档案的信息化建设与档案管理的几点思考

杨易木

【摘要】：现在档案管理最显著的特征是信息化，它代表了未来的发展趋势，档案的信息化有利于长期保存内部档案资料并能够实现档案资源的融合共享。因此档案的信息化建设与档案管理显得非常重要，直接影响到档案管理的水平。本文根据档案的信息化进程存在的问题提出了相应的解决策略，希望能够引起广大同行的思考。

【关键词】：档案管理；信息化；建设

1. 前言

档案管理工作把核心是转变档案管理的方式，以前档案管理的方式是实物保存，随着信息化时代的来临，要逐步转变为信息化数字保存，这样能够使得档案管理的有效期得到显著的延长。档案管理的信息化有利于档案的分享，而且方便了档案的使用，查找对应的档案也变得很容易，节约了相应的时间，提高了档案管理的相应的能力。目前来讲，大多数的单位都已经实施了信息化的档案管理措施，但是由于档案管理的数字化的建设仍然属于探索的阶段，因此影响档案管理的信息化的建设的因素还有很多。本文主要研究的是对于档案管理的信息化中存在的问题进行思考。提高单位对于档案管理工作的质量，尽最大程度合理的利用档案。

2.影响档案管理的因素分析

2.1 从思想上对于档案管理的建设缺乏足够的认识

由于数字化时代的来临，也改变了档案管理的方式。数字化的档案管理方式是对档案服务方式的改变，但是很多的档案管理人员对此缺乏比较足够的认识 ，对于档案管理的信息化建设并没有深刻的领悟到其中的变化。新的技术对于传统的档案管理工作的影响主要体现在以下的三个方面：第一个职能部门利用信息化对档案进行管理，能够有效地提高档案管理的效率；第二个是，档案管理的信息化建设能够有效的提高档案的利用率，方便民众的查阅；第三个是，档案管理的信息化建设，能够促进档案的共享，有效的提高公共资源的利用。如前文所言，很多檔案管理工作者并没有认识到数字化，信息化对于档案管理工作所带来的深刻变革，这样就影响了档案管理工作的效率。所以档案管理工作者要正确认识信息化对于档案管理工作的重要性。

2.2 对于如何利用档案资源存在误区

对于档案资源的如何使用你是影响档案信息化的因素 之一。以前的档案管理的做法是将档案进行整理放入档案馆进行保存，如果有需要的话就去档案馆进行查阅。随着现在信息技术的发展，档案管理工作的核心也发生了变化，提倡资源共享，以便于更好的利用档案资源。这样更好地以服务大众为目的，发挥档案管理的作用与实际的价值。只注重档案的保存而并不注重档案的使用，就会造成档案管理工作的效率的低下。

2.3 地区档案管理部门之间新化差异明显

由于各地区经济发展水平不一样，档案管理的信息化程度也并不一致。有些部门的档案管理已经实现了信息化，有的部门还是需要人工操作，对于档案资源的共享造成了极大的阻碍，就无法正常合理的利用档案资源。

3如何加强档案管理的信息化建设

3.1 对电子文档加强管理

随着计算机技术的普及，越来越多的文档等做成电子文档上传到电脑上，因此对于电子文档的加强管理就有特别重要的意义。只要做到以下几点：一是部门之间的电子档案要规范化，建立统一的电子档案制度，对于电子档案的有效性要进行确认；二是对于电子档案要进行合理的保存。相对于文本文件，电子档案的形成时间比较短，能否进行保存还需要长期的观察，因此，在实际的工作中要做好电子档案的保存工作，及时对电子档案进行复制或者备份，这样可以有效的避免电子档案出现的丢失的问题。

3.2 要在网络中建立文件夹

建立网络档案的好处是可以有效的提高档案管理的效率，这样起到了良好的效果。建立网络档案主要做到以下几点：首先要建立好保存档案的网站，对于内部和公众的服务力度都需要加强，要大力宣传网络档案，便于档案的合理利用；档案管理的硬件设备也要跟上，要及时采购最新的档案管理设备，这是实现网络档案共享的物质条件，可以显著的提高档案管理的有效性和安全性。

3.3 提高档案管理的信息化手段

提高档案管理的信息化手段主要有以下两点：一是要建立档案管理的制度，做到有章可循，提高档案管理的效率；二是要转变传统的档案管理发展的理念，用现代化的思维方式去解决档案管理问题，信息化手段来组织档案管理工作；

3.4 提高档案管理从业人员的业务素质

档案管理工作能否有成效，档案管理从业人员具有决定性的作用，因此我们要提高档案管理工作人员的业务素质，主要需要做到以下几点：档案管理人员的选择上要具有专业化的素质，档案管理人员不仅仅从事的是档案的保存工作，还需要在网络上对档案进行合理有效的保存加工和进行整理，有的时候还需要对档案的实际的格式进行修改，档案管理人员除了要具备一般的档案管理知识，还要具备基础的计算机的知识，所以这就要求档案管理人员具有综合的业务素质才能适应新时代的档案管理工作的要求。第二个是对于单位的档案管理人员要组织定期的关于档案管理工作的实际的培训，随着科学技术的进步，档案管理的知识也是日新月异，因此我们档案管理人员也要与时俱进不断的学习新的档案管理的知识，这样就能够极大的满足社会上对于档案管理人才的需求。经常性的进行技能上的培训可以对于档案管理人员的知识的架构进行合理的梳理，积极的提高档案管理人员的素质，这样才能更好的开展档案管理工作。第三个是档案管理的竞争机制的设置，对于优秀的人才，要主动的设置合理的岗位，不要拘泥于具体的形式，充分发挥人才的带头作用。这样可以有效的发挥档案管理工作人员的积极性。

4 总结

档案管理的信息化的建设对于未来档案管理工作的发展具有十分重要的意义，可以在实际的工作中国积极的转变档案管理的发展模式，使得民众能够充分利用档案，提高档案的使用效率。本文主要探究了在档案管理的信息化建设所面临的问题，并由此提出解决问题的策略，通过与时俱进的不断学习，加强对档案管理工作的了解，提高在实际工作当中，信息化管理的档案的能力。总之，档案管理的信息化技术对于整个档案管理工作具有深刻的变革影响。

参考文献：

[1] 李晓琳 ， 王艳华 . 关于档案信息化建设与档案管理的探索 [J].企业改革与管理，2016，14（5）：115-116.

[2] 王晶，李晓华 . 档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务 [J]. 黑龙江科技信息，2010，02（11）：139-140

[3] 陈志文 ， 方凤英 . 浅谈档案信息化管理面临的问题及对策 [J].

经营管理者，2014，11（12）：148-149.