电子信息技术在电力企业档案管理中的实践

张琼

摘要：随着经济的发展，新的时代已经到来，企业的档案管理方式也发生了变化，一改过去传统的人工进行档案录入、分类和管理，发展为通过现代化辅助手段来进行新的档案管理，解放了大量的人力，大大提高了工作效率，通过信息化管理，档案管理的整体水平得到了质的提升。本文对电力企业的档案管理和模式进行了探讨，对当前社会转型以及数字化发展的背景下如何利用电子信息技术进行档案管理的升级改造提供了一些建议，以期提高电力企业档案管理的水平。

关键词：电力企业；档案管理；电子信息技术

在时代发展的同时，企业的档案管理工作的内容不断丰富。随着知识经济时代的到来，档案将人类知识和信息进行高度的浓缩，将其精华储存起来，这也是档案得以延续的内在生命力。信息是知识经济的重要反映，对信息的储存也不局限于纸质媒介。近些年来，档案的管理模式也在不断变化，在电力企业档案管理工作中也出现了新的模式。但是还有很多企业并没有认识到电力企业档案管理的重要性，轻视管理，在档案管理工作中效率比较低，档案的种类也比较混乱，分类也不清楚，所以需要建立更加科学、合理的档案分类体系。档案管理的信息化依靠计算机和互联网技术，帮助企业有效的对档案资料进行整理、汇编以及存储分享，是目前电力企业管理工作中非常有效的一种形式。

一、档案管理工作的重要性

对于企业来说，档案管理工作发挥着重要的作用，目前很多企业对档案的相关法律法规还不够了解，普遍存在轻视管理的现象[1]。通过对电力企业的档案进行系统化的管理，可以提高工作效率，节省档案管理成本，还能够增强电力企业档案的安全性，减少因为灾害事故导致的财产损失或者是人员伤亡情况。通过对电力企业进行档案管理，可以充分了解电力企业中容易出现问题的地方，有利于分析其中原因，帮助制定出适合电力企业管理的方法。

二、电力企业档案管理工作中存在的问题

（一）不够重视电力企业档案管理工作

目前还有很多企业对电力企业档案管理的重视度不够，缺乏相关档案知识，没有做好档案管理工作[2]。表现比较明显的就是轻视档案管理工作，常常导致重要的电力企业的档案丢失或者破坏，电力企业档案的完整性得不到保证。

（二）档案准确度不高，不够真实

很多企业在进行档案整理的之后，经过了很长的时间跨度，而且又因为档案涉及的电力企业数量多，种类丰富，相关的部门和人员也很多，相关档案管理人员的工作能力也不高，再加上很多企业在工作过程中没有按照程序进行档案的收集和整理工作，使得很多企业所收集和整理的档案资料不够真实，也不够准确，使得电力企业档案的价值大大降低[3]。

（三）对档案管理的监督力度不足

档案管理总是涉及很多的部门，相关工作人员较多，有些电力企业涉及的档案非常的多，所以进行档案管理时，存在很多的困难。另外，有一些档案管理部门，因为工作人员较少，但是业务量又十分巨大，工作的时间和精力都是有限的，这就导致对于电力企业档案管理的监督工作执行力度不够，进一步导致一些企业在进行档案收集和整理时，工作人员的档案管理意识不足，相关知识和能力也不充足，使得企业的电力企业档案的管理质量得不到保证。

三、电子信息技术在电力企业档案管理中的应用策略

（一）以电子文件管理为重点

将电子信息技术引入电力企业的档案管理中，可以满足全面信息化发展的需要，管理人员在档案管理中也面临更多样化的信息内容，所以需要有针对性的关注一部分内容。通过建设信息化管理体系，工作人员接触的纸质档案变成了电子文件，工作人员应该重视电子文件的管理内容，在设计档案管理工作时，首先要准确的认知各类信息的收集和整理方法，可以熟练的操作软件来进行工作。

（二）建文件档案管理计算机信息系统

要想使电子信息技术在电力企业的档案管理中充分发挥作用，就需要构建完善的计算机信息系统。电力企业首先要认真分析自身的现实需求以及具体的技术能力水平，结合档案管理工作的实际情况，制定合理、规范的管理方案，在此基础上，充分利用计算机和网络技术构建一个完整的计算机网络体系。另外，在執行过程中，首先要整理原有的档案管理资料，以求适应数字化媒介的使用特征。构建的计算机信息系统不能只求满足当前的应用需求，一定要扩展内容，要具有前瞻性，可以适应未来发展的需求。

（三）加强员工培训，提高档案管理能力

首先，档案管理的部门要起到带头作用，每年都要举办一些关于信息化档案管理的专项培训，对企业的档案管理人员进行培训，提高他们的档案管理水平，提升工作人员的信息化能力和专业素质。其次要加强各企业档案管理部门的沟通，优秀的档案管理部门也要经常派专人到其他企业进行现场的指导和培训。最后可以让企业的档案管理人员到一些档案先进单位去参观学习，学习先进的档案管理经验，从而提升自身的业务水平。

四、结束语

目前，我国还有很多企业并没有认识到档案管理工作的重要性，重视程度明显不足，而且管理理念也比较落后。要想切实提高企业的档案管理水平，必须要一改传统观念，结合时代发展要求，充分利用电子信息技术，建立并完善相关的管理制度，并且要注意提高相关工作人员的个人素质以及专业水平，提高电力企业档案管理工作的整体效率和质量，促进企业的健康发展。

参考文献：

[1]杨敬华.探讨电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].青年与社会，2013（28）：132-132.

[2]郭雯.浅谈电力企业档案管理中电子信息技术的应用[J].企业文化（下旬刊），2014（12）：88-88.

[3]黄晓星.浅谈电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].大科技，2016（18）：23-23，24.

（作者单位：武汉市汉南区供电公司）