电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用

邹莹莹

【摘要】信息化建设是各个行业、各个领域发展的必然趋势，档案事业在发展的过程中，也需要跟随时代发展的脚步，进行信息化建设。电子档案的应用和管理是档案信息化建设的前提，其在推动档案信息化建设中有着不可替代的作用。在目前的档案工作信息化建设中，还存在着许多问题，相关单位在发展的过程中，要掌握这些问题，并采取针对性的措施去处理，以此促进档案工作信息化建设。

【关键词】电子档案管理档案工作信息化建设

一、电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用前景

现代化的电子档案管理手段对提高档案工作信息化建设非常有利：现代化的电子档案管理手段具有以下三个特点，第一，高效性，高效的档案信息管理方式可以在很大程度上简化档案管理工作的流程，使档案管理工作变得更加简便且易于控制。第二，实用性，随着企业对实用性的信息资源的需求量越来越大，实用性的档案资源的管理已经成为了档案工作信息化建设工程的重要组成部分。第三，真实性，信息只有是真实可信的，才能在企业运行过程中发挥它应有的价值，现代化信息管理手段保障了信息的真实性，因此对提高档案管理工作水平是非常有帮助的。

信息时代下电子信息的传播范围更广，传播速度更快，为扩充档案资源提供了有利条件：首先，电子信息的传播范围更广，可以扩充基础性的档案资源，为档案管理工作提供丰富的“原材料”，利于对某一信息进行全面而系统的采集和整理工作。其次，电子信息的传播范围更快，可以有效的保障电子信息的有效性和真实性，从而提高档案管理工作的工作效率。

二、电子档案管理在推进档案信息化建设中遇到的问题

（一）要求标准不统一

如果想推进档案信息化建设，需要建立相对统一的要求标准。电子档案因其对系统的依赖性和特殊的技术特性，在进行电子档案管理的工作中，其涉及的范围较传统档案相对复杂，要保证其信息数据原始性的特点，使数据处于一个安全的环境进行交换，还要对其格式、检索方法等方面设计有针对性的、符合电子档案特点的标准。由此可以看出，电子档案管理工作相对传统档案管理更为烦琐，若没有一个统一的要求标准为基础，将会导致工作出现一团糟的问题。

（二）提高人员业务能力

电子档案管理工作需要通过相关技术人员的操作来实现价值，为了可以实现较好的管理效果，需要提高人员的业务能力。一方面，与传统的模式有所区别，在电子档案管理工作中，其面向对象已经不是特指的某个人，因此就需要对其进行规范与要求，以便于需要的对象均能熟练操作使用；另一方面，由于电子档案管理属于新兴的信息处理技术，需要对其进行一段时间了解之后，才可以将其运用于实践，因此，就要求相关的业务人员具备操控此技术的能力，从而为用户提供技术指导与说明。

（三）工作量大

电子文档在应用的过程中，要结合当前信息资料建立完善的电子档案内容，在建档的过程中要利用数字化技术对其进行处理工作。电子文档在传输和接收的过程中，一般都是以互联网数据平台为基础，想要完成这项工作，则需要对大量的信息数据进行处理。

三、电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的实际应用

（一）统一规范标准

由于电子档案工作涉及很多方面，为了可以保证其正常工作，所以需要对其进行要求规范。在开展工作的过程中，会涉及很多不同的部门。例如：计算机、档案和信息管理等，需要通过大家的共同协作，合作推进信息化建设发展。

（二）保证档案资源的安全性

虽然档案管理工作中应用了许多现代化的科学技术和设备，但是管理工作方面经验不足，在实际工作的过程中，不可避免的会遇到许多问题，比如没有建立完善的法律法规，那么在进行电子档案信息管理工作时，就会存在许多安全隐患，用户在网络平台上进行操作时，不能保证网络环境的安全性，那么用户的个人信息就可能出现泄漏的情况，长时间的积累下去，就会损失许多用户，这就不利于管理工作的运行和发展。所以，一定重视管理工作中的信息安全问题，可以建立一个完整体系，在进行电子档案的各项操作时，可以保证档案资源的安全，才能促進档案工作的信息化建设。

（三）培养专业性技术人才

互联网信息技术已经融入到了人们的日常生活和工作中，许多工作都离不开网络。在档案管理工作中，工作人员的作用是不可是替代的，只有保证工作人员对信息技术有一个正确的认知，可以熟练操作各项软件技术和硬件设备，适应时代的发展形式，才能提高档案工作的效率，这需要相关单位重视专业性人才的培养。首先，在进行人员招聘时，不光要考虑人才在档案方面的专业性，还需要重视人才的信息技术水平，要实现二者的有机融合，做好档案管理工作的信息建设；其次，要对工作人员进行定期的培训工作，每次培训的内容都要与当下档案工作的发展形式和实际遇到的问题来进行讲解，在条件允许的条件下，可以聘请专业性的技术人员来为工作人员进行培训，使工作人员在培训的过程中，完善和充实自己；最后，要重视对工作人员专业能力培养，对于不同能力的工作人员，结合工作内容进行合理分配，保证工作效率。

四、结语

社会环境的深刻变革，为电子档案管理工作带了机遇以及挑战。在推进档案信息化建设的过程中，电子档案管理成为其重要的工作步骤，电子档案管理工作需不断地发挥其潜在优势与价值，在标准要求统一、信息安全保障、人员业务能力等方面进行完善和提高，为推进档案工作信息化建设提供有力支持。

参考文献：

[1]王海波.推动档案信息化建设，实现档案工作飞跃发展[J].中国新技术新产品，2014（16）：44.