基建工程项目档案收集与建设

张玉琴

【摘要】收集与建设基建工程项目档案工作是一项繁杂而又重要的工作，要搞好这项工作必须充分认识基建工程项目档案收集与建设的重要意义，切实把基建工程项目档案收集与建设工作当作档案管理的一项重要工作，要设立专门人员，建立一整套严格的基建工程项目档案收集与建设制度。

【关键词】基建工程项目档案；基建工程项目档案收集；基建工程项目档案建设

一、了解基建工程项目档案收集与建设要义

基建档案收集与建设要义可参照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》中的有关规定执行。特别是本行业内有行业标准的，则应严格按照行业标准执行和落实。笔者认为主要做到以下三个方面：

（一）基建工程项目档案与文书档案范畴的划分。如果基建项目立项没有取得成功，相关文件应作为文书档案；在基本建设项目建设中创建的普法性文件、文档、事务性文件也应作为文书档案；涉及项目审批、征用土地和拆迁、竣工验收等文件材料，应当存入基建档案。

（二）基建工程项目档案与其原件和复印件的区别。档案文件能够发挥作用，就是由于其形式的原始性以及內容的原始性。基本建设项目的工程质量实行领导责任制、监理负责制、法人管理制、招投标确定制、合同制约制，经过这些有效制度和措施，单位时间内文件形式基本数据的数量急剧增加，大量的施工基础资料和监理文件要在施工现场逐步形成，如果没有专人负责，很容易由于管理不善造成原件丢失。搞好基建档案原件的收集是做好基建档案收集与建设的前提与关键环节，收集的同时，要备份好复印件。

（三）基建工程项目档案图纸和文字材料的区分。图纸是基建的依据，基建是图纸设计的具体体现。图纸在基建中具有举足轻重、无法替代的地位和作用，但同时也不能忽略收集文字材料。以便为后续手续的办理、各种纠纷的处理、应对各种各样的维修保养和工程检查验收提供依据。对此，档案管理部门和人员必须高度重视基本建设档案图纸和书面材料的收集和建设。基建档案收集和建设方法，通常要根据基本的施工图纸和文本材料形成的时间序列，分为早、中、后期三个不同阶段进行收集和建设，根据图纸和文本材料形成的不同渠道，可分为上级机关批准的文书、业务部门批准的文书、自己的圖纸和文本材料、协作单位的图纸和文本材料等进行收集与建设；可按照建设单位、施工单位、监理单位、跟踪审计单位形成的材料，分类收集和建设。只有高度重视施工图纸和高度重视施工的材料收集与建设，才能确保基本建设档案的完整性。

二、掌握基建工程项目档案收集与建设要素

基建档案的收集要素包括以下几个方面：

（一）基建工程项目前期的数据资料收集和建设。完成建筑工程档案的收集和建设，不仅是工程建设的施工档案的管理，信息也应该涵盖项目的早期阶段。项目建设的施工期间，对工程局部进行修改，优化工程的设计是不可避免的。任何工程变更，设计单位都会提供设计更改图纸或文本；竣工验收材料，包括对环境的检测报告、对消防验收的合格报告、对质量的检查验收报告等一系列的资料；审计数据，主要包括总包单位工程项目结算书、各个专项分包项目结算书、最终整个项目决算报告。尽管建设项目的建设周期有长有短，但都是以这个建设项目为单位进行的，其档案显示出明确的完整性、系统性和不可重复性。只有完成施工前的档案材料的收集与建设，才能有效确保基建档案的齐全完整，为以后的管理使用创造良好的条件，不留后遗症。在基建项目立项设计阶段，注意检查征地拆迁方面收集的资料是否完整，尤其是要收集拆迁户在拆迁的过程中形成的材料。通常基本建设项目只保留业主单位与当地政府签订的协议，却没有拆迁户的政策处理材料，很容易导致材料丢失，导致发生影响社会稳定事件。应该特别注意在竞标过程是否完成数据材料的收集，尤其是参加招投标专家组的人员在评议过程中针对具体项目不同标段形成的评分表等材料，同时也要加强未中标标书等材料的收集归档。

（二）基建工程项目中、后期的数据材料收集和建设。在基建工程项目施工阶段，要注意检查建设基础数据是否收集完整，特别要注意设计更改和测试、沉降位移和变形监测记录等材料，同时应仔细检查建设基本数据的修改是否按照有关规定执行的。监督档案的收集是否完整，包括监理日记、月度报告、计量支付记录等材料，特别在监理规程规定反映监理履行 “三控制”职能的文档收集是否完整。工程项目交工验收后，在试运行期间的材料收集是否齐备，试运行阶段的记录材料是否完整齐全，竣工后的图纸是否能反映工程项目竣工后的真实情况，与更改变动是否相符。

（三）基建工程项目主件、附件、补充文件的收集与建设。基建档案归档的主要文件、附件及补充文件都是基建档案的重要组成部分。如果仅有主要文件，没有附件和补充文件，是不全面的档案。有一些非常重要的内容并不都体现在主件中，而是体现在一系列附件和补充材料之中。尽管这些数据材料与合同相比是辅助性的，但它却非常重要而具体，也是基本建设项目档案的重要组成部分。为了避免上述问题的出现，基本建设项目档案工作人员应该努力做到：收集整理材料的时候，要注意收集备忘录和纪要等附属文件；要注意收集请示和上级批复；也要注意收集合同和来函、协议；还要注意收集招标、投标文件和答难解疑材料。

【参考文献】

[1]朱玉媛.档案学研究进展[M].武汉大学出版社，2007.

[2]胡鸿杰.中国档案学的概念与模式[M].中国人民大学出版社，2005.