浅析企业档案检索方法的发展

刘小增

摘要企业档案检索是企业员工对企业管理下的涵盖企业职能的各类档案信息进行系统存储和根据实际业务需要进行查找的档案管理工作。档案检索是档案利用工作的基础和先决条件，企业的档案管理部门通过专门的检索工作，解决了档案保管的一般体系和广泛的特定的查找利用之间的矛盾。随着信息化技术的普及，企业档案检索方式也随之不断发展，以适应现代化企业档案管理的大趋势。

关键词企业档案 检索办法

一、传统的档案检索方式——案卷和卷内目录检索

最初的企业档案检索工具由案卷目录、卷内目录两部分组成。其中案卷目录是案卷题名，揭示卷内文件的来源、内容等，固定卷内文件顺序，统计卷内单份文件数量。卷内目录是卷内每份文件的摘要。在没有信息化检索工具的紙质档案管理时期，这种“案卷和卷内目录检索”是企业档案信息检索的标准工具。这样组成的检索方法，在过去按文件材料的内容、时间、作者、类别组卷时，由于每个案卷件数很多，案卷题名不可能具体、详尽地把每份文件材料的内容囊括进去，因而需要再有一个卷内文件目录，在检索时，如果没能在案卷目录中查到所需要的内容，再查本卷的卷内目录就可以找到。卷内目录在此起到补充和说明的检索作用。

但这种“案卷+卷内目录”的检索方式也存在局限性。随着企业业务不断积累，档案的立卷方式由最初的一件一档发展为一事一档，这样一来，案卷目录和卷内目录基本是一致的。卷内目录的内容就显得冗余，甚至与案卷目录完全无二。因此，卷内目录部分有很相当一部分比例不需要体现为检索内容，卷内目录的检索工具制作变成无用功。

二、信息化的检索方式——主题词法

随着第三次工业革命的发展，信息技术的普及成为决定企业稳步发展前进的决定性要素，计算机的推出直接带动企业档案管理，特别是档案检索技术迈上了一个巨大的台阶。计算机的使用，大大节省了传统检索方式耗费的时间、人力、物力，也是档案检索发展过程中的伟大创新。

主题词是直接以表达主题内容的语词作为检索标识，以字顺为主要检索途径，并通过参照系统等方法揭示词间关系的标引和检索信息资源的方法。最初，档案检索在计算机上的运用方式，是由原来图书馆查阅图书的检索方式——主题词法直接搬用来的。在美国，

“主题词法（Subject-terms-controlled vocabulary）”最先产生。美国国会图书馆十九世纪后期开始编制过会图书馆主题词表，并于之后多次增补修订。主题词法在我国的创立开始于1975年，由中国科技信息研究所和北京图书馆主编，历时5年时间，于1980年在科学技术文献出版社正式出版《汉语主题词表》。《汉语主题词表》一部大型的综合性中文叙词表，它包括了人类知识的所有门类，分3卷10个分册出版，共收叙词11万条。该词表的建立，对于国家机关、企事业单位及其他社会组织利用计算机系统存储和检索文献利用起到了开拓、推动作用。

目前，主题词检索在档案信息化利用中仍然占据主导地位，究其原因在于该检索方式具有以下五点特性：

1.直接性：即直接用自然语言名词术语作为标识符号，最直观、最方便，一目了然；

2.专指性：是指解释和查找文献主题的深度而言；

3.集中性：主题检索语言对反映同一主题的各个方面的文献可以达到高度集中的效果；

4.多元性：是指对文献主题内容采用多个主题词进行组配标引和检索，揭示与查找该文献的途径多，从而提高对文献的揭示能力和利用率；

5.适应性：通过增补新的主题词或通过组配，主题检索语言在表达新概念的文献和新的研究课题的资料时具有很强的适应能力。

使用主题词法建立信息检索，可以引导借阅者对各类档案根据文献存储与检索的要求，对文献内容进行分析，从中提炼主题概念，确定主题类型、剖析主题结构和确定概念间的关系。使用主题词法标引和检索档案，解决了用词规范问题，这为企业档案信息化管理提供了一条稳妥可靠的途径。

三、网络时代下的检索方式——关键词检索

关键词源于英文“keywords”，特指单个媒体在制作使用索引时，所用到的词汇。关键词是图书馆学中的词汇。关键词搜索是网络搜索索引主要方法之一，就是访问者希望了解的产品、服务和公司等的具体名称用语。关键词是计算机术语，在企业档案的计算机检索系统中，用来作为标识和查找一个档案条目（记录）的依据，计算机的一些内部处理，如分类合并等也是以关键词为依据。由于它不依赖于词表“自由”确定，因此也叫自由词。

关键词最早使用在情报检索中，后来被档案检索借用。比起主题词，关键词在检索过程中的优点有：

1.标引迅速、容易、方法简便，无需查阅词表，减少了确定检索词、查找词表的工序；

2.由于各同义词都可以标引同一主题概念的文献，对于同一篇文献内抽提出来的关键词又可轮流作为索引标题，这样大大增加了检索点和入口，使得信息检索方便灵活；

3.使用关键词有利于标引信息资料、编制索引等信息加工过程的信息化，从而可降低企业对信息加工人员业务水准的要求，可以节约人力。档案管理利用计算机编制关键词索引既可替代人工劳动，又十分迅速。

虽然在当今信息化时代，由于网络的普及，以关键词为主要工具的检索引擎成为档案信息化检索的主要工具，但企业发展过程中产生的各项业务记录、文书档案、科技档案，由于其特有的查考性，仍然需要在立卷时采用专属主题词著录、建立企业职能索引。主题词和关键词检索方式并行在今后一段时间内仍将作为企业档案检索的两项重要方式。endprint