财务信息化条件下的高校财务内部控制研究

2017-10-14龚林红

武汉理工大学学报（社会科学版） 2017年5期

关键词：财务财务管理信息化

龚林红

(武汉理工大学财务处，湖北武汉 430070)

财务信息化条件下的高校财务内部控制研究

龚林红

(武汉理工大学财务处，湖北武汉 430070)

随着信息技术的迅猛发展，在财务信息化环境下，传统的财务内部控制模式已不足以适应高校财务部门信息化发展的需要，探索新的内部控制模式成为急需解决的问题。以高校财务内控的传统理论为研究基础，从COSO内部控制模型的五要素入手，在分析我国高校财务内部控制的现状及存在的问题基础上，提出了在信息化时代下完善我国高校财务内部控制的具体措施，并探讨了如何应对大数据时代下高校财务内部控制的问题。

信息化；高校；财务内部控制；大数据

20世纪以来，随着计算机在全球范围的普及，会计信息化得到迅速发展。会计信息化充分利用了现代网络技术，将计算机智能融合到传统的会计学科之中，使传统业务处理有序自动化，在线数据得以开放共享。会计信息化的实现，是现代财务管理方式的一次大跨越。高校财务信息化是高校财务管理模式的创新，而传统高校财务核算仅局限于财务部门内部的封闭式财务核算，不利于各部门的数据交换，工作效率较低。近年来，随着国家对高校财务资金投入的加大，各高校逐渐实现了网络环境下的电子化办公，财务信息能够通过网络平台实时传递、快速处理，财务部门职能与其他经营管理部门职能也相互渗透，显著改善了服务水平与业务效率。随着物联网、云计算等信息化技术的发展，高校财务信息化也必将跨入大数据时代。然而，随着财务信息化的不断深入，大数据时代的到来，高校财务内部控制逐渐成为紧要问题。如何建立起行之有效的财务内部控制制度，构建完善的财务内部控制体系，是当前高校财务工作的重要环节之一。

一、高校财务内部控制基本要素的内容

我国内部控制理论的研究对象大多是企业，而针对高校内部控制理论的系统研究并不多，目前我国高校内部控制主要遵循2012年财政部颁布的《行政事业单位内部控制规范(试行)》有关规定，根据规范中对高校财务管理内部控制的界定，可将高校财务内部控制的概念定义为：高校相关财务人员为保证学校财务信息的真实可靠、资金资产安全完整、财务资源配置合理、资金使用灵活高效、财务风险有效控制和降低、学校经济活动符合有关财经法规制度而对学校财务进行的管理和控制活动。由高校财务内部控制的概念不难看出，高校财务内部控制的主体是涉及高校一切经济动的财务人员，内部控制的目标是多元的，而高校财务内部控制系统的要素则可根据COSO(The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)内部控制整合框架的有关理论，由控制环境、风险评估、内控活动、信息与沟通和监控五部分构成。

图1 COSO内控框架示意图

图1为COSO内部控制框架示意图，它清晰地显示了内部控制系统各要素之间的相互关系，由图1可以看出，控制环境是整个内控系统的基本条件和基础，处于内控系统的底部；监控是内控系统的保障，处于内控系统的顶端；控制活动和风险评估则是内控系统的核心；而信息和沟通则是桥梁，它促进内控系统的建设不断调整与自我完善。由于COSO只提供了内部控制系统构成的框架，而构建高校财务内部控制系统则必需根据高校业务和经济活动的特点，充实基本要素的内容，使其成为切实可行的措施和控制活动。本文基于此契合点，结合高校财务的业务特点和相关法规，对高校财务内部控制基本要素的内容进行归纳和总结，致力于构建高校财务内部控制体系。表1给出了高校财务内部控制基本要素的具体内容。

表1 高校财务内部控制基本要素的具体内容

如表1所示，根据高校主要经济活动的特点，从内控目标层、内控要素、内控关键点以及内控措施四个方面，给出了高校财务内部控制基本要素的具体内容，其中包括6项内控目标，5项基本要素，18项高校财务内控关键点，并根据高校财务特点列举了50项内控实施措施，这些可为我国高校建立适应自身发展的财务内控体系提供支持。

二、高校财务信息化对高校财务内部控制的影响

随着信息化技术的高速发展，高校财务数据的处理经历了从传统手工记账到局域网会计电算化并发展到目前网络化高校财务信息系统的过程，技术载体也从传统的账本发展到基于网络的计算机系统，而且随着物联网、云计算等信息化技术的发展，高校财务信息化也必将跨入大数据时代。

目前我国近五分之四的高校已经建成了基于校园局域网下的信息管理系统，把高校内各项业务整合在一个信息平台之上，包括本科生业务、研究生业务、校人事、科研管理、固定资产管理、财务信息系统等各子系统；而财务信息系统主要由校财务管理部门如计财处管理，它包含了账务处理系统、工资系统、学生收费等子系统；目前利用校园网的信息化平台，又发展了一些将管理业务与财务数据通过数据共享整合的业务管理与财务结合的新系统，如财务综合服务系统，该系统包括网上报账系统、薪金发放管理系统、财务查询系统，可实现网上报账信息的填写、收入发放表单的填制及在线提交，科研经费收支，个人收入等信息查询等等。财务信息化使会计业务处理越来越及时、可靠、准确，而且财务信息化也使传统财务管理模式发生了变化，不仅体现在财务实施过程、工作环节、操作方式上的改变，在财务组织结构、运行机制、财务人员管理等方方面面也发生了质的变化。因此，财务信息化对原有的财务内部控制将产生巨大的冲击，给财务内部控制带来了新问题。随着信息化的不断深入和高等教育改革不断推进，高校已逐步建立起与信息化水平相适应的财务内部控制制度，但目前仍处于完善之中，存在着许多亟待解决的问题，例如制度不健全、管理不严密、意识薄弱，执行不规范，监督不力等。下面拟从财务内部控制框架的五要素来分析信息化对高校财务内部控制的影响和存在的主要问题。

(一)控制环境复杂化，缺乏相应的财务技术人员

控制环境包括治理职能和管理职能。通常指部门高级管理人员和员工对工作环境的控制意识和应对控制环境变化的自觉性。信息化建设已改变了高校财务部门的工作环境。会计核算工作从传统的依靠会计人员完成转化为“人-机”共同完成，它将会计人员从繁琐的会计核算工作中解脱出来，使高校的财务管理从“核算型”向“管理型”转变；另一方面随着我国高校财务、会计制度改革的深入，财政部门对高校财务活动监管力度的加大，对会计信息披露要求提高，都对会计人员的会计核算及管理能力提出了更高的要求。新形势下，会计人员不仅要有财会方面的专业知识，还要有软件应用及计算机方面的知识。目前高校仍有部分会计工作人员存在专业知识老化，管理意识不强，内部控制观点薄弱及计算机及软件应用不熟练的问题。

(二)财务风险难以评估

风险评估是确认和分析部门目标过程中产生的有关风险，它随着外部条件的变化而不断变化，因此需要建立一套风险应对策略来辨认和处理相应风险。建设高校财务信息化管理是一项严肃又艰巨的工作，每个高校应当充分了解自身实际情况，结合自身特点，探索出适合自己的信息化之路，尽可能吸收熟悉各学院内部情况的相关职能部门和资深从业人员参加，将内部控制手段完善嵌入财务信息软件，以提升内部控制的效率和效果。但由于我国高校财务信息化正趋于逐步完善的建设中，没有成熟的模板可以借鉴，同时财务的内控风险评估指标体系尚在研究和探索之中，且财务人员应对财务风险的实际经验并不多，这些都给高校财务内控的风险评估带来较大挑战。

(三)财务控制活动具有局限性

控制活动是在部门内部各个阶段和职能之间都会存在的，有助于部门负责人的指令成功下达并得到执行的规则制度，能够将潜在的风险控制在可以接受的范围之内。首先，内控信息系统的运作都是通过计算机在线处理完成，需要人为输入数据与启动操作程序，一旦操作失误，轻则造成账务数据错误或丢失，重则造成资料库损坏。其次，所有在线数据都可以通过授权账户获取，操作员的用户名和密码，一旦被动机不纯的人窃取，将会造成信息泄露的巨大隐患；系统管理员的权利过于集中，成为内部控制的一大弊端。

(四)缺乏有效的信息沟通方法

信息与沟通是及时、准确、完整地采集和传递与财务部门内部控制密切相关的各种信息，确保信息能以恰当高效的方式在单位内部有关层级之间、单位与外部之间进行及时传递并有效沟通的过程。一方面，在高等学校的内部，一般都构造了信息化网络，财务部门、行政部门、校医院、教务处和学生工作处等部门大都使用各自的专用软件，各部门之间的信息不能及时传递、实时流通，造成各自的信息封闭。另一方面，在高校外部没有建立财务报告公开制度，高校也未能及时、充分地向社会公众披露相应的信息。

(五)高校内部监督力度不大

内部监督是单位内部人员之间的相互约束和监督，是控制的一种手段。同时对内控制度的实施状况进行有针对性的规范检查，能够及时发现内控制度的缺陷。高校财务内控监督工作通常由内审部门进行，并没有专门评价内部控制实施效果的独立机构，往往是隶属于财务部门的非独立小组。同时，高校内部审计工作一般由高校管理层安排，没有通过制度来明确审计范围，审计结果也向管理层汇报，监督作用被削弱。

三、信息化环境下完善高校财务内部控制的举措

高校财务内部控制制度能够合理配置资源，实现可持续发展，最终能够有效贯彻学校政策。通过以上我国高校财务内部控制特点及存在问题的探讨，结合财务内部控制框架的五要素，特提出以下构建与完善方案：

(一)改善高校财务内部控制环境

高校的财务部门内部控制首先受到控制环境的制约，要优化高校财务内部控制，首先应提供良好的控制环境。控制环境由管理层理念、组织结构、权限及职责分配等多重要素组成。首先，高校全体职工尤其是上层管理人员应当充分认识到内部控制的重要性，形成先进的办学理念和认真负责的工作态度。其次，为适应财务信息化趋势，各大高校应当定期开展集体学习与会计信息化培训，提高内部控制自觉性，营造良好的内部控制环境。

(二)健全高校财务内部风险评估

财务信息系统风险的评估是信息化环境下内部控制风险评估的重点。高校应在加强对硬件、软件、网络运行环境的监督和检查的基础上，及时进行风险评估，采取相应的风险防范措施。对财务人员进行必要的培训，规范软件操作规程，避免由于人员误操作产生的系统风险；为保障财务数据安全，系统管理员必须做到双机日备。对网络环境下，可能遭遇的风险制定相应的应急方案，防止病毒、黑客攻击，做到即使发生风险，也能及时补救，迅速恢复正常，从而最大限度地降低损失。

(三)优化高校财务内部控制程序

随着信息技术的发展，财务管理活动变得复杂多样，这使得对财务管理活动控制的难度加大，因此必须根据事业单位的财务管理活动，进行有针对性的控制。高校财务管理活动包括科研经费、国有资产、基本建设、财政资金分配使用、政府采购、合同管理、收支管理等领域，应当在充分结合信息化趋势，建立起一套规范完备、实施高效、监督严密的财务内控体制和运行机制。

(四)加强财务部门内部控制信息流通

为保证学校管理层监督各项活动和必要时采取纠正措施，高校要完善单位内部信息沟通机制，包含发布渠道和反馈机制。发布渠道即指学校的相关规定通过校级平台发送传递到有关部门和师生员工，是“自上而下”的信息传递机制。反馈机制则是师生员工发现风险与问题时，也可通过汇报机制逐层报给上级部门，是“自下而上”的反过程，最终建立跨部门、跨组合的综合信息系统。

(五)加大财务内控监督力度，引入社会评价

日本通过进入社会评价，建立第三方评价监督体系，更加有效地发挥了外部监督作用，实践证明，这一做法对我国高校财务内控制度有明显的借鉴作用。我国目前对高校财务内部控制的监督主要是学校内部审计部门的监督，缺乏社会的介入，使之缺乏生机与活力。因此，引入社会第三方评价机构，加强校内外监督合作，是构建高校财务内部控制的合理保障。

四、大数据时代高校财务的内部控制与应对策略

大数据是继云计算、物联网之后信息技术的又一次颠覆性变革，促进互联网和经济社会融合发展已经成为当下最重要的研究方向。大数据对财务管理而言，不仅仅是提供了一种全新的技术手段，更为变革财务管理方式提供了全新的思维模式，高校财务内部控制与大数据技术的“嵌入式”融合也必将赋予其新的内容，将成为重要的发展趋势。

应对大数据时代下高校财务的内部控制可以从两方面入手：首先是从技术上进行保障，大数据时代的财务信息系统需要有更完备的数据挖掘和数据分析功能，只有通过借助新系统、新工具、新模型等才能进行海量数据的收集，才能从繁杂的数据中去伪存真，建立高校业务与数据的关联，才能真正实现通过数据量化重大决策的依据，使高校的财务预算、财务管理、财务控制和监督以及财务审计工作更加准确和细致。其次需要及时树立在大数据中融合高校财务内部控制的意识，因此在控制环境上需要尽早研究大数据对高校财务工作的影响，要通过系统的实时控制和大数据时代的财务人才规划，进行重新规划、设计和定义，从组织、制度、稽核监控规则、岗位设置、权限设定、流程梳理再造、安全保障、人员培训等各方面考虑，建立完善的大数据内部控制制度和管理制度体系。在风险控制上需要结合大数据来识别经济活动的风险点，设置实时的风险预警机制；从控制活动上，需要通过大数据技术手段将已有的制度和规定固化到控制活动中，杜绝人为的干扰因素，增强财务法规制度的执行刚性；在信息和沟通上，需要利用大数据时代信息系统的技术优势，利用系统技术实现管理信息流的畅通，把静态的事后处置变成事前的规划和事中的动态控制；在监督与控制上，需要认识到新技术的复杂性和系统完善需要一个较长的过程，因此需要更认真监测信息系统的设计缺陷导致的数据错误而引发的控制风险，也需审视对技术充分的依赖而未被发现的系统隐形风险。总之，大数据时代的到来，给高校财务的内部控制提供了新的契机，同时也带来了新的挑战。

五、结语

随着高等教育体制改革的深入与会计信息化技术的日渐成熟，高校财务内部控制工作的重心也发生了改变，财务部门人员应当在加强会计理论及实务能力的基础之上，充分学习利用计算机进行会计电算化工作，同时加强内部审计人员的信息技术的教育，从各个方面提高内控工作水平，促进财务内部控制向着信息化方向发展。适应新形势下的财务内控要求，是我国高校财务信息化管理的必经之路。

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