浅析企业人事档案管理工作

王琼芬

【摘要】本文针对干部人事档案管理的要求，结合工作实际，对如何做好企业人事档案管理工作进行了阐述。

【关键词】企业；人事檔案；管理工作

人事档案是人事管理部门在人事管理活动中直接形成的，记录一个人的主要经历、政治面貌、学识水平、德能勤绩、工作表现等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人职务任免、转正定级、职称申报、办理养老保险、工龄鉴定等开具相关证明时都需要使用档案。人事档案是一个人的学习、工作的缩影，借助档案能较全面的了解一个人的过去，把握现在和预见未来。管好用活人事档案，对人力资源开发起着十分重要的作用。现从三个方面谈谈自己粗浅的认识。

一、做好人事档案管理工作，收集材料是基础

人事档案的管理是一个动态的过程，档案的形成是随着当事人成长而连续不断地补充内容的过程。它记载着一个人从学校毕业到被单位录用，在各个岗位履职的全过程。记述着他（她）学历、职务（职称）晋升、学历学位、年度考核、入党、表彰、处分、工资晋级、任免呈报、出国（境）政审、退休呈报，直至死亡等每一步人生轨迹，形成彼此相关，相互联系，互为依据，互为补充的各种材料。而这些材料能否准确、真实、完整、延續得到新增和补充，这完全取决于材料的收集。所以，为保证人事档案的生命延续和价值所在，针对不同地方、不同时期、不同阶段、不同情况下形成材料的收集，要做到以下几点：

（一）建立健全归档制度。无论是管档单位还是材料形成单位都必须建立归档管理制度，增强归档的自觉性和主动性。

（二）树立动态收集材料观念，及时补充新材料。对于年度考核、职务（职称）晋升、工资晋升、表彰奖励等常规性、普遍性的材料，做到与相关工作同步进行定期收集。对于入党、出国（境）政审、学习培训等零散、不具有普遍性的材料，进行不定期收集。

（三）及时发现和处理不符合归档要求的材料。发现缺少材料的要及时进行补充完善，手续不全的材料要退回形成材料的单位或部门进行补办，以确保材料的齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

二、做好人事档案管理工作，加强学习是保证

《干部档案工作条例》和《干部人事档案管理若干管理制度》等有关规定，对人事档案管理部门职责、管理人员职责，材料收集、鉴别归档、整理、安全保密、借（查）阅、转递、检查核对等工作都做了详细明确的要求，建立健全了从收集、整理、保管到借（查）阅、转递、保密等一整套规章制度。日常工作中，坚持工作标准，严格工作纪律，对进出的档案严格把关，履行好一系列手续，才能确保档案管理的万无一失。面对涉及内容琐碎、操作具体、标准要求高、责任重大的管档工作：

（一）要加强理论和业务知识学习。只要做到相关制度的掌握者，相关业务的熟知者，我们才知道某一个具体环节、步骤该怎么做，什么能为，什么不能为。

（二）要注重实践。面对人事档案十类标准，分类必须准确、编排要有序、目录要清楚、裱糊装订须整齐美观，只有通过实际操作，才会在实践中发现问题、对问题加以分析，从而解决问题和不断提高自身能力。

（三）要学习现代化管理知识。人事档案不仅是纸质的，随着人事制度改革的不断深化，中央、省委对人事档案目标管理的推进和深入，我们必须掌握现代管理知识，建立计算机管理数据库、职工信息表、编制检索工具等，实现目录的录制、修改、打印、登记、转递、汇集统计等工作，推进人事档案信息化和现代化建设步伐，才能满足单位自身的发展和适应信息时代档案事业发展的需要。

三、做好人事档案管理工作，提供利用是根本

保存干部人事档案，最重要的原因之一是提供利用，如果不利用，档案就失去了保存的意义。也只有通过档案的利用，才能体现档案的价值。作为一名管档案人员，如何提供档案利用和发挥其价值。

（一）有主动服务的意识。坚持主动、热情、周到、保密、及时、准确的原则，为借（查）阅单位或和利用者提供优质的服务。

（二）认真做好借（查）阅登记工作。通过利用目的，清晰明了地登记，发现和掌握利用单位或利用者的利用目的，从中找到工作规律，以能更方便、快捷、高效地提供服务。

（三）进一步挖掘档案的利用价值。当前，在推进人事制度改革新形势、新任务、新要求下，要紧紧围绕干部管理工作，围绕如何更好地发现人才、选拔人才、加速人才培养、合理配置人力资源服务，充分发挥人事档案的利用价值。在掌握干部基本信息的基础上，积极建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和急难险重工作中的表现情况及工作任务完成情况归入档案；重点收集干部科研成果情况、继续教育情况以及参加各种资格考试等能反映个人才能的资料。把人事档案变成记录个人成长的录像，把人事档案库变成人才信息库，把沉默的“死”档案变成有价值的“活”档案。通过对性别、年龄、学历、专业结构、民族、党内外等相关信息的动态分析，对干部队伍建设提出建议和意见，为培养干部人才工作发挥参谋作用。

四、总结语

总之，人事档案管理是一项复杂而艰苦的工作，需要我们不断进行研究、探索和发现。只有这样，我们才能更好地服务于单位，更好地服务于社会。