企业档案收集工作存在的问题及对策初探

姚丽

摘要：企业档案收集工作，是企业档案工作的基础，是企业档案业务建设的起点。尤其在新时期，简化档案整理工作、强化档案利用工作、加强档案现代化工作的今天，档案的收集工作的重要性已变得越来越突出。

关键词：企业档案；收集工作；问题；对策

档案收集是丰富馆藏档案资源的重要途径，是档案工作最艰巨的首个工作环节。它是档案管理工作的起点，也是档案管理后续工作的支柱。所以档案收集工作决定了档案管理工作的质量。随着国家档案法规文件的陆续颁布实施，档案收集工作与过去相比有了很大的改进，但现实工作情况远远没有那么乐观，这是各单位档案工作中存在的一个突出的现实问题。

一、企业档案收集工作存在的问题

1.领导重视不够，档案管理的规章制度不够完善

我公司属于国有大型煤炭企业，有三十余个下属单位，近几年，由于市场经济的快速发展，有些单位的领导对企业档案工作的认识不足，只注重抓企业的生产管理和经营效益，不了解生产、经营和科研材料归档的必要性，个别企业领导为了节省资金，认为根本没有必要把精力和财力放在归档材料的形成上，如：有的单位在经营承包工作中，没有规范的合同文本、记录和凭证等，有的单位在某些经营管理活动中，没有形成正规的原始记录等，有的单位档案管理的规章制度不够完善，虽然建立了相应的档案管理制度，但并不健全。有些单位归档范围不清，不知道哪些材料该归档、哪些材料是不在归档范围之列的，造成该归档的却没有收集、不在归档范围内的反而收集齐全的不合理现象。

2.企业人员变动给档案收集工作造成困难

近几年，由于公司重组改制较为频繁，有些单位分别进行了合并、撤消、重组等机构调整，人员变动较为频繁，一些单位的专兼职档案员也经常进行更换和变动，致使企业档案人员思想不稳定，從而影响到企业档案的收集工作，有的专兼职档案人员工作调动时，未办理文件材料的移交手续，只图一己之便，把有重要保存价值的文件材料看作是个人私有财产，不去移交归档，造成文件材料的遗失，从而影响到企业相关工作的开展。

3.档案材料的收集不能做到齐全和完整

主要体现在：一是档案结构不合理。室藏案卷中大多数是上级来文，而涉及一些企业生产、科研和管理等重要的成果文件、报告、经济合同等方面的材料，却往往没有归档或归档得不够齐全、完整；二是没有围绕新时期企业工作的重点开展收集工作，如：对企业的科研项目、重点工程项目和新产品研制、生产、销售等方面形成的档案收集得较少；三是在新时期企业工作中形成的电子档案、照片、音像等特殊载体档案的收集不够及时、不够齐全和完整，且收集的质量也参差不齐。四是反映企业实际工作的各种会议记录如党委常委会记录、经理办公会议记录等，大多数存放在企业的有关部门。

二、做好企业档案的收集工作应采取的对策

1.依法制档，健全归档制度

根据《中华人民共和国档案法》规定“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，定期向本单位的档案机构或档案工作人员移交，进行集中管理，任何人不得据为己有”。因此，企业的每名员工都有向档案部门移交档案的义务。各单位可根据企业的实际情况，制定出相应的归档计划和归档范围。档案部门可按照企业机构或人员的职能分工，制定内容较为具体和全面的归档计划和归档范围，一方面，使有关人员明确自己的归档职责，有利于归档材料的形成和积累，另一方面，由于是按机关内各组织机构人员的职能分工制定的，内容十分具体，同时，各机构或人员都有按照归档范围所规定的内容积累和保管归档材料的义务，因此，也为保持一个企业内各种门类档案的齐全和完整，提供了制度的保证，从而，提高了企业档案材料收集的准确率和完整率。

2.加强档案的宣传教育，提高企业干部和职工的档案意识

企业档案部门，应加大档案的宣传教育工作，提高企业全员职工的档案意识。可通过广播、电视、出版宣传栏、组织培训、召开会议和开展档案知识竞赛等形式，开展档案的宣传教育工作，通过宣传教育，一方面增强了企业干部和职工的档案法制观念，同时，也使企业档案人员和全员职工更加重视档案的收集工作，提高他们的归档意识，从而进一步促进企业档案工作的开展。

3.根据企业实际，配备档案人员并保持其工作的相对稳定

企业应根据档案管理工作的实际，配备相应的档案人员，保持档案队伍的相对稳定，这样一是有利于企业档案工作的长远发展。档案人员相应稳定性和连续性可以消除档案管理人员的临时思想，培养专业化档案管理人才，激发档案人员干事创业的主人翁精神，提高档案人员责任心和使命感。二是有利于企业档案人员业务素质和专业技能的提高。档案管理是一门专业性较强的学科，一名档案员从上岗培训到熟悉业务，需要较长的时间，只有保持相对稳定，才能有效地发挥档案人员作用，更好地服务于企业、服务于社会。

4.采取多种方式开展档案的收集工作，确保档案的齐全完整

（1）利用收集途径的多渠道性，加强档案收集工作

由于企业各门类的档案材料专业性较强，且各种档案材料的整理和立卷方法也有所不同，因而，需要由具备相应的专业知识和掌握该类档案的形成规律的企业技术人员，才能承担起档案材料的收集、积累、立卷和归档工作。如果把企业各部门的档案材料都交到企业档案室去立卷和归档，这样，既费工、又费力，且案卷质量也得不到保障；在采取部门立卷的同时，对于一些特殊部门或特殊的情况，档案人员也可协助做好档案材料的积累、收集、立卷和归档工作，这样，企业档案收集工作就形成了多渠道、多途径的收集方式，从而确保档案的齐全完整。

（2）经常深入科室和生产一线，开展广泛的收集工作

为了做好平时收集工作，企业档案部门应经常对业务部门的生产、科研档案的形成、收集、归档等工作进行督促和检查，对于其中存在的问题，要及时发现并提出整改意见。要加强与有关单位和技术科室的沟通和联系，企业的科研和专业技术人员，对文件材料归档的认识不足，加之个人或部门工作需要留用某些资料等原因，单靠他们主动地、自觉地将形成的科研文件材料进行移交和归档还是有一定难度的。故企业档案人员要及时主动地深入到科室及课题组，向他们宣传档案对企业发展所起的作用以及科研资料存档的价值和重要性，增强企业科研人员的归档意识，并帮助他们将科研资料进行分类、整理归档。如我们公司在档案收集工作中，为了及时了解企业前沿科技产品动态，掌握第一手资料，档案人员经常深入到公司有关部室和下属单位，参加企业产品鉴定和验收会议，将重要的、有保存价值的档案材料及时进行收集和整理，使公司档案馆随时保存着企业最新的科技信息材料，为企业的生产发展和科技进步，提供着最有利的支持。

结语：

档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个工作环节，与档案工作的其他环节相比，它的地位非常特殊，可以说它是当前档案三大体系建设任务中档案资源体系建设的重要工作内容。档案收集工作做得不好，就不会有完整的档案，也就不会有健全的档案制度。因此，做好档案收集工作是做好档案工作的前提。

新时期，企业档案部门只要牢牢地抓住档案收集工作这个根本，进一步解放思想，开阔思路，突破收集工作的传统模式，以全新的眼光发现档案，用有效的方法收集档案，就一定能够实现企业经济和档案事业蓬勃发展的良好目标。

参考文献：

[1]杨丽辉.刍议企业档案的收集归档[J].开封教育学院学报，2010（1）：115-116.