如何做好重点项目档案的收集整理工作

阮文萍

摘 要：建筑施工技术水平不断提高给建筑业带来较大促进作用，重点项目作为有利于社会经济进步、促进城市化进程加快的工程建设，带来较高经济效益与社会效益。在重点项目快速发展阶段，作为工程建设依据与资料，项目档案的留存有利于为后续工程提供经验教训，因此我们必须要重视这类档案管理工作，确保档案收集工作的顺利开展，促进档案效用充分发挥。本文针对重点项目档案主要内容进行阐述，分析其收集整理工作中存在的问题，提出有效改进措施，优化收集整理方式，促进重点项目档案应用价值提升，为重点项目工程发展提供有力保障。

關键词：重点项目；档案；收集整理

重点项目档案是重点项目工程的完整记录，是重要的工程建设资料，在我国建筑工程发展中占有重要地位，通过应用重点项目档案资料，能够实现工程质量审查，为后续建设提供参考，有利于促进建筑业可持续发展，是提高企业经济效益与社会效益的有力保障。建筑业飞速发展以及人们思想意识提高使重点项目档案工作逐渐受到重视，在建筑工程中逐渐发挥其真正作用。在建筑市场竞争更加激烈的形势下，为了提高市场竞争力，提高重点项目工程质量，需要做好重点项目档案收集整理工作，提高相关工作人员收集整理水平，紧跟市场发展形势，不断改进与完善工作方式以适应市场发展。重点工程档案是工程建设的重要组成部分，是工程从科研、立项、审批等工程前期到生产运行、工程评优、审计、后评价等全过程的真实记录和全面反映，是工程建设的珍贵记忆和生产运行的重要资料，是工程创优的必备条件，同是也是企业的重要知识资产。

1 重点项目档案工作现状

重点工程档案是勘察、设计、施工、监理、调试和建设管理等所有参建者在工程一线各种活动的直接记录和原始记录，是全体参建者劳动成果和智慧的结晶，也记录了企业在工程建设过程中遇到的问题、面临的困难、存在的矛盾、应对的策略、解决的办法和积累的经验等，具有重要的史料价值。重点建设项目档案的收集范围重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工投产全过程中形成的，具有保存价值的，应归档的各种载体的文件材料。其收集范围主要包括以下几个方面：

（1）立项审批文件主要包括项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测评价报告，设计任务书、计划任务书等。（2）设计文件包括初步设计、技术设计、施工图设计、技术材料、专利文件、设计计算书，关键技术试验，总体规划设计，设计评价，鉴定及审批等。（3）施工技术文件主要包括施工定位测量、地质勘探资料、质保书、试验报告，隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录；图纸会审、变更设计通知单等修改依据，工程质量事故报告及处理记录，工程质量检查、评定资料，焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录，设备、管线、电气、仪表施工安装记录，质量评定、事故处理报告等等。（4）竣工文件主要包括建筑安装工程总量表、工程说明、竣工图、测试记录、随工检查签证、记录、工程变更单、重要工程质量事故报告、已安装设备明细表。竣工图主要包括：总平面图，建筑、结构竣工图，大型设备基础竣工图，电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图，建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）等等。（5）监理文件主要包括监理合同、备忘录、报告、会议纪要，施工质量签证，监理规划，监理三控制文件、协调文件等等。（6）设备文件主要包括设备、材料采购合同，出厂质量合格证明，开箱记录，设备图纸使用说明书、材料装箱单，设备安装调试记录等等。

2 重点项目档案收集整理中常见问题分析

1.一人兼多职，档案管理员不专职

为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职其他工作或者说其他工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题

2.档案管理员工作能力有限，不利于电子档案的收集与管理

当前的档案管理人员大多年纪较大，对电脑的应用不熟练，不善于使用电子档案，对收集与管理存在一些滞后管理。一些档案人员对档案工作不重视、不细心，导致的资料散失、不完整、错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞。

3.档案的收集没有统一要求，自成一体

由于事业单位没有对档案的收集工作进行统一的管理，也没有给出固定的要求。随着时代的发展，档案从数量到形式上都发生了变迁，原有的制度中的条款没有增删，已经不再适合现代档案的工作了，因此，自成一体，百花齐放是现代档案资料存在的现状。

3 如何做好重点工程建设项目档案收集工作

1健全档案管理制度

科学合理的档案管理制度是保证重点项目档案收集与整理工作效用发挥的基础条件，有利于建立系统完整的档案资料。建设单位必须坚决改变重施工轻管理、重进度轻档案的工作方式，根据工程档案在工程建设中环环相扣的特点，坚持以过程管理为重点，提出工程必须以档案为基础的管理思路，形成提前介入、对口管理、跟踪监督、同步验收、合同制约、经济保证等一套形之有效的管理办法。明确各参建单位在项目档案管理中的职责，才能保证工程项目档案工作的顺利推进。必须从建设项目开始，就建立科学、合理、适用和可操性强的一整套建设项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、各方制责、奖励处罚等方面做出明确的规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、组卷以及竣工图编制和交接验收等重要问题，提出具体要求，使其有章可循。用规范的档案管理行为来推动各参建单位的管理规范化，从而有效地控制档案的形成质量。

2对档案工作人员的要求

档案数据的真实与完整是保证档案管理效用充分发挥的基础，是工程建设的依据，因此需要提高工作人员专业水平，促进工作人员责任心与工作积极性提升，要求工作人员对实际施工现场进行调查，确保数据符合事实；加强与相关施工人员交流，宣传档案管理制度标准，使档案收集整理与工程现场衔接紧密，提高施工人员配合度，使所收集数据资料更具有完整性并符合管理标准，使相关收集整理工作量降低。当工程施工结束，进入验收阶段时，需要管理人员与施工单位以及质量监管部门进行联系，对竣工后资料收集整理，确保档案具有整体性与系统性。

3科学化管理

科学技术的进步以及计算机技术的发展使各行各业工作方式得到转变，重点项目档案的收集与整理同样能够利用先进科学技术对档案进行数据化管理，促进档案收集整理准确性提升，带来更高工作效率，减少占用空间、提高储存容量。

4 结语

随着社会经济不断发展，建筑业飞速进步，重点项目得到提升，社会逐渐意识到重点项目档案收集与整理工作在重点项目工程中的重要地位。促进重点项目档案收集与整理工作效率提高，需要完善档案管理制度，提高相关工作人员专业水平，加强与工程各部门间联系沟通，提高档案收集整理数据准确度。只有保证收集与整理工作水平提高，才能促进重点项目工程建设水平进步，从而为建设单位提供更多经济效益，促进社会效益提升并提高建筑业可持续发展能力，为其他行业提供有效参考。

参考文献

[l]张燕.浅谈重点工程建设项目档案管理田.机电兵船档案，2011（03）：39一40.

[2]崔伟华.对重点建设项目档案收集与整理的粗浅看法田.黑龙江史志，2012（03）：23·endprint