档案管理的安全保密及信息化档案管理研究

吴丽亚

摘 要：科技的发展带来了技术的革新，档案的管理水平也在不断的技术创新和发展中得到进步。由于档案管理的不断发展和完善，信息技术的不断突破和进步，大大的推动了档案管理工作的发展。信息化已经成为了时代发展的潮流，在不断地发展中，档案管理信息技术的应用也越来越广泛，在这一大背景下，档案管理安全问题也在发展中逐渐暴露出来。目前，在档案管理中，信息安全问题成为了影响档案管理发展，阻碍档案管理建设的重要隐患因素。为了加强档案管理的安全保密性，提高网络安全，对现有的档案管理环境进行分析，并在此基础上进行针对性的对策提出。笔者根据相关资料，从当前档案管理的安全保密及信息化档案管理的现状为切入点，对档案管理的安全保密及信息化档案管理进行分析讨论。

关键词：档案管理；信息化；安全问题

计算机和网络技术的应用，为档案信息的利用提供了极大的方便，广大公众用户查阅自己所需的档案信息时，可通过网络终端实现，将成倍地提高档案利用率，网络化为档案工作的发展提供了巨大的空间，应用计算机网络技术使档案的服务功能得到明显提高。当然，在此进程中也会遇到许多信息安全问题，会给档案管理带来许多新的变化。

1 档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题

1.1 管理软件缺乏统一标准，安全性能差

对于整个档案管理来说，其自身具有工作量大、工作分散性以及复杂性的特点，为了对其进行有效的管理，一般都会进行管理软件的应用，但是目前对于档案管理软件并没有一个统一的标准。在管理软件的开发上面，并没有以国家为主导的，标准化的软件出台，基本都是自主研发的一些管理软件，不仅不符合国家设计标准，功能单一，而且软件的一些筛选计算功能低下，数据库容量小以及共享性差，防火墙存在缺陷，抗病毒能力差，软件性能差等，都会给档案管理带来极大的信息泄露风险[1]。这给档案的管理带来了许多的困难，严重的阻碍了档案管理的发展进程。

1.2 网络信息安全得不到保障

当前，在档案的录入、归档以及查阅、编辑方面，每一个环节都可能遭受来自外部的攻击，导致档案文件的泄露。档案的保密是整个档案管理工作的重中之重，不管是来自外部的技术攻击，还是来自内部管理人员的不合规操作，都有可能威胁到档案文件的安全[2]。而且受到当前技术的局限，以及由于投入不足导致的设备陈旧，软件程序落后等问题，档案管理的安全没有得到保障，这就对档案管理工作产生了较为恶劣的影响。

1.3 档案工作人员的技术水平不足，操作不合规

随着档案管理的发展，对于档案管理人员的综合素质也有了新的要求，但是就目前档案管理人员的情况来看，综合素质偏低，在管理水平上比较欠缺，在档案管理上束手束脚，技术应用方面也存在较大的局限性，管理水平和档案业务精通的综合性复合人才更是少之又少。由于档案工作人员的技术水平局限性，在当前的网络环境下，无法使用当前的网络技术来进行档案的管理工作，使档案管理的效率大打折扣，也无法使当前的管理技术得到进步。

2 信息化档案管理环境下加强档案安全保密的改进建议

2.1 加强软件开发，提高安全性能

对于整个档案的管理来说，不仅需要做好档案的录入、归档、调阅编辑等一系列的工作，更重要的是做到对档案信息的安全保护[3]。因为档案的安全保密性能是其最重要的特性，必须要高度重视。因此在进行档案管理时，一定要进行档案管理软件的谨慎筛选，依据相关的国家标准来加强软件的开发，加强技术的革新和进步，提高软件的安全性和稳定性，防止发生一些来自外界的网络技术攻击而导致档案文件的泄露，造成一些不必要的损失。尽量选择正规的、安全性能高、系统稳定的档案管理系统，加强档案文件的保密性能。加强资金的投入，将档案管理所需要的一些设备进行补充和更新，让基础设施满足档案管理的需求，防止出现技术漏洞或设备陈旧而引发的管理问题。

2.2 加强档案工作人员的工作能力和工作素质

在整个档案管理中，档案工作人员有着极其重要的作用，为了提高档案管理的水平，提高档案管理的效率，加强档案管理的规范性，就必须从档案管理员工入手，来进行档案管理工作的建设。加强档案工作人员的工作能力，要定期对工作人员来进行培训，将现行的一些技术手段和先进设备的使用方法进行传授，还有在新形势下的档案管理所必须具备的网络操作技术，也必须进行教导，例如一些基本的计算机操作技术，多媒体技术以及一些微缩摄影技术等等，将一切涉及到档案管理工作的相关技术做好普及，确保工作人员在进行实际操作时能够不出问题，确保档案工作的顺利进行。保障相关档案管理人员能够有较高的个人素质，避免出现非法泄露档案信息，恶意出卖档案资料的现象[5]。

2.3 加强数据库建设，提高数据容量和数据处理能力，综合提高安全性能

数据库技术的应用是数字化管理的核心，也是實现现代化管理的重要环节。利用计算机技术，经过编程和处理能够让其对数据库中的数据和资料进行计算和分析，以检索出自己所需要的信息，从数据库技术的工作原理上，我们可以发现，它实际上是对数据进行管理和处理的一门信息处理技术。在进行实际应用当中，我们可以利用这门技术进行数据的分析、检索和处理并且能够对其进行不断的补充扩展和更新。数据库技术是档案管理中最主要的应用技术，对于提高档案管理水平有着重要的现实意义。因此，在档案管理的信息化建设中，必须要加强数据库技术的使用，提高档案的管理能力和管理水平。加强数据库建设，通过对数据库技术的不断完善来提高数据库的安全性能，提高档案的保密性[5]。

3 结语

网络信息技术的发展一方面为档案管理的发展提供了新的契机，为档案管理发展提供了助力，另一方面，在信息网络发展中，许多安全问题也暴露出来，对档案管理的信息安全建设带来了极大的困扰。由于软件技术的局限，复杂的网络信息环境，再加上目前档案管理中部分档案管理人员安全意识薄弱，管理者综合素质不足，导致了档案管理的信息安全问题日益严峻。为了改变这一尴尬局面，需要不断的加强档案管理信息安全，提高信息安全意识，促进管理者的管理水平的提升。由于认知的局限，笔者对于相关问题的看法还较为浅显，还需要更多的专家学者来进行补充扩展，以此来促进档案管理的发展，提高档案管理的安全保密性能。

参考文献

[1]林芳.探讨档案管理的安全保密及其信息化档案管理[J].办公室业务，2016，（07）：30+63.

[2]王Q.中国工商银行吉林省分行营业部人事工资管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2015.

[3]张玉瑛，英宝云.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J/OL].办公室业务，2013，（23）：146+151.

[4]李萍.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的研究[J].办公室业务，2013，（15）：175+181.

[5]熊娅.基于信息档案中心的信息资源建设研究[J].中国造船工程学会计算机应用学术委员会.2012年MIS/S&；A学术交流会议论文集[J].中国造船工程学会计算机应用学术委员会：，2012：4.

（作者单位：山东省东明县武胜桥镇人民政府）