浅谈学校档案编研工作的途径

张春丽

【摘要】学校档案是学校开办以来记录和反映学校发展经过、办学中各项活动所取得的成果以及办学中形成的痕迹资料的总和。合理而巧妙地利用这些档案资源，做好学校档案编研工作，可以大大提高档案信息资源开发利用的效率，同时也是充分体现学校档案管理水平的重要途径。

【关键词】学校档案；编研工作；途径

一、学校档案编研工作的意义和作用

学校档案编研工作是档案信息资源开发利用的重要途径，是整合学校信息资源，有效保护原始档案，方便档案调阅利用的有效措施。但在开发利用时，如把原件直接提供利用，一是容易破损，影响档案的寿命，二是查找费时、费力，以编写档案史料的方式提供利用，可以避免档案原件的磨损，从而延长档案的寿命，也可以大大提高从业人员的工作效率。

学校档案编研工作是通过对各类档案进行分析研究，去粗取精，综合加工，将准确、可靠的各种档案信息，按便于利用的要求，分门别类汇编成系统性资料后，提供给学校领导、学校各处室调阅使用。利用这些编研成果，调阅人员就可以便捷地获得自己所需要的信息，从而改变以往档案管理的那种“看门守摊”和“你来我借”的被动服务方式，形成积极主动地为各处室的业务开展、领导的办学管理、科学发展提供准确可靠的有效信息。

二、学校档案编研工作的途径

（一）利用档案信息资源编写《学校大事记》。学校大事记是反映和记录学校办学等各项活动中所形成的重要材料，是按时间顺序对学校活动的真实情况全面而又系统的纪实。如果利用查找原始资料的方式进行资源利用，虽然利用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便等因素，不能及时满足利用，而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案编研工作则是按年编记的，条理清楚，出处有据，便于了解学校的创建、校址的迁移、校舍的兴建、学校的更名、机构的设置、专业设置的变化、党委的成立经过、工会的换届、校级领导的职务变化、中层干部的任免、上级主管部门领导视察等。例如：2015年12月12日，我校四届一次教代会顺利召开，大会圆满完成了各项议程，选举产生了四届委员会委员：旷辉、王和生、李鸿玲、黄洁、李曼琳、蒋欣、杨靖臣等七位；经工会委员会推选、州工发〔2015〕79号文件批复，同意旷辉同志担任工会主席、王和生同志担任经费审查委员会任主、李鸿玲同志担任女工委主任。28日，我校一期建设项目完成房产登记，领回9本房屋登记证，建筑面积共计46331.77平方米。同月，“云岭教学名师工作室”建成并投入使用。同月，数字化测图实训基地建成并投入使用。

（二）利用档案信息资源编写《学校办学荣誉统计表》。学校办学荣誉的种类较多，有的是综合类表彰，有的是单项表彰，表彰的形式也有文件表彰匾牌表彰，有的是利用下发文件外再配以奖牌、奖品等，利用汇总统计的形式进行办学荣誉编研，形成查閱简便的表格，可以一目了然地找到需要查找的荣誉项目。

（三）利用档案信息资源编写《教职工经历变动表》 （作为内部资料仅供学校领导和人事管理部门使用）。因教职工的档案信息材料较多，其情况各异，信息的真实性又直接影响其身份，严重情况下直接关系到教职工的切身利益。但如果现用现查，不光会产生原始资料受损的问题，其人力、时限也随之将受到影响，降低了工作效率，增加了工作人员的负担，为能让人事档案信息资源轻松便捷地发挥其利用价值，本人经过反复推敲，针对平时工作中通常需要的学历、学位、毕业院校、职务、职称外，还把其学历经历、职称取得经历、任职经历、到校时间、到校类型、特殊情况的注明等编写成教职工经历变动表，就能让学校领导和人事管理部门对单位成员结构等情况显而易见地得到了解，便于对干部进行考察和任用：

（四）利用档案信息资源编写《教职工分级聘用明细表》。编调研形成的教职工分级聘用汇总表中的栏目，主要体现职称评定后，学校人事部门根据单位编制中的职级，结合单位是否有空岗而及时聘用或等到有空岗名额时才聘用的统计，如用一句话表述，就是教职工的工资等级明细情况，这是人事部门、职工个人经常查询的内容，如果现用现查，也是一件比较烦琐的事情。档案管理人员只要注重平时一年一度的信息更新，绘制好一张《教职工分级聘用明细表》，每位教职工的聘用情况也就一目了然：

三、学校档案编研工作成果的发挥

三、总结语

以上列举都是本人在多年从事档案管理工作中的做法和经验，在日常工作中确实利用频频，作用较大，有效证实了档案编研工作的重要性：把平时感觉太繁、太乱、太多的信息资源，变为一目了然的表格和数据，充分体现了平凡的档案管理岗位并不平凡，且大有作为，除了上述问题之外还有很多东西也值得我们去探讨。

通过这几年的档案信息编研工作，本人还从中总结了一个道理：深不可测的问题或事情，只要有心去探索研究，掌握其常规、理顺其规律，注重其关键环节，把握好平时的爱岗心态，心存积极奉献精神，变被动为主动，超前思考，设想各种需求的应对和顺应办法，勤快收集、耐心整理，就会出成果。也从中感悟到身临本职岗位的乐趣，還会因为学校的蓬勃发展、办出的特色、办出的水平中也有自己的一点功劳而感到欣慰。