高校办公室档案管理工作的优化措施之研究

王靖怡

【摘要】文章主要对高校办公室档案管理工作的优化措施进行研究。具体是结合现阶段高校办公室档案管理工作不受重视，以及基础设施条件相对较差等实况，提出了提高对高校办公室档案管理工作重视程度，完善档案设施以及构建档案信息资源管理系统等建议。希望在优化高校办公室档案管理工作质量，推动高校教育与管理事业在信息社会中健康发展方面有所帮助。

【关键词】信息社会；高校办公室；档案管理；优化措施

教改政策推行以后，高校在办学规模以及科研教学设施建设等方面做出一定调整，其宗旨是为了强化教育质量与科研水平。高校办公室为学校各项事业发展服务，各项工作目标是否实现与办公室运行效率相关联。办公室档案管理人员分别承担着管理全校师生的档案及其他档案的重责，新时期下，高校办公室档案管理工作者应树立现代化管理意识，不断完善办公环境，提高办公质量，为学校各项工作的有效运转发挥帮扶作用。

一、概述新时期下高校办公室档案管理工作应该具备的特征

（一）信息化。在互联网技术与信息通信技术的协助下，高校办公室档案管理部门构建电子化办公模式，此时档案文稿采集、整合效率大幅度提升，辦公室档案工作环境也得到有效完善。无纸化办公目标的实现，使高校办公室档案管理内容体现出丰富性、形式上体现出多样性与有序性，在计算机管理服务与光盘存储服务推动下，高校办公室档案管理工作信息化目标的实现就指日可待了。

（二）社会性。高校在教育与管理等方面体现出开放性，其承担着培养优秀人才的使命，所以其与社会存在一定的关联性也是必然的。高校办公室档案管理人员需要对学生入校前信息、在校期间的学习与受奖情况、科研成果等内容进行整合归档，使其成为学生毕业以后打开职场大门的“敲门砖”。可见新时期下高校办公室档案管理工作与社会机构、团体组织之间存在密切的关联性。

（三）综合性。高校办公室档案管理工作内容不仅仅为学生档案管理与服务，而且还管理着教学活动中产出的教育专业档案、教职工管理工作中的人事档案，财务工作中的会计档案以及房地产档案等。再者，在互联网时代中，承载高校档案资源的媒介不只是纸质文书，磁盘、光盘等高端装备也被频频应用，多种类型与形式的档案的呈现均体现出高校办公室档案管理工作的综合性。

（四）竞争性。新时期下，国内高校以培养高素质人才为宗旨，在竞争日益激烈的环境中，高校应该以市场需求为标准，建立健全人才培育规划。而与学生基本信息、受教育状况的文书方案管理工作为高校管理体系中的重要组成成分，并且学生档案信息演变成高校与用人企业构建长效合作关系的“金招牌”，只有在学生个人信息满足企业人才信息数据库相关要求时，其到该企业就业的可能性才会更大。

二、列举现阶段高校办公室档案管理工作实况

（一）学校各级领导对档案工作没有给予一定的重视。具体体现在很多高校没有在分管档案工作中设置领导，此时办公室档案管理工作发展规划缺乏规范性，经验归纳上缺乏全面性与深入性，档案工作没有被纳入进高校考核体系中。高校办公室档案管理工作人员归档意识淡薄化，全校师生没有加大对档案信息资源管理的关注程度与支撑力度，高校领导也没有树立应用档案资料开展各项工作的思想观念。

（二）信息风险意识薄弱化。互联网时代中，高校办公室档案管理工作环境体现出开放性，管理理念上彰显前瞻性。在计算机技术的协助下，尽管办公室档案管理工作效率不断提升，但是信息风险不断衍生出来，例如黑客攻击、熊猫病毒侵袭等，这直接使信息的安全性受到胁迫。高校办公室档案管理工作是对上级部门文书、各机关部門政策文件信息进行管理。上述文书有些是省级文件有些是校内文件，具有单一性色彩，对其保密性提出较高水平。目前，很多高校办公室档案管理工作人员大多数为非专业人员，在工作压力大的情况下，其没有赋予信息安全管理工作充分的重视度。另外，即使部分管理人员在对档案资源管理进程中树立信息安全管理意识，并依据规范性信息资源保存程序进行管理，但是由于技术水平或者是管理能力不达标等因素的限制，档案信息资料泄露事件的发生在所难免。

（三）基础设施条件相对较差、配置现代化水平较低。现阶段，很多高校办公室档案管理部门基础设施的建设处于较低层次上，就连“三室分开”这一基础目标的实现上都存在较大的难度系数。档案管理信息化处于较低阶层上，消防、保卫、温湿度控制等设备没有在档案库房中配置齐全，这就使高校档案资料的安全保管、信息资源开发利用环节得不到切实的保障。现阶段，阻碍高校办公室档案管理工作顺利发展的最大制约因素就是高校对其投入资金严重不足，这样软硬件基础设施就得不到有效的维修与养护，计算机等现代化设备的实用价值就没有充分展现出来。综合以上论述内容可以推测的是，在信息社会中，高校办公室档案办公自动化水平实现大幅度提升这一目标还有待努力。

三、新时期下高校办公室档案管理工作的优化措施

（一）提升认识，强化对档案工作的引导力度。首先，高校应将档案管理工作融入进学校发展规划中，使其成为党委、行政工作的组成部分，使办公室档案管理工作定期得到考核与督察。同时高校建设档案工作管理委员会，从而使办公室各个工作者的职责明确化，并委派1～3名专职人员，使其为高校办公室档案工作管理网络建设做出科学的指导。其次，高校办公室档案管理人员基于本校实际情况，融入人本化理念，借鉴其他高校或档案管理部门工作经验，在现代管理技术与手段的协助下，结合与档案管理工作相关的法律政策，建设与本校档案工作相匹配的各类体制规范体系。最后，高校领导以办公室现有规模为基准，在其内部设置机构层次，为其内部工作信息流通的顺畅性与有效性奠定基础。在岗位设置环节上，可以依据指导、采集、整理、保管、应用、资源开发等职能，采用一人一岗机制，建设并推行岗位责任制，实现定人、定岗、定责的目标。对于内容丰富的档案管理项目，高校领导可以借助建设项目小组的形式，在相关人员的协助下，办公室档案管理工作质量将会得到切实的保障。

（二）档案材料的信息化管理。众所周知，高校办公室档案资料多数与学校开展的寻常工作、举办的普通活动相关联，为实现推动校园文化建设进程等目标而借用不同媒介将其存储下来。常见的有会议记录与决策、人事资料、重要电话记录、重要图片以及带有实用价值的文书稿件等。为了优化高校办公室档案管理工作质量，可以在相关技术的协助下使纸质文件、声像文件这些传统文件转型为电子档案，办公室档案管理部门建设结构严谨的档案资源库、数据信息库，从而确保各类档案资源以数字化形式被保管。办公室档案工作人员应用层次化形式，按照由低到高的原则逐级建设系统，为高校档案信息资源信息化管理工作的实现奠定基础。

（三）加大资金投入力度，完善档案设施与配置的现代化建设。高校办公室档案管理部门设施建设在校园文化建设进程中发挥着不容忽视的作用。为了优化办公室档案管理工作效率，高校可以将档案室建设为学校重要档案的保管基地，应用档案资料开展爱国主义教育基地建设工作。将办公室档案基础设施建设工作纳入进学校文化设施建设整体计划中，加大资金投入力度，在经济条件允许的情况下，依照国家档案馆建设设计标准，为办公室档案管理部门创造与现代档案馆各项功能相匹配的档案室。高校办公室档案管理部门务必要重视档案室装备现代化建设工作。具体是将消防、温湿度自控以及垂直式运输系统等多样化设施安装到档案室内部，从而确保档案资料保管的安全性。同时从硬、软件两个方向入手，强化档案设施的完整性。扫描仪等信息转换系统，刻录机与可移动磁盘等与档案资料保管相关的专用设施，网站与支撑网络运输的通信线路等传送体系的建设，推动了数字化与现代电子档案的建设进程，达到了优化高校办公室档案管理工作质量的目标。

（四）构建档案信息资源管理系统，推行全面管理策略。新时期下，高校办公室档案管理工作的优化措施之一便是构建档案信息资源管理系统，在该系统的协助下，数字信息将档案纸质材料取而代之，最终归档于电子系统中。在档案信息资源管理系统的协助下，提高了管理人员对档案信息检索与查阅效率，信息的传递更体现出快捷性，此时高校办公室能够为不同部门事业的运转提供信息资源，当然高校各个部门人员也可以通过登录网址的方式直接达到搜索档案信息的目标，在档案信息资源系统的協助下，高校档案资源在应用环节上体现出共享性。另外，高校办公室档案管理工作人员应该树立创新意识，在实践中不断调整内部工作体系，积极学习现代高端技术，推动信息资源管理系统完善进程，并巧妙地应用各类手段，加速档案信息资源管理系统与校园信息平台融合进程。对高校办公室档案管理工作实施全面管理对策，这是高校管理机制实效性发挥的形式，从而确保办公室档案管理工作的系统性与规范性。全面管理策略的实施，使档案资料采集、整理到归档等各个程序得到严格的监督。办公室档案管理人员的业务素质与技能也得到定期的培训，在经验交流与分享的过程中，树立使命感，强化信息风险意识、保密意识等，扎实地掌握现代技术，从而使办公室档案管理工作质量有所保障，最终实现突破发展这一宏伟目标。

四、结束语

目前，国内众多高校办公室档案管理現代化依然处于萌芽阶段，信息化与数字化目标的实现是任重道远的。高校领导务必要重视档案管理工作，在构建与完善档案管理工作标准的基础上，加大资金投入力度，采购高端设备，落实基础设施建设工作，同时也不忽视对管理工作人员技术培养工作，最终取得预期的档案管理工作成效。

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