲，与档案本身有接触的人员是造成纸质档案损坏的一个重要风险源，在档案的借阅和管理工作当中，对档案进行操作时需要注意对纸质档案的保护，一般在查阅过程当中，与档案接触的人员都不会有戴手套保护档案的意识，对于阅读档案当中防止档案的桌子或其他位置，也不在乎是否整洁或者是否存在污渍。在借阅的过程中也不注意对借阅过程中的注意事项进行了解，这也就导致在节约的过程当中容易出现借阅人员对纸张造成的损伤。而在档案管理当中对于档案的管理人员来件，管理人员与纸质档案的接触更为频繁和密集，因此如果档案管理人员当中出现类似的问题，对纸质档案的破坏则会更为严重。同样，在借阅的过程当中，对于纸质档案的保管注意事项，管理人员也缺少对于借阅人员的传达和表述，对档案的借阅工作相应的记录也不完善，这些都是由于档案的管理人员没有重视在档案管理当中的工作态度所造成的，对于纸质的档案不仅造成了破坏甚至也会引起档案的丢失。

三、 纸质档案的管理与保护措施

1、温度

控制纸质档案室的温度，使其保持在一个稳定的温度上，最好是在14度与18度之间，这是最理想的纸质档案存放温度，当夏季温度过高时，要采用一些物理办法将温度降低，平时要注意档案室的通风换气，经常不定期的测量档案室的温度，密切观察档案室的环境。

2、 光照

尽量避免光照对纸质档案的影响，将档案摆放在光照相对少的地方，而且尽量不要将纸质档案放在强光下照射，对于一些重要的档案要特别的保管，放在暗处地带或者放在绝对安全的地方，以免造成其损坏。

3、 整洁与除真菌

防止过多的灰尘落在纸张上，档案管理的工作人员要定期的清理档案室的卫生，但是在清理的过程中，要注意对档案的管理与保护，清理的时候要细心谨慎，在入室口要放一些防止灰尘进入的隔离网；要定期为档案消毒，防止霉菌和生物的衍生，在档案室内放一些不利于生物繁殖和衍生的东西，例如油漆，若发现有生物衍生的现象，要及时处理，把危害缩减到最小。

4、 人员素质培训

要定期对档案管理的工作人员进行知识培训，加强档案管理工作人员的专业性和技术性，并让其明白档案管理的保护工作的重要性，增强其对工作的自觉性，使其养成良好的工作习惯，热爱工作，才能尽心尽力的做事，才能真正的做好纸质档案管理与保护这一项艰巨而又复杂的工作。

结语：在纸质档案的保管工作中，以现阶段国内的整体情况来看仍然需要加强。在日常的档案管理中，承载和收录的信息不论是通过书写打印的纸质档案还是通过计算机收录储存的电子档案，在系统的工作当中都具有无法忽视的作用，因此对于档案的保护管理工作还需要进一步加强，使档案工作也能够像其他形式的工作那样服务于众。

参考文献：

[1] 李娜.浅谈图书资料和纸质档案的保护措施及处理[J].黑龙江史志，2015（7）.

[2] 甘岚.纸质档案规范化保护修复研究[J].档案管理，2015（1）.

[3] 许明蓉.如何做好纸质档案的管理[J].经济研究导刊，2015（5）.endprint