试论如何提升人事档案管理效能

曹静

摘要：人事档案管理工作是人事工作开展的基础，目前人事档案管理工作中出现诸多新状况、新问题，直接影响了人事制度的改革发展，因此对人事档案管理工作的加强十分重要。本文就当下人事档案管理工作中存在的问题进行解析，最后提出相关解决策略。

关键词：人事档案 管理效能 提升

一、引言

档案是社会文明发展的产物，对社会影响深刻，同时也一定程度标志着社会发展进步。人事档案能否有效管理是人事工作基础是否坚实的检验石，因而提高人事档案的管理效率于人事工作的顺利开展十分重要。因此，我们对人事档案管理问题，需以科学眼光及科学的发展观来判断，逐步提高人事管理的效能。在实际工作中出现的档案管理问题，我们应对其了解深入，且能根据问题进行具体分析，针对性的提出对策，达到提高人事档案管理的品质，促进人事档案管理工作有效的开展。

二、人事档案管理工作的重要意义

人事档案管理工作有十分重要的意义，不仅能优化人力资源，并且能促进单位基础管理，具体如下：

（一）为人事管理工作提供真实信息。了解每个职员基本真实的个人信息，将这些个人信息当作管理者的参考依据，能方便人事的管理工作展开。

（二）人事管理工作的重要依据。对于管理者来说，人事档案是十分重要的参考依据，在进行考核、选拔、未来人才梯队建设、职员的绩效考核等方面都有重要作用。

（三）对人力资源配置的优化作用。于企业等相关单位的发展中，人力资源管理工作是一种流动状态，会跟随时间发生改变，甚至会有人员及岗位的变动，在进行人力资源配置优化的关键时候有重要的现实意义。

三、当前人事档案管理的现状及问题

（一）人员档案管理意识不强。因从业人员对人事档案管理的思想意识不到位，经常会有无法应付的突发不良事情发生，直接导致工作落实不到位，管理者也缺乏对人事档案管理工作的督导，不重视档案工作，因管理意识的缺乏导致工作人员忽视于人事档案管理性质、地位及作用，将人事档案工作置于被动状态，难于开展工作。

（二）制度欠缺。不管什么性质的活动，为让其能够有效有序的开展，应该制定合理的制度，档案管理工作也是一样，为取得稳定的发展，一定要制定相应的管理控制条例。然而由相关分析表明，现今国内诸多单位均无相应的管理控伐制度，但是往往出现的负面问题却又都源于制度欠缺。如若要提升档案管控效能，必须要完善相关制度，制定合理的管理控制系统。

（三）管理方式落后。在现实工作中，诸多单位的人事管理单位从业人员并不是专业出身，这就会直接影响现实工作中很多问题的顺利解决。现今因科技水平发展快速，信息水平也很高，许多地区是采用无纸化办公形式，借由电脑网络开展工作，但是依然有诸多地区的档案管理工作中还采用传统手工办公的形式，这种方式工作效率较低，也十分阻碍日常管理工作的开展。

四、提升人事档案管理效能的具体措施

（一）积极搜集材料。进行材料收集工作过程中，一定要按照相应的法律条例开展。关乎到个人利益的合约等等相关资料也要进行收集，包括社会发展需求的资料也要逐渐补充和完善，这样在保证人事信息多元化的同时也保证其内容逐渐丰富，将材料收集得愈加完整。

（二）積极开展鉴定活动。应积极的展开鉴定工作，提高对无头档案等得处理效率，将无意义的材料清理后去除，并且应将档案内容进行优化处理，切实的提高人事档案管理能力。

（三）做好保管活动。首先应明确具体的要素，将不尽合理不宜归置的资料进行统一的存放，确保移交到相关部门的材料准确、效率；其次应积极促进新部门、新制度的建立。

（四）加强档案传递。在进行管控档案的同时，务必要认真控制其转入及转出的相关凭证材料，确保管控工作的专业素养较高，要完善补救错漏突发情况的制度及创造较好的补救条件。

（五）完善制度，定期督导，全面提升人事档案规范化水平。人事档案的管理应采用相关制度进行维护，以此保证管理的质量。要定期对人事管理档案工作进行督导检查，成立干部人事档案管理工作领导小组，同时应制定具体的工作计划，每年进行不定期对各管档单位的检查工作，进行实地查看，且要提出具体的相关工作指导建议，逐步提升各管控部门的人事档案管理水平。

（六）合理分配，整合资源，加大档案方面的资金和硬件的投入。各单位要重视人事档案工作的开展，适当加大干部人事档案管理专项资金的拨入力度。合理利用资金，增添必要的办公设施，想方设法改善档案的保管条件。干部人事档案管理部门要积极与财政和上级部门沟通协调，将专项资金列入财政年度预算，保证干部人事档案管理方面的资金投入，为干部选拔任用提供坚强的组织保证。

（七）运用全新的工作方式和手段。因为传统的人事档案管理工作通常都是采用手工模式式进行的，在纸上进行日常办公，这就导致了工作效率的低下。应该将信息化的科学技术运用到人事档案的管理体系中去，做到信息化的管理模式，加快网络建设。

人事档案管理人员还应有较强的业务技能，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。加强领导，实现管档水平的稳步提升，提升意识。

五、结语

除了制度手段上的改进，企业档案管理人员也应不断增强自己的学习意识与学习能力，不断适应新的行业要求，在新环境中迎接新的挑战。在信息化的时代中，计算机软件已经逐渐深人到我们的日常生活工作中，人事档案管理也应擅于利用新技术，有效提高人事档案管理的效能，为各单位更好的发展铺平道路。endprint