浅析医院人事档案管理中信息系统的运用

官瑞霞 李冬盎

[摘要] 医院人事档案管理为人力资源决策提供依据，优化资源结构，便于制定员工培训计划，实现人力资源优化配置。该文对医院人事档案信息化管理中存在的问题进行分析，并提出以人为本管理理念、提高档案人员思想意识、强化信息化建设、提高信息化处理能力的几点建议。

[关键词] 医院人事档案管理；信息系统；运用

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2017）06（b）-0061-02

在医院人力资源管理中，档案管理可谓是一项重要的工程，是医院管理的重要组成部分，其科学、高效的人事档案管理，不仅可以实现资源的优化整合，而且能够为人力资源的决策提供可靠的依据。所以，近年来，医院开始逐渐提高了对人事档案管理的重视度。尤其在医疗技术的不断发展及医院规模的不断扩大下，医院各部门的工作人员数量逐渐增多，在这种环境下，若是沿用传统的人事管理模式，就会大大降低工作的效率，不能对档案信息进行高效的运用，也导致人事档案管理存在较大的滞后性，无法对优秀人才进行高效的整合利用，不能满足医院的发展需要[1]。所以，在医院人事档案管理中，进行信息系统的高效运用，以完善医院的管理体系，并有效提高人事档案管理的工作效率，降低工作难度，为医院人事管理与决策提供可靠的依据，推动医院的健康、稳定发展就显得尤为重要。

1 医院人事档案管理的重要性分析

1.1 为人力资源决策提供可靠依据

当前，医院规模逐渐扩大，而医疗人才的高效整合、运用便成为了医院管理的重点。而要实现人才的高效利用，就需要对医院各部门的工作人员有着全面、客观的了解。而医院人事档案能够在很大程度上直接反映出工作人员的专业技能、学习经历、政治修养、工作经验等，以便为医院的人力资源决策提供相应的参考依据，让每一位职工都能够发挥其最大价值，加强医院的人才队伍建设。

1.2 优化薪资结构

在医院人事薪资管理中，工作人员的学历、工龄、绩效、职称等，均是薪资收入评定的重要标准[2]。而人事档案能够对该类信息进行客观反映，让医院管理人员能够结合国家政策，并依据每一个职工的专业能力、绩效等，进行薪资结构的调整，并结合人事档案管理资料，进行适当的收入分配改革，进而充分调动工作人员的积极性，使其专注于自己的工作岗位，推动医院的长足发展。

1.3 便于员工培训计划的制定

为了优化人才结构，提高医疗水平与综合能力，医院几乎每年都会定期举办人员培训活动、知识讲座。然而，由于医院各部门工作人员存在较大的差异性，若是没有对人员实际情况进行深入了解便盲目开展各项培训活动，就会适得其反，并造成培训资源浪费[3]。而结合医院的人事档案管理信息，并能够了解每一职工的专业背景，科学安排培训计划，让培训工作更具针对性、优质性，进而大大提高了医院工作人员的专业化水平。

1.4 实现人力资源的优化配置

当前，随着外国资本、民营资本的进入，国内医疗环境得到了较大的改观，但与此同时，其竞争也越来越激烈。而医院要不断提高自身的综合实力，取得良好的社会效益，并赢得长远、稳定的发展，就需要发挥每一个工作人员的价值，对人员资源进行优化配置，以便更好地对医院现有的各类资源进行组合运用，从而整体提高医院的运行效率、管理水平。而在这当中，通过对医院人事档案的高效利用，便可以充分挖掘人力资源的潜力，结合每一员工的特征、专业技能、工作意向等，将其作用发挥至最大，从而促使其工作能力、专业技能的提高，让医院人力资源更加的科学、合理。

2 医院人事档案信息管理的现存问题分析

2.1 重视度不足

由于医院管理人员还没有充分认识到信息系统对于人事档案管理的重要作用，使得信息化建设程度不足，重视度不够。甚至还有的医院领导人认为人事档案管理便是保管性事务，对于医院整体管理水平的提高没有较大的促进作用，只要档案管理人员尽职尽责，不泄密、不作假、不丢失，能够应对好“外调、查档”既可[4]。因此，在医院整体管理中，一直未将人事档案信息管理纳入其中，也没有成立专门的信息管理部门，未形成合力，导致医院的人事档案管理信息化程度较低，管理效率低下。

2.2 档案收集收集能力低下

在医院的人事档案管理中，由于收集归档工作机制欠完善，导致管理人员的执行不到位，而造成了收集归档不及时、不主动的局面，严重影响到人事档案资料的完整性，且材料大多都大同小异，内容缺乏，无法真正反映出医院人力资源状况，并严重影响到档案质量，造成档案利用率较低。加之，人才流动性较强，使得人档分离情况较为严重，无法对人事档案进行高效的管理与利用。

2.3 管理形式落后

医院人事档案管理工作的专业性、保密性较强，需要设立专门的部门，独立存放并由专人进行保管。然而，很多医院的实际人事档案管理中，由于没有充分认识到该项工作的重要性，也并未设立专门的管理机构，且工作多采用手工检索、手工编辑的方式进行，导致管理工作的时效性较强，工作效率低下，并容易出现档案资料丢失、不完整等现象。再加上医院的办公条件有效，即便已经设立了人事档案库房，但由于没有将档案库房与阅档室、办公室进行分类，也没有配置温湿度、防盗窗等硬件设施，导致人事档案管理工作的真实性、高效性受到较大影响[5]。

2.4 管理人员综合素养缺乏

医院的人事档案管理人员通常身兼数职，对于档案工作的专注程度不足，也缺乏系统的理论知识作为支撑，对于该工作性质及重要性没有足够的认识，且信息技术水平较低，综合素养缺乏，进而降低了档案的利用效率。

3 医院人事檔案管理中信息系统的运用分析

3.1 建立以人为本的管理理念

在医院人事档案管理中，要实现信息系统的高效利用，首先要求管理人员转变自己的传统观念，加强对该项工作的重视度，并将医院人事档案管理工作纳入医院管理的重要议程上，從思想、人力、物力等方面予以支持，以保证人事档案管理工作高效开展。同时，医院管理人员还要注意对医院人事档案管理人员进行适当的引导，树立以人为本的管理理念，以充分提升其档案意识。同时，需要注意的是，人事档案信息资料与医院的每一位工作人员都息息相关。由于很多工作人员缺乏档案意识，在人事档案填写过程中，多存在书写不规范、数量不齐全、上交不及时等现象，而此类问题会对人事档案资料的完整性、真实性造成较大的影响，并降低材料的利用率。因此，医院要组织全体员工进行《档案法》的学习，以提高每一位工作人员的意识，为人事档案管理工作提供一个良好的环境。

3.2 提高档案管理人员的思想意识

要提高医院人事档案管理人员的工作技能，首先还需要提高其思想意识，让其转变传统的工作观念，并充分认识到人事档案管理在医院经营管理中的重要作用，从而推动医院人事档案管理水平的逐步提升。同时，为了避免出现轻视人事档案管理的思想，还需要进行人才的选拔，通过选择具有一定档案学习背景的专业人员担任此项工作，来提高该工作的效率。同时，医院还要定期组织人事档案管理人员进行专业知识的培训，通过理论知识、法律法规、职业道德等方面的系统培训，来提高人事档案管理人员的意识，并提高其工作能力，促使医院人事档案管理水平得到有效提高[6]。

3.3 强化人事档案管理的信息化建设

医院的人事档案信息化建设是一项系统而长期的工程，具有一定的专业性、复杂性。尤其在当前办公自动化水平的不但提升下，更需要在人事档案管理中引入信息系统，实现资源的有效利用，从而提高档案管理水平、利用效率。基于此，就需要强化人事档案管理的信息化建设。而通过信息化档案建设，能够充分发挥电子档案的应用价值，使得档案实际存储空间大大缩小，并提高了储存量，使得信息分类更加的清晰、合理，以便人事档案信息的微机检索，为医院人才的培养及职称的评审、干部的晋升提供参考依据。

3.4 提高管理人员的信息化处理能力

当前，医院在规模扩张、医疗技术发展的同时，也加大了信息化建设的投入力度。由于医院的档案管理信息化水平存在明显的地域差异，不同级别、不同地域之間，其档案管理的信息化水平还存在较大的差别。因此，医院人事档案的信息化水平依旧存在较大的提升空间。而医院人事档案的信息化管理，不仅可以降低档案管理工作的难度，减轻其工作量，而且能够结合档案信息，为人力资源决策提供支持。所有，医院要注意提高人事档案管理人员的信息化水平，使其能够利用各项先进的信息技术，高效完成该项工作，将医院人事档案管理水平提升至一个新的高度。

4 结语

医院的人事档案信息在医院人事资源管理中起着不可小觑的作用，不仅是医院人力资源决策的依据，而且能够实现人力资源的优化配置，并结合档案信息，进行薪资结构的调整，并调动医院工作人员的工作激情，便于人才培训计划的制定。因此，医院要注意提高自身的信息化水平，让人事档案发挥其应有的价值。

[参考文献]

[1] 薛明霞，于健.利用人事档案开发医院人力资源信息管理系统[J].中国继续医学教育，2015，7（2）：21-22.

[2] 梅海燕.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].中国卫生标准管理，2015，6（5）：2-4.

[3] 张惠君.探究如何发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].黑龙江史志，2015，12（5）：133，137.

[4] 韩莹.發挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].科技视界，2015，13（16）：224.

[5] 徐佳.医院人事档案管理中存在问题及改革措施的探讨[J].当代医药论丛，2015，15（8）：173-174.

[6] 范莹.大数据时代医院人事档案管理信息化实现方法探究[J].兰台内外，2015，8（5）：33.

（收稿日期：2017-03-20）