浅议数字档案资源建设原则

许云龙

【摘要】随着互联网的快速扩张，数字档案资源建设的重要性日益显现。本文梳理我国数字档案资源建设现状，指出现阶段存在的问题，并提出数字档案资源建设过程中的基本原则。

【关键词】数字档案；资源建设；原则

一、我国数字档案资源建设历程概述

我国的数字档案资源建设起步于2001年档案信息化建设，从基础设施、规范化管理到多元数据库建设，全面推进数字档案资源建设；同时中央档案馆及多省市展开试点工作，推动馆藏资源的数字化；在全国档案事业十一五、十二五、十三五规划中，不断丰富数字档案资源建设的内容和范围。同时，我国还从管理规范和技术标准上发力，围绕数字档案资源建设出台众多规范标准；从2003年开始，出台6项管理规范，15项技术标准，为其建设提供管理依据和标准指引。在数字档案资源的积累方面，国家提出“存量数字化、增量电子化”战略，取得一定成效。在近10年的数字档案资源建设过程中，档案部门始终坚持以人为本，优先安排民生档案的数字化工作；另外将建设工作分解到基层，要求各级档案馆必须提供数字化副本，从源头严抓数字资源建设。

随着移动互联网及新媒体等新技术的出现，信息传播节点呈几何级增长，信息传播范围无限延展，档案用户利用习惯多元化，使得数字档案资源开放路径、编研方法、利用模式以及构建策略都发生了巨大改变，数字档案资源建设进行参与式管理、共享式利用和交互式服务已是大势所趋。

二、我国数字档案资源建设现状分析

（一）建设效果。从数字档案资源建设效果上看，不同地域、类型的档案资源建设差异较大。一方面，由于我国各地在经济发展、管理水平上存在差异，数字档案资源建设也有不平衡现象，这种不平衡不仅体现在东、西部的横向对比上，也体现在省市县三级的纵向对比中。另一方面，不同类型档案资源在数字化过程中建设效果差异较大，传统纸质档案由于纸张损毁、字迹潦草等原因，加之数字化扫描、影印、高清翻拍等技术差异，导致公众利用时无法进行OCR识别，没有达到预期的建设效果；电子文件由于格式繁多，没有进行相应的转换机制，让公众只能望之兴叹。因此，在数字档案资源建设过程中，要对不同地域、类型的档案差异化对待。

（二）建设质量。我国数字化建设过程中，整体质量堪忧；据实地走访发现，外包的数字化建设出现大量空白页、无效页；数字系统存在兼容性、数据互斥等质量不过关现象。一方面，操作人员业务素质较低、全程缺乏实时监督、抽检不严格都影响着建设质量；另一方面，档案资源建设范围广泛，众多部门各自为政也容易造成质量不一的情况。国家数字档案资源主要电子政务、档案网站、LAM三方面，由于缺乏统一建设规划、质量标准及合作基础，形成多元异构，质量参差不齐的特点，造成部门业务无法有效联通，制约数字档案资源建设的良性发展。

（三）建设内容。档案部门数字化的最大瓶颈是资金短缺，而内容重复建设更让我们“囊中羞涩”。某市档案局在重要档案数字化加工过程中对重复件进行了一次抽样性清查，发现重复件比例竟高达44.3%。同时，馆际之间档案数字化重复件比率也居高不下，这是由于档案部门缺乏业务交流、建设规划以及内容比对，数字化过程应当前置档案清查工作，强调全程化管理与服务，让数字化专项资金发挥最大效能。

三、我国数字档案资源建设的基本原则

（一）区别对待原则。区别对待是数字档案资源建设的首要原则。区别对待有两个方面：一是不同地区之间区别对待。档案资源建设必须在符合国家统一標准的前提下，与当地经济发展和公众需求相适应，过于超前造成浪费，过于落后则无法满足现实需求。二是不同种类之间区别对待。档案资源包含传统纸质档案和电子文件两种类型，其来源较为广泛，从政务活动、民间征集到网络信息，因而其数字化建设的标准难以统一，需要区别对待，分开建设，并通过共享平台进行整合提供给公众利用。

（二）质量控制原则。质量控制是数字档案资源建设优劣程度的关键环节。质量控制主要包含两方面：一是控制档案资源数字化的质量。档案资源是数字档案资源建设的核心，数字档案资源建设各环节工作都围绕其展开；纸质档案强调其数字转化、OCR识别的成功率，电子文件强调其原生性、真实性，通过元数据控制其检索效果。二是控制数字档案系统及平台的质量。数字档案系统及共享平台是数字档案资源建设质量的直观体现，是档案资源价值外化的重要途径；各级档案部门在建设数字档案资源的过程中，一定要重视数字档案系统及共享平台的美观性、易用性和关联性，注意系统兼容性，及时更新维护；同时针对网站、APP等不同终端采用适宜的开发技术，力求展现效果与数字系统平台完美契合。

（三）共享利用原则。共享是数字档案资源建设的重要目标，也是贯穿于数字档案资源建设全程的指导理念。2015年国家层面大力推行“互联网+”战略，各级档案馆在新媒体环境下逐步增加互联网应用的数量，将档案信息服务嵌入互联网公共服务体系中，数字档案资源建设也呈现出面向公众共享利用的趋势。建设过程中要把握以下几项：第一，优先数字化那些与公众直接相关的、价值和利用率较高的档案。第二，强调数字档案建设的易用性，通过高精度识别、细节处理方便用户利用。第三，强调档案馆、政务系统和其他文化部门的跨界共享，要构建合作机制，以资源共享为核心，消除信息壁垒，拓宽信息利用渠道。

【本文为2017年河北省档案局科技项目“新媒体环境下数字档案资源构建机制研究”（项目编号：2017-R-12）的研究成果之一】

【参考文献】

[1]李明华.中国的数字档案资源建设[J].中国档案，2016（10）：14-15.

[2]肖崇厚.馆藏档案重复问题的成因及对策[J].档案与建设，2005（09）：11-12.endprint