浅谈图书与档案的关系

周丽丽

摘 要：当今图书、情报、档案一体化是图书工作与档案工作的新模式，對于从事图书与档案管理工作的人员，有必要了解图书与档案的关系。文章阐述了图书与档案的联系与区别，以期为图书与档案工作者提供思路。

关键词：图书；档案；联系；区别

图书与档案都是社会发展到一定阶段的产物。在我国古代，图书与档案的区别并不明显。《尚书·多士篇》记载：“惟殷先人，有册有典。”地下出土的殷虚甲骨证实了早在我国商朝就有一定规模的档案工作。随着文字的产生，信息载体形式的多样化，人们用各种载体记录存储档案图书信息，这个时期，图书与档案大同小异，很难区分。

1 图书与档案的联系

（一）图书与档案都是通过一定的物质载体存储传递信息

图书与档案存储传递信息不是凭空想象的，都是通过一定的物质载体来展现出来的。在古代，图书与档案区别并不明显，人们用结绳、金石、龟甲兽骨、青铜器、丝绸、竹简等载体记录传递社会生产实践中需用的信息。随着人类文明的发展，活字印刷术、文字、纸张的出现，人们记录信息的技术水平、效率得到空前的发展，图书与档案的规模较之前更加繁荣，人们不必再用手抄的形式记录信息，信息的载体形式也较之前更加多样、便捷、存储信息量更加丰富。现代社会，随着计算机网络、多媒体、缩微胶片等技术的发展，图书与档案的载体形式更加丰富，人们通过记录在这些载体上的图书与档案信息获取新的知识。

（二）图书与档案都是一种信息资源

档案与图书都是重要的信息资源。两者在外延上形成了交叉关系。档案是社会实践的原始性记录，是人们生产、生活中的点滴记录，侧重于原始性的知识信息。图书既包含有原始的信息记录，也包含最新的和一般的知识信息，但是，图书参杂了人的思想、情感、理智， 是人类思维的结晶。图书是经过加工、提炼、总结过的系统性知识信息。

（三）图书与档案管理方法和现在化手段相同

图书与档案从输入、存贮和输出环节的技术方法和工作流程基本相同，都是采用计算机技术、光学技术、声像技术、现代通讯技术，使其管理和利用实现自动化、缩微化、视听化、网络化，从而能更好的服务利用者。

2 图书与档案的区别

（一）图书与档案的来源不同

中国人民大学冯惠玲主编的《档案学概论》第二版将档案定义表述为“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”。档案是人类社会实践的自然产物，档案馆中接收的档案主要来源于各个机关、组织和个人，各机关组织依据相关法律法规将有价值的档案移交到档案管理部门，个人将所拥有的档案无偿赠送给档案馆保存。“图书是利用文字、图画、符号并在一定的载体材料上对知识进行记录，能够表达表达思想、传播知识，并被制成卷册形式的著作物”。图书作为可供人们阅读的出版物，必须经过整理编辑、印刷出版。图书馆设置特定的采购部门，每年根据拨下来的图书采购专项资金，制定图书采购计划，所以，图书馆所藏的图书主要来源于采购部门购买出版商的图书。

（二）图书与档案的内容不同

图书是人们有意识加工过的系统性知识，其内容有真实的，也有虚拟的，人们可以根据兴趣阅读图书。档案的内容多是零散的原始性记录，具有真实性和客观性。

（三）图书与档案的作用不同

档案具有凭证参考作用，人们查找档案是为了解决实际中遇到的问题，图书是一种精神产品和艺术作品，是人类思维活动的结晶，它不能反映某一人物或事件的历史真实面貌。人们阅读图书往往是为了陶冶性情，提升个人知识面。

（四）图书与档案的性质不同

档案具有保密性，其内容涉及机密，所以只能在特定的范围内利用，有的档案需要过了保密期限才可以对外开放。图书没有保密性和界定性，不受时间限制，任何时候都可以公开出版发行，像社会大众开放。

（五）图书与档案的服务范围不同

档案具有特定的服务性，它是随着某地区或某单位的发展而形成的，具有明显的地域性。所以，其服务对象与其内容的针对性一样，不能为社会普遍利用。图书流通范围广，没有地域的限制，其内容涉及面广且具有商品的属性，所以，图书的服务范围广，没有地域的限制，是公众良好的精神食粮。

（六）图书与档案的分类方法不同

档案按来源分类。同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不可混淆。目前大部分档案馆（室）依据本单位的实际情况再结合行业制定的分类法对档案进行分类。高校档案馆（室）档案分类根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》再结合本单位的实际制定文件归档范围、分类和保管期限。各级党政机关档案根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8 号），再结合本单位的实际制定文件材料归档范围、分类和保管期限。图书按内容分类。目前我国各类图书馆使用《中国图书馆图书分类法》对图书进行分类，从一般到具体，先内容概括，再形式综合，理论指导实践将图书按内容分为 22个 大类。《中国图书馆图书分类法》的类目非常详细，各类型图书馆可以根据自己的实际情况确定本馆使用的类目级别，这样各图书馆的图书分类大类是统一的，不同的只是下级类目细微的差别，这样并不影响图书排架和读者查找图书。

3 小结

图书与档案的内容和形式随着社会的发展而发展。目前，图书馆学界和档案学界热烈的讨论图书情报档案管理一体化问题，图书与档案的一体化管理是历史发展的必然。但强调“一体化”，并不能混淆两者在来源、内容、性质等方面的区别，明确图书与档案之间的关系，对每一个从事图书管理或档案管理的工作人员具有重要的意义。

参考文献

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