行政事业单位内部控制信息化建设探索

刘文

摘 要：随着信息时代的到来，信息化已经遍及我们的生活，对社会经济发展产生了巨大影响。在行政事业单位内部，由于人员众多、账目复杂、工作繁多等问题，导致从前的人工管理逐渐暴露出了它的许多弊端，所以在行政事业单位采用信息化管理是非常有必要的。本文将从行政事业单位面临的风险、行政事业单位内控信息化管理基本框架、行政事业单位应如何加强内控信息化管理等方面来探讨行政事业单位内控信息化建设。

关键词：行政事业单位；信息化建设；内部控制

信息化管理对一个行政事业单位来说，不仅可以提高人员的工作效率，而且可以有效降低经济风险。行政事业单位在日常运行中面临着极大的经济风险，所以科学、合理地将信息化引入行政事业单位，对其财务安全有很大帮助。

一、目前行政事业单位面临的风险

美国管理会计师协会在《企业风险管理：有效实施的工具与技术》报告中，将企业风险分为财务风险、灾害风险、战略风险和经营风险四部分，又在《基于全球视角的财务报告内部控制评估研究》中将风险从客户、员工、法律、经营业务等十六个方面详细进行了细分说明。从这些报告中我们可以看到，企业的运营实际上面临着非常大的风险，对于行政事业单位来说，从事经济活动也面临这些类似的风险，笔者认为，行政事业单位面临着下面几种风险：

（1）人员流动性低，对市场了解程度低，意识型风险较大。行政事业单位由于其自身的特点，人员建制流动性很低，这样就造成管理人员由于观念意识的陈旧而与市场脱轨，但是这些管理人员往往还不自知，总是凭借自己的经验来进行管理，这肯定会造成很大麻烦和差错，这就是意识型风险。这就要求我们的行政事业单位工作人员不要总是凭借自己过去的经验来进行管理，而要及时利用信息化技术与市场接轨，了解市场的情况。

（2）制度问题导致的决策风险。我国《行政事业单位内部控制规范》明确规定单位应当建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。重大经济事项的内部决策，应当由单位领导班子集体研究决定。但是在实际工作中，由于制度和各种其他的问题，导致有些单位极容易出现“一言堂”的问题。这些没经过科学研究制定的决策肯定会严重扰乱市场秩序，造成麻烦，这就是决策风险。这要求各行政事业单位领导要积极使用信息化技术进行管理，使每项决策都有法可依，真正做到维护市场秩序。

（3）经济活动复杂导致的监管风险。我国行政事业单位由于特殊国情的原因不仅仅承担着监管的责任，有时还承担着社会服务职能，参与市场经济活动。经济活动的多样性会导致单位内部账目复杂，不同分管人员不了解其他业务的性质，财务人员又不直接参与经济活动只单纯进行会计核算，很难了解经济活动的性质和意义以及金额是否准确，这就给行政事业单位的财务监管造成一定的困难。而通过数字化管理就能有效避免这些困境，通过数字化管理，操作人员可将款项的详细状况记录在案，后期查账人员随时可查到这笔款项的来龙去脉，对行政事业单位提高工作效率和降低差错率是很有帮助的。

（4）财务核算方法的陈旧导致的财务风险。目前我国行政事业單位财务工作与企业财务工作相比发展较慢，缺乏创新。许多行政事业单位财务人员不太乐于接受新事物，仍使用旧的会计核算手段，简单认为会计电算化就是财务信息化。现实中，随着互联网时代的到来，会计信息化已经到了IERP发展阶段，这就要求我们广大财务人员要积极利用数字化技术来更新自己的记账水平。

（5）信息没有科学公开导致的信息风险。在我国行政事业单位公开信息要遵守我国有关法律法规，以防泄密，但是一味地讲究保密也会导致一系列的问题，比如监管无法展开或无法进行彻底监管等，这些都容易导致贪污腐败等问题的出现，这就要求我们的行政事业单位利用数字化技术，设立一定的程序，将保密文件进行加密，该公开的信息要依法公开，这样才能维护我国社会的稳定，才能保证行政事业单位内部的财务信息安全。

二、行政事业单位内控信息化管理基本框架

目前我国大多数行政事业单位内部已经使用了一部分信息化管理技术，但是这还远远不够，行政事业单位应当搭建内部控制信息化管理基本框架，具体内容如下：

（1）要使用信息化手段进行经济业务的确认。经济业务单通过信息化手段来确认是非常能节省内部系统的工作时间的，对于提高整个系统的工作效率来说是很重要的，并且能保证每份业务单的交易额、交易量都做到备份，同时工作要求能够快而精确的传达到每位工作人员手中，这样就增加了工作人员的有效工作时间，并且在执行过程中随时可按照单位上层的指令来修改甚至中止工作，这对于高效率的完成工作是很有必要的。

（2）要利用信息化手段进行财务报表的公开透明。定期的财务报表是人们了解一个单位财务状况的主要途径，每份财务报表的编制都应该严格按照相关法律法规和规定来执行，但是由于过去人工操作的不严谨性，报表容易出现差错。而信息化生成财务报表可规避差错，且短时间内可完成大量人工无法完成的工作，这极大地节约了单位内部的人力物力，也优化了行政事业单位决策层及时了解单位状况的途径，使了解单位状况变得极为便捷。

（3）增强信息交流。要利用信息化手段来实现管理层与执行人员之间以及行政事业单位与外部单位的信息交流。通过信息化来进行各个人员的交流能够有效提高信息传递的速度和反馈速度，能够及时知道对接人员的完成情况，对于行政事业单位有效估计单位内外部状况有着不可替代的作用，并且能及时对不合适的方案进行修改或终止，以防止行政事业单位的工作出现差错。

三、行政事业单位应如何加强内控信息化管理

（1）加大单位内部的信息化建设。信息化建设要有相应的硬件及软件支撑，否则一切都无从谈起。行政事业单位首先要建立财务核算信息化系统，每笔账要通过系统核算并记录，这样能便于财务报表的制作。其次，要建立各环节关键节点的信息化控制，以防止各个环节脱离控制，影响单位的运行。最后，要建立总部与各分部的信息化联系，以保证总部的各项规章制度能够迅速传达至各分部，并被各分部迅速理解执行。

（2）加大对单位内部成员的培训。在建立了完整的信息化管理系统之后，要及时对员工进行培训，这可以增强他们的信息化管理意识，掌握相关知识，知道哪些工作要在信息化系统中做，如何使用信息化系统等。另外，工作人员在使用过程中发现问题要及时提出，以便于系统的及时维护和更新。

四、结束语

在行政事业单位中使用信息化管理能够有效提升单位内部工作人员的协作意识及遵纪守法意识，极大地提高单位内部的工作效率，也能有效防止各种工作差错、舞弊事件出现。当大多数行政事业单位都使用信息化系统来进行内部管理时，相信行政事业单位内部控制水平会有很大的提高。

参考文献

1.王文平.浅议信息化环境下行政事业单位内部控制.现代商业，2013（17）.

2.宋芷涵.信息化背景下行政事业单位内部控制现状与对策研究——以R局为例.西部财会，2017（06）.

3.严励，王涓.风险理念下的财务信息化——对当前行政事业单位财务信息化建设的定位与思考.会计之友，2009（32）. （责任编辑：何萌）