电子公文档案管理系统安全机制研究

王健

【摘要】作为重要的信息资产，电子公文越来越受到重视，尽管电子公文在运行过程中已经取得了成效，但由于电子公文属于信息化产品，因而会存在一些安全隐患，对此一定要引起高度重视，切实加强电子公文档案管理系统的安全机制建设。本文对此进行了研究，重点对强化安全管理理念、制定安全管理制度、加强安全管理体系等诸多方面提出了对策。

【关键词】电子公文；档案管理系统；安全机制；安全管理

在科技信息化快速发展的新形势下，电子公文档案管理系统也發生了深刻的变化，不仅具有很强的信息化水平，而且也在朝着网络化、智能化的方向发展，特别是其“开放性”也成为重要的发展趋势，这就需要高度重视安全机制建设，否则极易出现问题。尽管从总体上来看，电子公文档案管理系统在运行过程中基本上都具有一定的安全性，但如果不加强安全机制建设，同样会出现安全问题，甚至会对电子公文档案管理系统造成重大的影响，因而一定要探索、研究和实施有效的安全机制，使其能够在安全的环境下运行。

一、强化安全管理理念

理念具有先导性作用。对于电子公文档案管理系统来说，随着网络化的广泛应用，其安全隐患也越来越多，特别是要想使电子公文档案管理系统更好地发挥作用，“开放性”也越来越强，因而一定要重视安全机制建设，进一步强化安全管理理念。在这方面，一定要将安全管理工作作为电子公文档案管理系统运行与管理的重要内容，单位的领导应当从战略的高度重视安全管理工作，一定要重视安全运行，要科学安全电子公文档案管理系统的运行模式，要由专人进行管理，同时要配备安全管理人员。加强对管理人员的安全意识教育，使他们始终树立安全理念，在开展工作的过程中首先想到安全问题，这样才能为其安全运行打下坚实的思想基础。要高度重视安全管理工作的协调性，领导要高度重视，工作人员要以身作则，相互之间要多支持、多提醒，出现问题要及时解决。

二、制定安全管理制度

制度具有规范性的重大作用。对于电子公文档案管理系统来说，要想使其在更加安全的环境下运行，一定要重视安全管理制度建设，确保电子公文档案管理规范、有序运行。這就需要在开展工作的过程中，要按照安全性的要求，制定一系列的安全管理制度，对于管理人员、管理系统、管理机制等一定要制定科学的制度和流程，并且要严格按照制度开展工作。比如对于管理人员来说，要科学确定管理人员的使用权限，不能随便登记电子公文档案管理系统，确保在“人”的因素上不出现问题。要高度重视物理隔离模式的运用，建立登记物理隔离制度，对于身份证制度一定要认真执行，不允许非管理人员登录电子公文档案管理系统。还要高度重视制度的执行力，如果安全管理制度制定出来以后不能够执行，那么也只能是“一纸空文”，因而一定要强化制度的执行，对于不执行制度而出现安全事故的要给予处分。

三、加强安全管理体系

对于电子公文档案管理工作来说，要想建立科学的安全管理机制，必须形成安全管理的协同性，切实加强安全管理体系建设。对于一个单位来说，电子公文档案管理系统的应用主要是由管理部门和管理人员应用，但对于安全管理机制建设来说，却涉及方方面面，因而一定要高度重视管理体系的系统性和严密性，一切与安全机制建设有关的单位和部门都应当纳入到安全管理体系当中。比如单位可以建立电子公文档案管理系统安全管理“协调机制”，相关部门负责人都应当成为协调机制中的成员，这样能够形成安全管理的强大合力，进而能够更有效地避免出现安全漏洞。加强安全管理体系建设，还要做好各方面安全管理工作的协调性，使制度管理、人员管理、技术管理等方方面面更具有紧密的联系，避免出现安全管理“空白点”，确保安全管理能够发挥作用。

四、拓展安全管理内容

对于安全机制建设来说，除了要做好方方面面的管理工作，还进一步拓展安全管理内容，只有这样才能更好的实现安全运行。这就需要在开展安全管理方面，一定要大力加强物理安全管理、技术安全管理、网络安全管理、数据库安全管理、系统软件安全管理工作，只有对这些内容进行科学的管理，才能使管理工作更具有全面性。在这方面一定要发挥协调机制的作用，对各个方面的安全管理内容，要实现“各负其责、各司其职”，同时相互之间还要多沟通和联系，发现安全隐患要及时进行排查，确保安全管理能够有条不紊地进行，使电子公文档案管理系统始终处于安全环境下，特别是在数据安全方面更要高度重视，一定要坚持每天做好“数据备份”，U盘、光盘以及云存储都要进行，“三管齐下”方可保证数据安全。

对于电子公文档案管理系统来说，随着“互联网+档案管理”的不断向前发展，对其安全性提出了更高的要求，因而必须着眼于建立科学有效的安全机制，积极探索安全管理的有效模式，重点要在强化安全管理理念、制度安全管理制度、加强安全管理体系、拓展安全管理内容等方面下功夫，使安全机制建设更具有系统性，确保档案管理系统在安全的环境下运行。

【参考文献】

[1]郭新.电子公文档案管理系统安全机制分析[J].东方企业文化，2015（23）：82.

[2]张慎武，高艳霞，王玉霞.电子公文档案管理系统方案设计[J].兰台世界，2016（20）：23-24.