军工企业固定资产投资项目档案管理策略分析

沈慧君++朱红

摘 要：军工企业在社会主义经济建设和发展中起到过非常重要的作用，随着时代的发展、经济结构的转变，军工企业投资项目也随之发生变化，如何做好军工企业固定资产项目档案的管理就显得尤为重要，文章就军工固定资产投资项目档案管理的总体思路和管理方法谈谈作者的一些看法。

关键词：军工企业固定资产投资项目；档案管理；策略分析

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、军工企业固定资产投资项目档案管理的特点和重要性

固定资产投资项目的档案管理是项目建设的重要组成部分之一，是对项目审计监督管理的重要凭证，是项目完成的前提和重要保证。它主要有以下特点：投资大、涉及部门多、档案文件数量多、信息载体复杂等特点。

档案作为一种信息化资源，记录着项目建设的点点滴滴，是项目竣工和验收的资料库。通过实践证明，只有建立科学有效的档案管理体系，才能发挥档案管理的最大作用，所以做好军工企业固定资产档案管理必要而且迫切，它是从投资项目立项到项目最终验收的原始记录，是军工项目建设审计、竣工验收、监督管理的基础和保障，是建设项目使用、维修、建造和后评价的重要依据；同时一项完整的项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，参与部门多，涉及大量的人力物力财力，形成大量的项目文件材料，所以加强档案管理可以确保档案的完整、准确、系统和高质量的有效利用。

二、档案管理在保存和管理方面存在的问题

1.缺乏有效的管理

固定资产投资项目档案是投资项目的原始凭证、原始记录，在项目建设过程中往往不能及时收集和整理，不能及时归档整理，在项目档案竣工验收前，文件材料大多数是后补的，只能解决部分文件材料的有和无的问题，严重影响到项目归档文件材料的内在质量；比如在项目立项前期，由于对项目是否立项存在着不确定性，项目建议书或其修改说明、专家意见等产生的文件材料都不能做到及时归档；图纸修改标记缺少，或修改多处的施工图纸已不太清晰，还直接在上面加盖竣工章；还有文件可能在流转过程中丢失，因为项目的需要，往往项目投资档案在借出的过程中由于手续不全或不能及时归还造成丢失。

2.制度的执行不能落到实处

虽然国家和军工企业已经制定了军工企业固定资产投资项目档案管理的相关规定，但很多军工企业还是流于形式，档案管理还是处于被忽视状态，档案管理制度不能根据实际情况及时制定，而且即使制定了也缺乏系统性和实施操作性，不能真正落到实处，切实指导实际工作。

3.缺乏有效的监督和制约机制

项目是一个整体，需要多单位或多部门的参与，存在不同单位或不同部门流转的文件材料容易丢失或损坏。另外，项目周期长、工期长，人员变动很大，即使档案保存完好，也会由于人员的流动和频繁调动造成管理的缺失或遗失。

4.档案归档意识淡薄，档案管理理念滞后

为数不少的军工企业还没有真正意识到档案管理工作对军工企业的重要性，再者就是档案管理理念滞后，技术人员和管理人员对档案认知度不够，或对档案缺乏认同感，没有进行档案专业上的学习和培训，企业历来重视项目的立项、项目设计和质量等，项目档案归档意识淡薄，总觉得档案可以在验收前期可以搞突击，平时不需要有专人负责，只要放在个人手上就可以，需要时也方便。

三、解决档案管理在保存和管理方面存在的问题的具体策略

1.加强档案的有效管理

（1）第一手档案及时整理归档，保证档案完整。在项目立项和建设中，形成的每一份档案第一时间整理归档，而不是事后再补。

（2）针对档案管理中容易丢失的现象，及时收集原件，使用复印件交给办事单位或个人，如档案的原件，由专职人员负责办理借阅手续，重要文件可通过档案扫描，保存档案的原貌，以防万一；针对纸质文件容易损坏的问题，在管理过程中，及时装订封面，以起到保护作用。

（3）加强项目建立过程中对文件归档工作的有效管理，在编制项目招投标文件、与对方单位签订合同或协议时，增设专门条款，明确项目相关文件材料归档范围及其要求、归档职责、归档时间及违约责任等相关的档案管理职责；在支付合同款前，做好参建单位项目文件材料归档移交情况审查，严格控制尾款支付。

2.建立档案管理网络，加强档案管理制度建设和问责机制

企业应建立项目档案管理网络，档案部门设立专职项目档案管理员，负责项目档案指导、检查和监督、归档等工作；项目部门设兼职档案员，负责项目文件材料的收集、整理、预立卷等工作。建立问责制度，在工作中存在严重失误，如没有及时收集，严重影响项目档案完整性、准确性；在使用过程中造成文件材料丢失；还有相关人员觉得放在自己手中方便使用，重要文件材料不愿意归档等情况，要与工作业绩年度考核挂钩。

3.提高档案管理员的业务能力

要通过不断提高档案员自身的业务能力，使其不断在实际工作中提高对项目档案在国防科工局、行业和单位中的标准和制度的认識和理解，不断“走出去”“返回来”，就是多走出去学习，向档案管理先进企业学习，多出去参加培训，提高档案业务水平，同时还要掌握档案信息化管理能力。

4.加强档案管理保密工作

军工企业投资项目形成的文件材料往往涉及国家秘密、机密甚至国家绝密，所以军工项目档案中涉及的立项背景、技术指标、项目进度、项目选址以及承建单位等内容，都属于国家秘密，因此，项目档案管理，不仅要严格遵循单位相关保密规章制度，还要遵守项目档案借阅制度，严防使用过程中泄密。项目过程中产生的文件材料使用电子文件管理平台，形成的档案使用管理软件，使用的软件规定由专门保密资质机构的提供，这样更能确保文件材料、档案安全可靠。

5.改善档案管理环境，提高科学化手段

档案法规定：“档案管理应采用先进技术，实现档案管理现代化。”随着时代发展、科技的进步，科学技术在现实生活中被广泛应用，军工企业固定资产项目中档案管理也应运用科技手段，使用专门的档案管理软件采集档案信息，包括档案题名、编制者、成文日期、题名、全文等录入数据。在项目立项同时，收集立项文件，同时在档案管理软件中进行档案数据录入等，这样通过档案软件提高增量文件材料的电子化管理，加强档案信息交流、同时也为已有科技研究和型号研制提供更大的交流平台；实现在可允许借阅范围内的多人共享，提升了档案的利用率，也大大降低了工作量；同时减少了人员的参与，对保密工作也大有好处。

军工企业固定资产投资项目档案管理非常重要，其为航天产品研制生产提供了技术保障和基础。加强和完善档案管理工作是军工企业的一项重要工作，必须抓好军工企业固定资产投资项目档案管理。

参考文献：

[1]王秋雨，吴 军，孙家利，等.新时期军工企业固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2013（2）：7-8.

[2]姚从光，王洪梅，杨淑梅，等.试论军工研究所项目档案管理体系建设[J].办公室业务，2016（20）：128.