试论如何实现档案综合管理中的优化管理

杨向峰

摘要：从本质上来说一种信息资源，具有一定的数量与原生性。单堆资料是其信息储存的主要位置，在实际整理的过程中需要将其需要作为主要依据，并注意对其系统性与规范性进行保障。档案信息的作用与价值需要在加工整理的基础上实现最大限度的发挥。本文主要针对如何实现档案综合管理中的优化管理进行探究，这对档案管理工作的顺利进行有积极意义。

关键词：综合管理；优点；档案

一、在档案管理中实行综合管理的优点

1.实行综合管理，有利于档案信息的综合开发利用

对人事、文书、会计、科技、声像等多门类的档案进行储存是建立综合性档案的实质与目标，在整个组织活动中无法避免完成以及发展轨迹的存在，为实现对上述内容的真实记录必须通过档案。在实际对档案进行分类时可将门类与载体作为主要依据，社会活动职能的行使过程是档案形成的主要来源，其中的各个因素存在不可分割的密切联系，相互渗透以及相互作用是其主要形式。

文书档案内容是科技档案的重要组成部分，会计档案以及人事档案也在文书档案的涵盖范围之内。因此为在真正意义上实现对上述档案管理工作的贯彻与落实必须对其进行综合性的管理。部门工作之间的业务联系可通过纵横交错来直观体现，满足上述要求是把握这种关系的唯一途径。综合性功能以及整体优势是档案信息的明显特征，只有在把握业务需求的基础上才能促使其功能与优势实现最大限度的发挥，并对各方面的需求进行有针对性的满足。

2.实行综合管理为丰富室藏、发展档案事业奠定了坚实的基础

在档案室业务建设过程中室藏作为一种物质基础存在其中，档案的科学管理、开发以及编研都是需要在室藏丰富的物质基础上进行。职能管理可涵盖组织内部的档案管理工作，同时其在社会档案管理以及国家档案管理中也占据重要位置。档案馆馆藏的主要来源是组织或者事业单位的保存档案，注意高校保存档案也是其不可缺少的一部分。

档案工作的完整性必须得到基层档案室基础性工作的支撑，基层档案工作是档案工作全局的基础与核心部分，它可在一定时期内对组织以及单位的服务提供原始凭证，社会主义的建设与发展也可通过档案实现在不同角度的反应。对组织、企业单位的档案实行综合管理不仅可以对本单位形成的所有档案制定统一的制度规定统一的方法，实行集中统一的管理，还可以使档案室的室藏得到不断的补充和完善，并假使档案管理逐步趋向规范化、标准化和现代化。从而为社会提供日益丰富的档案信息资源，推动整个档案事业的可持续发展。

3.实行综合管理有利于提高科学管理水平

实践证明，要实行档案综合管理，并使之取得时效，就必须设置独立的综合档案室，赋予它在平行于其它有关部门的管理职能。它有权力凭借组织、单位的名义下发文件、召开会议、制定从文件材料的形成、传递、收集、整理分类到立卷、归档、保管、统计等一系列具体的相关制度和办法，有责任对整个组织内的档案管理进行有效的整体管理和监督检查从而使档案工作由分散粗放管理向统—科学管理转变艘全院档案管理逐步走向标准化、规范化的轨道。

4.实行综合管理有利于档案数字化系统建设

档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。目就国内的档案数字化系统从总体仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段.而要最终完成这—步的关键在于数据库建设。建立数据库系统是—项长期而繁重的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。

建设好数据库离不开领导的重视，方方面面统一的认识以及计算机技术人员同档案业务人员的协同配合。这就迫切要求我们切实推进档案综合管理进一步强化档案室与各部门之间的业务联系冀扮发挥好档案馆作为档案资源保管利用中心和档案信息发布中心的综合功能和整体优势，为各项工作的顺利开展提供全面、准确、快捷的利用服务。

二、企业档案存在的问题

1.档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在：—是档案收集不规范。在收集过程中制度形同虚设想交就交不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。新档案人员不断进人档案人员的专业素质参差不齐，实际整理文件不相符卷内资料漏失现象比较普遍。

2.缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目就一般档案管理都是采用一台微机—套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：提高领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投人少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备。但由于档案管理人员操作不熟练导致先进设备没有起到先进作用。

3强化档案综合管理的措施

3.1档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展必须增强档案工作的主动性、前瞻性制定出有指导性的档案发展规则。为此领导干部要意识到档案工作的重要性，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实际的工作计划。

2.加强档案基础工作按时完成上级部门的档案工作

在档案基础管理中，要坚持把檔案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作从领导机制到管理体系，章制度到档案管理在组织上、制度上要形成—套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。

3.加强培训力度，努力提高档案管理人员的

素质建立健全相关管理制度档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。管理制度方面认为：一是要明确档案管理负责人专职、兼职档案员的岗位职责形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编写各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善。

4.“五个统一”

抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任为副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组协调各部门间的档案工作'为档案工作的综合管理提供组织保障三是把档案管理工作列入领导层办公室的议事日程年初有部署年底有总结平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导.三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发民档案部门做到统一领导、统一制度，统一规划计划，统—检查指导和统—制交流。

四、结语

档案管理工作是容易被忽视的组织工作。但是它在工作中起到的作用是不可忽视的所以档案的综合管理是档案标准化、系统化的必要之举。档案综合管理的加强是对企业、事业单位、社会基础资料、数据的整合和统—化管理只有建立高效、统一的档案管理和查询系统才能更好的发挥档案的真正作用。

参考文献：

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[2]刘冰.试论基层民政系统档案管理问题及优化对策[J].办公室业务，2016（19）：79-79.