探讨研究电子文件时代文档管理一体化论

丁丽娟

【摘要】现代化信息技术的出现和推广应用，为电子文件的管理开辟了新的道路，文件的储存和查询、应用不再是简单的人工作业，而是与新技术的有机融合。通过一体化的管理，有助于提高信息的安全性和有序性，防止由于失误和管理不当造成的数据错误。但是现阶段的文档管理一体化模式还存在很多不足，如何结合实际，从技术与管理入手解决问题，才是当前要考虑的重点。

【关键词】电子文件；新时代；文档管理；一体化

电子文件时代是基于技术革命出现的新特征，它主要是借助计算机设备和网络化背景，对文件进行的管理与控制。这一时期的文档管理具有明显的优势，信息保存安全性高，不易破损，保存时间长，且便于查询和获取数据。然而由于传统管理模式太过深入人心，导致管理者对电子文件时代下的文档信息存在偏差，统筹管理和定位管理等方面不够明确，一体化论断无法实现。针对这样的现象，必须明确分析电子文件时代高效管理的新方法，提出科学的管理方案，加快一体化发展的过程。

一、电子文件时代文档管理一体化存在的缺失

一动一录是传统文档管理的原则，一旦文件发生变化，就会进行详细记录，可是由于这种信息太多，内容又过于繁杂，给一体化管理带来了不小的困难。

（一）管理制度不健全。文档管理作为信息管理的关键，在实际管理中必须遵循一定的原则，但是目前的管理部门基本上只承担文书工作的职责，实际工作存在缺位和越位的现象，文书的管理与档案的管理也没有明确的界限，造成信息的混乱和管理秩序的失常。

（二）缺乏专业化制度。“没有规矩不能成方圆”，针对电子文件时代的文档管理遇到的复杂性问题，在实际管理中必须严格遵照要求，统筹管理办法。然而由于制度的匮乏，导致工作没有具体的规范作指导，对文档的归档分类、查询办法、传输模式等也没有明确，大大降低了文件的安全性。

（三）管理技术落后。电子文件时代文档管理一体化模式最重要的依托就是技术手段，管理要与计算机和各类软件的应用相结合。可是在实际工作中，管理方式的改革却不够清晰，硬件设备和技术水平都跟不上步伐，文档防护不到位。

二、电子文件时代文档管理的一体化方法

（一）转变文档管理一体化的意识。意识是行为的先导，严格管理文档信息，适应电子文件的新特征，就必须转变原来的管理观念，对一体化有一个清晰的了解，然后消除文档管理与档案管理的误区，提高内部工作的协调性，逐步推行一體化管理的新方法。

（二）实施一体化管理体制。传统的文档管理不是文件与档案分化管理，就是文件与档案的混乱化交互管理，管理界限与层次极度模糊。为了尽快实现文档一体化管理，有关部门应当尽快制定文档一体化管理体制，重新规定各部门关于文档一体化管理的部门职责、岗位职责。实施一体化管理体制同时需要设立专业的管理部门，承担文件管理部门和档案管理部门的媒介角色，并对文档管理负责。

（三）加大力度和投资开发新的技术。众所周知，电子时代文档管理依赖于技术和设备，要解决原来人工管理存在的不足，突出管理优势，就必须强化服务，加大资金投资，从多个角度完善一体化管理。单就文件检索而言，一款能按照输入制定，搜寻档案库中类似文件，并可做到时间筛选、类目筛选等多种个性筛选的软件才符合当前大批量文件管理的要求。对此，文件管理与档案管理部门要通力合作，共同研究文档管理的新技术和新方法，强调一体化管理的重点和难点，做好信息的交互使用，并提高软件的安全性，实现个性化服务。

（四）提高管理人员的综合素质。文檔管理人员直接影响着电子文档的管理水平，他们每天接触信息，利用计算机实施管理。因此，要全面落实人员技术能力的提高，组织集体学习，开展培训，当有新的软件或设备购入的时候，就要给管理者提供学习的机会，让他们掌握最新的管理手段。另外，要致力于管理者素质的教育，在强化技术手段的同时还要养成他们的服务意识，通过人员的交流和沟通提升自我。

三、结束语

电子文件时代下的文档管理工作与计算机技术紧密相连，是技术性与管理模式的有机结合，对实现文档信息的一体化管理具有积极的作用。因此，在实现一体化管理的进程当中，必须要从软件开发、计算机技术培训等方面入手，提升档案馆电子化水平，辅助以思想培训、制度约束。与此同时，还要认清传统管理方式存在的不足，有针对性地提出文档管理的新方法，从信息的查询、获取、整理、分析等环节入手，真正推动文档的一体化管理，突出技术优势和特点。

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