航天科研单位办公室精益管理研究

◎北京卫星环境工程研究所 吕瑱

航天科研单位办公室精益管理研究

◎北京卫星环境工程研究所 吕瑱

办公室在管理系统中担负着上下沟通、内外联系、左右协调的枢纽作用。行政管理和保障服务是其最基本的职能，对内负责领导活动安排、公文机要流转、证照印信管理、车辆管理调度等基础性工作，对外则是单位联系、沟通、咨询服务的窗口部门，是确保单位工作正常运行的基础。在事业单位转制的新形势下，针对航天科研单位办公室工作的特点，北京卫星环境工程研究所加强精细管理，探索出一条新形势下行政管理的新路径。

一、办公室职能分析

目前，航天科研单位行政管理工作呈现出常态化的复杂性和多样性，给办公室管理工作带来一定的压力、增添了一定的强度。办公室工作千头万绪，涉及到方方面面，既有日常事务处理及文秘工作，也有走访调研、车辆管理、学术交流、制度建设、档案管理等专兼项工作，很多工作都是并行开展，涉及到单位的日常工作开展、职工的切身利益以及具体工作的进一步推进等，如果出现偏差或节点大幅延后，将给航天科研单位工作的正常开展、员工的利益和具体工作带来严重影响。因此，办公室人员要学会借鉴科研生产活动中的好方法、好理念，从观念、思维方式、管理内容等不同维度进行较为全面的管理实践。通过精益管理的方式，提升办公室服务精准度，抓在日常、严在经常，确保各项行政工作圆满完成。

二、精益管理在办公室业务中的实践

从精益管理的本质来看，企业管理哲学的精髓就是消除任何浪费，简单的说就是强调企业运作的全部行为的准确性。因为任何浪费现象都是在战略、流程、方式方法或者观念上的不准确行为导致的，更进一步说就是任何不产生价值的行为都是“不准确”行为。

在此基础上，可以理解得出精益管理就是“准确管理”。把这一“准确”理念应用于办公室管理的实践之中，精益管理的思想就得到了提炼和固化。

1．标准化的业务流程

科研单位办公室有接口多、战线长、覆盖面广的特点，没有完整的业务流程很容易造成管理上的无序和混乱，甚至会导致进度受损、程序反复的局面。建立健全标准的业务流程，把办公室工作纳入标准化、程序化运作的轨道，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。

2．健全完备的规章制度体系

规章制度体系建设是现代企业经营管理有序进行的重要前提，只有健全和完善各项规章制度并使之得到贯彻执行，才能真正实现管理规范化、科学化。坚持制度建设与法治建设相结合，坚持按制度办事，扎紧制度笼子，将制度建设工作内化于心、外化于行，强化规章制度的执行与约束，将精益管理的思想践行在办公室业务中，将极大提升办公室服务的精准度。

3．快速响应的应急预案

办公室日常工作中，随时会遇到一些意想不到的局面。精益管理的核心就是“准确管理”的原则，任何不稳定的因素都将对管理系统造成影响。在面对突发事件时，能够准确辨识事件发生的起因、归口管理部门，制定相应的应对措施，形成应急预案管理模式，精准找到“病因”，及时消灭“隐患”，精准地将不稳定因素解决在萌芽状态下。

4．分层分类的培训措施

航天科研单位面临着巨大的科技进步和激烈的外部市场竞争环境，因此必须不断提高员工自身的业务能力，只有结合个人特征，同时借助于单位平台不断地提升自我，才能迎接来自不同层面和空间的竞争与挑战。通过设置分层分类的培训措施，持续加强员工能力建设，丰富业务培训手段和方法。借助层次分类的培训措施，督促低职级员工学习、掌握、使用高一级岗位知识，进而提升员工多维度的岗位操作能力，提高员工技能多样性，最终达到员工快速成长的目的。

5．规范完整的人才储备

对于航天科研单位办公室而言，因为行业的鲜明特点以及岗位的特殊性，人员迭代更替是不可避免的。不但要对办公室自身的管理进行提速增效，而且还要针对人员的调整进行人力资源的补充和完善。通常除了要面对正常的人力资源流动外，还要面对由于突发意外事件给部门带来的人才流失，这会给正常的业务运行带来一定的损失，甚至在短时间内影响到单位的发展。有效的人才储备可以保证单位人力资源的流动性和可替代性，进而有效促进单位的快速发展与员工的快速进步。

精益管理适用于科研生产管理、行政管理、人力资源管理等各个环节，是对航天科研单位较为传统工作方式的挑战和梳理，是对人员、设备、物资、规章制度、内外部环境等组成的整体系统进行设计、改进和实施的管理方式。北京卫星环境工程研究所在管理环节和执行落实环节进行本土化研究，借用和接受精益管理思想的哲学方法，以达到管理准确、降本增效、人尽其用的目的，为深入落实“十三五”规划、建设航天强国作出应有的贡献。